Procuração eletrônica com certificado digital

O uso da certificação digital é uma das mais importantes inovações da Receita Federal, além de representar uma clara investida da instituição na modernização dos processos. Hoje em dia, além do CPF e do CNPJ digital, é possível emitir a procuração eletrônica com certificado digital.

Há inúmeras vantagens para o empreendedor em emitir uma procuração em seu nome, pois isso agiliza suas tarefas de rotina, delegando a representantes a resolução de determinados negócios da empresa. Dessa maneira, é possível ganhar tempo e reduzir a burocracia, tão recorrente nas atividades fora do ambiente virtual.

Veja a seguir um passo a passo para fazer a emissão de procuração eletrônica!

O que é a procuração eletrônica

Trata-se de um documento que dá às pessoas físicas e jurídicas condições para transferirem poderes a terceiros. Dessa forma, é a procuração eletrônica quem permite que aquele que recebe a responsabilidade possa realizar atividades ou transações virtuais.

Um exemplo disso é quando um cliente transfere a seu contador ou advogado a responsabilidade para lidar com determinado procedimento na Receita Federal.

Com atenção especial à Receita Federal, a procuração eletrônica permite que um contribuinte delegue a um terceiro a representação para a realização de serviços disponíveis no Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte, o e-CAC. Entre eles, podemos citar:

• entrega de declarações;
• consulta de certidões negativas;
• parcelamento de débitos;
• retificação de documentos de arrecadação;
• cópias de declarações;
• situação fiscal do contribuinte;
• comprovantes de arrecadação.

Em termos técnicos, a procuração eletrônica funciona como um documento eletrônico assinado digitalmente por meio de um certificado digital, o qual é emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).

Ao operar exclusivamente em ambiente virtual, a procuração eletrônica é capaz de reduzir processos burocráticos, minimizando erros e simplificando os trâmites legais, uma vez que ela pode ser utilizada a qualquer momento sem que haja a necessidade de impressão ou de reconhecimento de firma.

As utilidades e a validade da procuração eletrônica

O documento tem funcionamento semelhante ao da procuração tradicional, facilitando a vida de pessoas físicas, mas especialmente a de pessoas jurídicas. Com a procuração eletrônica, o representante poderá realizar atividades como:

• fechar acordos;
• assinar documentos;
• representar a empresa diante dos órgãos públicos;
• fazer contratações;
• realizar compras.

Outra vantagem é que todas essas atividades podem ser efetuadas rapidamente, sem descumprir o prazo predeterminado.

A procuração eletrônica tem validade de 5 anos a contar da data de emissão (a não ser que seja fixado um período inferior pelo outorgante, sendo vedado o substabelecimento, ou seja, o procurador não pode transferir seus poderes a um terceiro).

É muito comum que um cliente outorgue poderes ao seu contador, por exemplo, para que este faça a entrega de declarações como o DCTF e o DACON, além da consulta de certidões negativas. Assim, o contador pode utilizar seu próprio certificado digital para realizar os serviços em seu nome, tornando-se responsável pelas emissões.

Pontos a considerar sobre a procuração eletrônica com certificado digital

Existem alguns pontos importantes que devem ser considerados em relação à procuração eletrônica, conforme veremos a seguir.

• Ela só pode ser usada para os serviços específicos que foram discriminados pelo emitente no momento do cadastramento, sendo peculiar a cada serviço autorizado.  
• Ela é estabelecida de um outorgante para um outorgado (em relação a empresas, a procuração serve também para suas filiais).  
• Ela só é emitida pelo aplicativo disponível no site da Receita Federal do Brasil (RFB) e, obrigatoriamente, conterá a hora, a data de emissão e o código de controle que será usado em processo de validação na unidade de atendimento da Receita Federal.  
• Ela pode ser feita de duas formas: procuração para a Receita Federal e procuração eletrônica para o Portal e-CAC com certificado digital.  
• Os Certificados digitais podem ser usados somente por seus titulares, sendo intransferíveis. Por esse motivo, eles não devem ser compartilhados, pois é como fornecer a senha de seu cartão para outras pessoas.  
• É possível consultar as procurações eletrônicas já cadastradas e cancelar aquelas que não são mais de seu interesse.  

É bom lembrar que, para que seja validada, a procuração eletrônica deve ser assinada digitalmente por seus outorgantes com certificados digitais ICP-Brasil. Somente assim é possível contar com autenticidade, integridade, não repúdio e irretroatividade ao documento.

A procuração para a Receita Federal

O outorgante deve acessar o site da Receita Federal, procurar a área do serviço desejado para criar a procuração. A procuração será impressa, assinada pelo outorgante diante de um funcionário da Receita ou com firma reconhecida em cartório.

Ela vai ser entregue junto com cópias autenticadas dos documentos de identificação das partes (outorgante e outorgado) para ser conferida e validada no sistema da Receita Federal.

Após a solicitação e autorização da procuração, o outorgado precisará de um certificado digital para acessar online os itens liberados pelo outorgante. É somente com esse certificado digital que o profissional em contabilidade poderá acessar o que foi delegado pelo outorgante, por exemplo.

A procuração eletrônica com certificado digital para o Portal e-CAC

O Portal e-CAC é onde os contribuintes podem verificar se têm pendências na Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física, bem como pesquisar sua situação fiscal, emitir o Comprovante de Inscrição no CPF e realizar outros serviços.

A procuração eletrônica permite que o contribuinte dê a outras pessoas a possibilidade de usar, por meio de um certificado digital válido, serviços eletrônicos que são oferecidos pela Receita Federal em seu site.

Nesse caso, tanto o outorgante quanto o outorgado necessitam do certificado digital. No caso anterior, o outorgado não é obrigado a ter certificado digital.

As vantagens do uso da procuração eletrônica para o contador

A procuração eletrônica representa uma facilidade para o profissional de Contabilidade representar seu cliente. Na prática, é uma ferramenta que, se bem compreendida e utilizada, pode trazer benefícios consideráveis para a atuação do profissional. Confira suas principais vantagens a seguir.

Maior segurança

Com o Certificado Digital, é possível fazer com que o processo que envolve o cadastramento e o uso da procuração eletrônica ocorra de maneira mais segura. É a assinatura digital que garante à procuração eletrônica a confiabilidade e a integridade necessárias.

É importante destacar que, mesmo após a concessão a outra pessoa, o emissor da procuração ainda tem acesso aos trâmites, podendo acompanhar toda a movimentação.

Mais agilidade

Para formalizar uma procuração da maneira tradicional, é necessário um gasto de tempo considerável. Em geral, é preciso que a pessoa compareça a um posto da Receita Federal a fim de reconhecer firma, além de enviar protocolos ao contador via correio ou contratar um serviço específico de entrega.

Com a procuração eletrônica, por sua vez, esse trabalho pode ser evitado, pois o Certificado Digital permite que todo o processo seja realizado em pouco tempo, sendo necessário somente um único computador.

Desburocratização

Ainda em comparação com o documento físico, a procuração eletrônica permite uma significativa redução de tempo nos processos e, consequentemente, nos custos.

Com ela, é possível eliminar todo o tempo que normalmente se leva para que o recebimento e o envio das procurações para obtenção de assinaturas aconteçam, além do reconhecimento de firmas, entre outras. Da mesma forma, a procuração eletrônica otimiza tudo o que diz respeito à criação, assinatura e verificação da procuração, independentemente do local em que se encontram os outorgantes.

Tornar os processos mais ágeis no dia a dia do contador é um diferencial que certamente permite gerar melhores resultados para seus clientes. Essa é uma alternativa para tornar sua atuação mais estratégica.

Redução de erros

Com um processo automatizado e previamente estabelecido, é possível reduzir e até eliminar a incidência de erros causados por má interpretação de dados.

Com a procuração, é possível contar com um texto gerado automaticamente a partir das informações presentes no sistema ou nos modelos já existentes, o que garante o atendimento ao que está disposto no Novo Código Civil brasileiro. É uma maneira de não correr riscos e evitar retrabalhos e punições.

Redução de custos operacionais

Com a procuração eletrônica, uma série de custos que envolvem as assinaturas em papel é eliminada. Como não é mais preciso recolher as assinaturas da maneira tradicional, torna-se também desnecessário fazer sua verificação manual, algo que além de levar tempo também exige mão de obra específica.

Também não há a necessidade de reconhecimento de firmas em cartórios e de gastar com cópias autenticadas e com recursos de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), uma vez que não há papel a ser escaneado. Além disso, a solução elimina a necessidade de armazenamento dos documentos em papel, gerando economia de espaço.

Melhor relação custo-benefício

Como já dissemos, a procuração tradicional acarreta muitos custos. Desde a impressão, passando pelo reconhecimento de firma, até o transporte à Receita Federal, muito dinheiro fica pelo caminho. Já no caso da versão eletrônica, os custos são menores, além de existirem benefícios que a procuração em papel não apresenta e que justificam o investimento.

Com o Certificado Digital, o valor gasto torna-se muito mais vantajoso, pois com ele é possível fazer um conjunto de declarações e, dessa forma, realizar vários procedimentos de maneira segura, com a devida autenticidade e validade jurídica.

Enfim, a procuração eletrônica pode representar uma facilidade incrível para o seu trabalho. Não deixe de contar com ela e mostrar sua relevância para seus clientes, aperfeiçoando a sua atuação profissional.

Quer começar agora mesmo a utilizar a procuração eletrônica com certificado digital? Não deixe de entrar em contato conosco para saber como isso é possível.