EFD-Reinf e DCTFWeb: o papel da certificação digital nas obrigações fiscais e novas regras para 2025

A transformação digital trouxe grandes mudanças no processo de cumprimento das obrigações fiscais no Brasil, principalmente com a implementação de sistemas eletrônicos como a EFD-Reinf e a DCTFWeb. Esses sistemas têm a finalidade de simplificar e otimizar a entrega de informações tributárias, mas exigem que as empresas estejam em conformidade com as normas estabelecidas pela Receita Federal. Neste contexto, a Certificação Digital desempenha um papel essencial para garantir a autenticidade, a segurança e a validade dessas informações.

Neste artigo, vamos explicar o que são a EFD-Reinf e a DCTFWeb, como a Certificação Digital é fundamental para o envio dessas obrigações fiscais e o que muda com as novas regras previstas para 2025. Se você está envolvido com essas obrigações fiscais, é importante entender como as mudanças afetarão sua empresa e como garantir a conformidade.

O que é a EFD-Reinf?

A EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais) é uma obrigação digital criada para facilitar a apuração e a entrega de informações relacionadas a retenções tributárias, como o IRRF, INSS, PIS/COFINS e outras contribuições. Sua principal função é registrar informações fiscais relativas a pagamentos, retenções, receitas e contribuições que as empresas devem declarar à Receita Federal.

A EFD-Reinf está integrada ao sistema SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), que visa unificar e digitalizar a entrega das obrigações fiscais. Além disso, a EFD-Reinf tem uma relação direta com o eSocial e a DCTFWeb, que também fazem parte do ecossistema de obrigações tributárias digitais.

O que é a DCTFWeb?

A DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais) é uma obrigação acessória que as empresas devem entregar para informar à Receita Federal os tributos federais que foram apurados e os respectivos pagamentos. Essa declaração está relacionada principalmente aos tributos sobre a folha de pagamento, como o INSS e IRRF, e deve ser transmitida de forma eletrônica.

A DCTFWeb surgiu como uma versão mais moderna e integrada da antiga DCTF, trazendo maior automação no processo de apuração e na entrega das informações à Receita Federal. O sistema permite que as empresas declarem de forma detalhada os débitos tributários e os créditos que possuem, proporcionando um controle mais eficiente e transparente sobre as obrigações fiscais.

O papel da Certificação Digital

A Certificação Digital é uma tecnologia essencial para garantir a segurança, autenticidade e integridade dos documentos eletrônicos transmitidos para o governo. Quando uma empresa envia a EFD-Reinf ou a DCTFWeb, ela precisa assinar digitalmente esses documentos. Essa assinatura digital funciona como uma “identidade” eletrônica da empresa e garante que a Receita Federal possa validar a veracidade dos dados enviados.

Além disso, a Certificação Digital é obrigatória para que as empresas possam cumprir com as normas fiscais, pois sem ela, os documentos enviados não têm validade legal. Sem a Certificação Digital, a Receita Federal não pode garantir que os dados foram enviados pela empresa que os assinou, o que poderia resultar em problemas como multas e sanções.

Como as novas regras de 2025 afetam as empresas?

Em 2025, o cenário das obrigações fiscais digitais passará por mudanças importantes, afetando diretamente como as empresas devem se preparar para cumprir com suas obrigações. As principais alterações incluem:

EFD-Reinf

Uma das principais mudanças será a ampliação do escopo de informações a serem declaradas na EFD-Reinf. Isso incluirá:

• Mais detalhes sobre as retenções de tributos, como IRRF, INSS e PIS/COFINS.

• Informações mais detalhadas sobre os prestadores de serviços, especialmente no que se refere à retenção de tributos.

• A exigência de novos campos de informação que visam aprimorar o controle sobre o cumprimento das obrigações tributárias.

Essas mudanças exigem que as empresas atualizem seus sistemas e processos internos para garantir que as informações enviadas estejam completas e corretas.

DCTFWeb

Em relação à DCTFWeb, as mudanças também são significativas. A Receita Federal passará a exigir mais detalhes sobre:

• Compensação de créditos tributários.

• Apuração e o pagamento de tributos relacionados à folha de pagamento.

Isso exigirá que as empresas ajustem seus processos de apuração tributária para garantir a conformidade com as novas exigências. Também será preciso que os dados fornecidos pelo eSocial estejam corretamente alinhados com a DCTFWeb.

Como a Certificação Digital contribui para a adaptação às novas regras?

Com as mudanças previstas para 2025, o uso da Certificação Digital será ainda mais importante para garantir que as empresas enviem informações corretas e em conformidade com as novas exigências. A Certificação Digital permitirá que a empresa assine eletronicamente suas obrigações fiscais e garanta a autenticidade e a integridade das informações.

Além disso, a validade jurídica da Certificação Digital é fundamental para evitar problemas com a Receita Federal, como a anulação de declarações ou o descredenciamento do CNPJ em casos de problemas fiscais.

Como garantir a conformidade?

1. Atualize seus sistemas: Verifique se o software utilizado pela sua empresa está compatível com as novas versões da EFD-Reinf e DCTFWeb. Atualize-o para garantir que todas as exigências da Receita Federal sejam atendidas.

2. Treinamento da equipe: Certifique-se de que a equipe responsável pelo envio das obrigações fiscais está bem treinada e atualizada com as novas regras de 2025.

3. Certificação Digital válida: Certifique-se de que sua empresa possui um certificado digital válido e atualizado. Isso é essencial para que as obrigações fiscais possam ser enviadas corretamente.

4. Consultoria especializada: Considere contar com uma consultoria especializada em obrigação fiscal digital para garantir que sua empresa esteja 100% em conformidade com as novas regras.

Conclusão

A Certificação Digital é uma ferramenta indispensável para garantir o correto cumprimento das obrigações fiscais, como a EFD-Reinf e a DCTFWeb. 

Não deixe para se adaptar na última hora. Preparar-se antecipadamente para as mudanças garantirá que sua empresa continue cumprindo suas obrigações fiscais de forma eficiente, sem correr o risco de enfrentar multas ou sanções.

A Valid Certificadora - V/Cert está à disposição para oferecer o suporte necessário no processo de certificação digital e na adaptação às novas regras fiscais.