Como assinar documentos em PDF com Certificado Digital? Passo a passo!

Diante do impactante processo de transformação digital e com a popularização do acesso à internet, realizar transações e validações jurídicas no ambiente online deixou de ser uma tendência inovadora para se tornar uma realidade presente tanto no mundo corporativo quanto em nossas vidas comuns. Saber como assinar documentos em PDF é uma necessidade para se adaptar ao novo cenário fortemente influenciado pela tecnologia.

Com base nesse contexto, preparamos este conteúdo para que você confira um passo a passo simples sobre como assinar documentos em PDF com o seu certificado digital, quais as vantagens desse recurso e como verificar se uma assinatura digital é válida. Para saber mais sobre o assunto, continue a leitura do artigo!

O que é assinatura com certificado digital?

Atualmente, assinar documentos em PDF é uma tarefa simples e que pode ser feita a qualquer hora e de qualquer lugar com o uso de dispositivos eletrônicos como o computador ou o celular — principalmente com o uso de certificados digitais em nuvem. No entanto, isso só se tornou possível graças ao advento da transformação digital que trouxe soluções inovadoras como a assinatura com certificado digital.

Em termos simples, a assinatura digital, como consta no próprio termo, é uma tecnologia usada para a autenticação de documentos eletrônicos, como arquivos em PDF. Por meio das chaves criptográficas de um certificado digital, é possível conferir e proteger as informações, identificar os signatários e confirmar a validade jurídica.

Em outras palavras, a assinatura com certificado digital nada mais é do que uma solução criada para facilitar a validação de documentos e das transações realizadas no ambiente digital, com total garantia de segurança e idoneidade das partes envolvidas.

Para que você tenha uma ideia, é possível assinar documentos em PDF de variadas naturezas, como contratos de prestação de serviços, contratos de compra e venda, solicitações de empréstimos, autorizações e muito mais.

Qual o passo a passo para assinar documentos em PDF?

Agora que você já sabe o que é o certificado digital e qual o seu papel na hora de assinar documentos em PDF, mostraremos um passo a passo bem simples sobre como realizar esse procedimento. Veja a seguir!

Abra o documento no Adobe Reader

Primeiramente, abra o documento que deseja assinar no Adobe Reader, o leitor de PDF oficial da Adobe (empresa famosa por seu software de edição de imagens chamado Photoshop).

Para abrir um documento em PDF, você precisará ter esse programa instalado em seu computador ou smartphone. Caso você não o tenha ainda, faça o download agora mesmo. Disponível para PC, Android e iOS.

Localize o certificado digital

Feito o primeiro passo, agora você deverá clicar na aba "Ferramentas", localizada no centro superior da tela e, depois, no botão "Certificados", no centro da tela.

É importante destacar que só será possível avançar a partir desse passo se você já tiver emitido um certificado digital. Caso não o tenha, aproveite para tirar todas as suas dúvidas sobre como emitir um certificado digital agora mesmo.

Leia todo o documento

Depois de clicar em "Certificados", surgirá uma nova opção autoexplicativa no centro superior da tela, chamada "Assinar Digitalmente". Clique nesse botão.

Posicione a assinatura no local correto

Ao clicar no botão "Assinar Digitalmente", com o cursor do mouse (se for no PC), ou com o seu dedo (se for no smartphone), posicione um retângulo sobre o local exato em que a assinatura deverá ser posicionada.

Assine o documento

Agora clique no botão "Assinar documento", localizado no canto superior direito da tela. Depois disso, aparecerá uma pequena janela no centro da tela. Confira se está tudo certo e clique em "Assinar". Se o seu certificado estiver com a situação em dia, a assinatura digital será inserida automaticamente.

Confira e salve o documento

Se você já tiver conferido todas as informações e elas estiverem corretas, escolha o nome e o local onde deseja salvar o documento e clique em "Salvar". Feito isso, surgirá uma solicitação da senha de seu certificado digital. Insira-a e clique em "Permitir".

Pronto! Seu documento em PDF está assinado!

Quais as vantagens de assinar com o certificado digital?

Como você viu até aqui, o procedimento para assinar documentos em PDF é bastante prático e intuitivo, não é verdade? Veja agora, então, quais os benefícios de poder fazer assinaturas com uso de certificado digital.

Entre suas vantagens, podemos citar:

• validade legal – a assinatura digital tem exatamente a mesma validade do documento físico;
• segurança – todo o processo é criptografado;
• conveniência – a assinatura digital pode ser feita de qualquer lugar a qualquer momento;
• benefícios ambientais – elimina a necessidade de impressão, colaborando com a sustentabilidade e proteção do meio ambiente;
• praticidade – tudo é feito eletronicamente, eliminando a necessidade de idas a cartórios;
• redução de custos – não é preciso mais pagar as taxas de cartório para abrir firma e reconhecer assinaturas, sem contar os custos de deslocamento;
• economia de tempo – não é preciso mais do que alguns segundos para assinar digitalmente o documento.

Como verificar se a assinatura de um documento é válida?

Você recebeu um documento em PDF assinado digitalmente, mas não tem certeza de que ele é válido? Então a melhor forma de verificar a integridade de um documento assinado via certificado digital é procurar por uma plataforma verificadora de conformidade de assinaturas.

Esse tipo de ferramenta é capaz de verificar a integridade e autenticidade de um documento, comparando a assinatura do original e checando se o arquivo em questão atende às normas da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira)

A solução, ainda, confere se a assinatura está dentro do prazo de validade, no caso de validações que não tenham um Carimbo de Tempo.

Como você pôde ver, assinar documentos em PDF não é nenhum "bicho de sete cabeças". Trata-se de um procedimento que pode ser feito, em poucos minutos, de qualquer hora e lugar. Basta ter um certificado digital válido e um leitor de PDF habilitado com o recurso de assinaturas digitais.

Quer saber como a Valid pode ajudar a otimizar a sua rotina com soluções inovadoras em certificações digitais? Então entre em contato com um especialista da nossa equipe para descobrir como podemos contribuir!