Entenda como funciona a procuração eletrônica

A tecnologia tem mudado a forma como pessoas, empresas e o próprio governo se relacionam. E o uso de Certificado Digital tem grande importância em toda essa relação. O Certificado Digital traz várias utilidades à empresa, como emissão de procuração eletrônica, realização de transações virtuais e mais.

Com a assinatura eletrônica, é possível abrir contas em bancos, movimentar o FGTS, assinar contratos, elaborar procurações, solicitar remotamente cópias de documentos, como escrituras de imóveis e certidões, retificar Imposto de Renda e uma infinidade de outras aplicações.

Sabia que, além disso, você pode fazer uma procuração eletrônica? Você sabe o que é e como funciona? Conhece as vantagens do seu uso? Fique ligado nesta publicação e saiba mais sobre o assunto!

O que é uma procuração eletrônica?

É um documento que permite que pessoas físicas ou jurídicas transfiram poderes a outras pessoas. Ou seja, o terceiro ao qual foi delegada a responsabilidade pode realizar determinadas atividades ou transações virtuais mediante o estabelecimento prévio de uma procuração eletrônica.

Dessa forma, a procuração permite que o contribuinte possa delegar a terceiros a possibilidade de ser representado perante a Receita Federal do Brasil (RFB) para a realização de alguns serviços disponíveis no e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte).

Atenção! É fundamental que, no ato do preenchimento da procuração, o outorgante (aquele que autoriza uma terceira pessoa a responder por ele) procure especificar todos os poderes que transfere para o outorgado (aquele que recebe a concessão).

Em outras palavras, uma procuração eletrônica é um documento eletrônico assinado digitalmente por um Certificado Digital emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).

Assim, ela passa a operar exclusivamente no ambiente virtual, reduz processos burocráticos, minimiza erros de criação e facilita todos os trâmites legais, já que pode ser realizada em qualquer lugar e em qualquer hora, sem a necessidade de impressão ou reconhecimento de firma.

Qual a importância do Certificado Digital?

Para ser válida, a procuração eletrônica precisa ser assinada digitalmente por seus outorgantes com certificados digitais ICP-Brasil.

Com a utilização do Certificado Digital, tanto o outorgante quanto o outorgado podem contar com:

• autenticidade: possibilita estabelecer a validade da transmissão, da mensagem e do remetente — assim, é possível comprovar a origem e a autoria de determinado documento;
• integridade: assegura que o documento não teve o conteúdo alterado após ter sido assinado digitalmente — ou seja, o sistema é capaz de detectar alterações não autorizadas no seu conteúdo. Assim, qualquer modificação, mesmo uma simples inserção de espaço, torna inválida a assinatura digital e todo o documento;
• não repúdio: garante que o autor (remetente) da mensagem não possa negar que realmente tenha criado e assinado o documento;
• irretroatividade: isso significa que o sistema não permite que documentos sejam gerados de forma retroativa no tempo.

Como funciona a procuração eletrônica?

Para efetivamente validar uma procuração eletrônica, quem delega poderes e quem recebe a concessão deve possuir um Certificado Digital. Todo o processo de legalização é realizado diretamente no site da Receita Federal, no e-CAC.

Para isso, o outorgante deve acessar o portal da RFB e selecionar a opção “Procuração Eletrônica”, o que possibilita que todo o processo seja feito virtualmente.

O cadastramento de procurações eletrônicas a terceiros pode ser feito por:

• pessoa física: por meio de Certificado Digital de pessoa física (e-CPF, uma versão eletrônica do documento tradicional), que será emitido para o seu número de inscrição no CPF — assim, o emissor pode conceder poderes a outra pessoa para acessar seus serviços pessoais, como cadastros de CPF ou declarações de DIRPF, assinaturas etc.;
• pessoa jurídica: por meio de Certificado Digital de pessoa jurídica (e-CNPJ, uma versão tradicional do documento), emitido para o número de inscrição da empresa no CNPJ — a concessão pode acessar assuntos como parcelamentos, declarações, intimações, informações referentes ao Simples Nacional, entre outros;
• pessoa física: emitido para o número de inscrição no CPF do responsável pela empresa diante da RFB.

Quais as vantagens da procuração eletrônica?

Muito além de um instrumento que delega poderes a terceiros, o uso do Certificado Digital e da procuração eletrônica facilita o dia a dia de pessoas e empresas, simplificando uma série de processos. A seguir, veja algumas das principais vantagens do documento.

Segurança

O Certificado Digital é o instrumento que confere maior segurança durante todo o processo de cadastramento e uso da procuração eletrônica. A assinatura digital oferece à procuração eletrônica confiabilidade e integridade.

Além disso, mesmo depois da concessão a terceiros, o emissor da procuração eletrônica continua tendo acesso a todos os trâmites em relação, acompanhando, por exemplo, se sua DCTF foi entregue no prazo, ou se houve erros e falhas que levaram a alguma devolução de documentação.

Por fim, os Certificados Digitais utilizam a tecnologia de criptografia dos dados para protegê-los. Em suma, os dados se tornam ilegíveis caso sejam subtraídos por criminosos virtuais (hackers), garantindo a proteção das informações. Graças a essa segurança, a procuração eletrônica terá validade jurídica, ou seja, terá plena validade perante órgãos públicos.

Agilidade e Simplificação

É gasto muito tempo para formalizar uma procuração tradicional. Normalmente, é preciso comparecer a um posto da Receita Federal, reconhecer firma, enviar protocolos ao contador por correio ou até mesmo contratar um serviço de entrega para isso. Esses passos podem ser evitados com o uso da tecnologia.

Com a procuração eletrônica, tudo se torna mais simples e rápido. O Certificado Digital pode ser usado e todo o processo realizado em poucos minutos por meio do computador. Dessa forma, em pouco tempo o contador tem acesso às informações necessárias.

O procedimento será ainda mais fácil se o outorgante e outorgado tiverem Certificados Digitais — assim já será possível emitir a procuração digital pelo e-CAC. O preenchimento e a assinatura do documento podem ser feitos rapidamente, agilizando a rotina do negócio no que diz respeito à emissão de procurações.

Como se não bastasse, a consulta do documento também é simplificada, pois suas informações podem ser facilmente verificadas no portal do e-CAC.

Redução de custos

A procuração tradicional gera muitos custos. Alguns são: transporte até a Receita Federal, impressão de papel, guarda física, Correios, gestão de documentos, reconhecimento de firma etc. A versão eletrônica reduz muitos desses gastos.

O Certificado Digital deve ser pago, mas suas aplicações práticas e facilidades valem cada centavo do investimento, pois com a assinatura digital é possível emitir um conjunto de declarações e realizar uma série de procedimentos com segurança, autenticidade e validade jurídica.

Como fazer uma procuração eletrônica?

Há duas formas de fazer uma procuração eletrônica com Certificado Digital, uma para a Receita Federal e outra para o e-CAC (Centro de Atendimento ao Contribuinte). Confira os métodos a seguir.

Procuração eletrônica para a Receita Federal

Aqui apenas o outorgado precisa de um Certificado Digital. Você deve acessar o portal oficial a RFB, entrar na área de “Procurações Digitais”, clicar em “Cadastrar procuração digital” e depois em “Procuração RFB”. Você deve selecionar “Cadastro”, digitar os caracteres que aparecerem e em seguida clicar em “Continuar”.

Serão solicitadas informações sobre outorgante, outorgado, palavra-chave e finalidade da procuração. É importante preencher todas as informações solicitadas e imprimir o documento. Com a procuração pronta, ela deve ser assinada na presença de um servidor da RFB ou ter sua firma reconhecida em cartório. A procuração ainda deve ser entregue ao órgão junto dos documentos necessários dentro de 30 dias.

Procuração eletrônica para e-CAC

Esse tipo permite que você delegue a terceiros serviços disponibilizados pela Secretaria da RFB. Aqui tanto o outorgado quanto o outorgante precisam ter um Certificado Digital. Para emitir a procuração, será preciso realizar as seguintes etapas:

• acessar o portal e-CAC da RFB;
• clicar em “Entrar com gov.br” e depois fazer acesso com Certificado Digital;
• você será direcionado à página inicial do e-CAC e deverá clicar em “Senhas e Procurações”;
• após, acesse “Cadastro, Consulta e Cancelamento — Procuração para e-CAC”;
• na seção “Cadastrar Procuração”, determine se o procurador será uma Pessoa Jurídica ou Pessoa Física e preencha as informações solicitadas;
• marque as atividades que serão permitidas ao procurador, como pagamento de débitos, processos digirais, entre outros;
• clique em “Cadastrar Procuração”;
• clique “Executar” no aviso que aparecerá;
• confirme se os dados estão corretos;
• escolha “Assinar Documento” e digite seu código PIN;
• o documento estará assinado e pronto para ser usado.

Quais são algumas utilidades da procuração eletrônica?

Há um grande rol de atividades que o outorgado pode realizar com a procuração eletrônica. Você poderá verificar as atividades disponíveis para seleção enquanto estiver preenchendo as informações no portal da RFB, mas alguns exemplos delas são:

• fazer contratações;
• parcelar os Débitos;
• atualizar os dados bancários;
• consultar certidões negativas;
• representar em processos digitais;
• emitir comprovante de Arrecadação;
• requerer exclusão de lista de devedores;
• conferir a situação fiscal do contribuinte;
• participar de leilões em ambientes online;
• entregar declarações (DCTF, DACON), via Receitanet;
• solicitar, acompanhar e emitir DAS de parcelamento;
• fechar acordos com parceiros, fornecedores e clientes;
• realizar a Retificação de Documentos de Arrecadação — Redarf Net;
• acessar diferentes sistemas do Governo, como eSocial, DCTFWeb, PERT;
• assinar outros documentos, como a e-Financeira; entre muitas outras utilidades.

A procuração eletrônica é bastante útil para agilizar a rotina do negócio, além de reduzir custos, aumentar a produtividade, entre outras vantagens. Para aproveitar esses benefícios, você precisa ter um Certificado Digital, já que ele permite que o documento seja assinado de forma online e com validade jurídica.

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