Selo Eletrônico: o que muda para empresas com o fim dos certificados A1 e A3 PJ?

Os certificados digitais utilizados pelas empresas para assinar documentos estão passando por mudanças na ICP-Brasil. Com a modernização das regras, os certificados de assinatura A1 e A3 para pessoas jurídicas serão descontinuados, e o Selo Eletrônico ganha espaço como alternativa para identificar a origem de documentos, transações e processos automatizados.

A mudança está prevista na Resolução CG ICP-Brasil nº 211, de 31 de outubro de 2024, e faz parte de uma reorganização dos tipos de certificados digitais e de suas finalidades.

Mas o que isso significa na prática? O Selo Eletrônico substitui a assinatura digital? E como as empresas devem se preparar para essa transição?

Neste artigo, você vai entender o que muda, para que serve o novo certificado e quais pontos merecem atenção no planejamento das empresas.

O que vai mudar nos certificados digitais A1 e A3 para empresas?

Atualmente, os certificados digitais A1 e A3 de pessoa jurídica são utilizados em diferentes operações, de acordo com as necessidades de cada empresa e os requisitos dos sistemas envolvidos.

Com as novas regras da ICP-Brasil, os certificados de assinatura A1 e A2 serão extintos, enquanto os certificados de assinatura A3 e A4 passam a ser destinados exclusivamente a pessoas físicas. Para as pessoas jurídicas, a infraestrutura passa a contar com o Selo Eletrônico, voltado à identificação da organização como origem de documentos e operações.

A transição tem marcos distintos: a emissão de certificados de assinatura A1 para pessoas jurídicas já foi afetada pelas mudanças regulatórias, e o período de utilização dos certificados abrangidos pelas regras de transição termina em 2 de março de 2029. A partir de 3 de março de 2029, esses certificados não poderão mais ser utilizados no âmbito previsto pela regulamentação.

Por isso, é importante diferenciar duas etapas: a mudança nas regras de emissão e o encerramento do período de utilização dos certificados alcançados pela transição.

A alteração não significa que toda operação digital das empresas deixará de funcionar de uma hora para outra. O impacto depende da finalidade do certificado, do sistema utilizado e da adequação de cada aplicação às novas regras.

O que é Selo Eletrônico?

O Selo Eletrônico é um tipo de certificado digital da ICP-Brasil destinado exclusivamente a pessoas jurídicas. Sua finalidade é garantir a origem e a integridade de documentos eletrônicos, permitindo verificar que determinado conteúdo foi emitido por uma organização e que sua integridade pode ser validada.

Uma forma simples de entender seu funcionamento é compará-lo a um carimbo institucional: ele ajuda a identificar a empresa responsável pela emissão de um documento, sem representar, por si só, uma manifestação de vontade.

Na prática, o Selo Eletrônico pode ser utilizado em contextos como:

• Documentos eletrônicos: identificação da origem de documentos emitidos pela empresa.

• Transações digitais: vinculação de registros eletrônicos à organização responsável.

• Processos automatizados: identificação da empresa em operações realizadas por sistemas, sem a necessidade de uma pessoa assinar individualmente cada documento.

A aplicação concreta depende dos requisitos técnicos, das regras de uso e da compatibilidade dos sistemas envolvidos.

A ICP-Brasil prevê certificados de Selo Eletrônico em software (SE-S) e em hardware (SE-H), permitindo diferentes formas de implementação conforme as necessidades da organização.

Selo Eletrônico substitui a assinatura digital?

Não. Embora ambos utilizem certificados digitais, o Selo Eletrônico e a assinatura digital têm finalidades diferentes.

A principal distinção está no que cada um permite demonstrar: a assinatura digital está relacionada à autoria e à manifestação de vontade de quem assina, enquanto o Selo Eletrônico identifica a pessoa jurídica como origem de um documento ou conteúdo eletrônico e contribui para verificar sua integridade.

Por exemplo, uma empresa pode precisar identificar a origem de documentos emitidos automaticamente por seu sistema de gestão. Nesse caso, o Selo Eletrônico pode atender à finalidade de identificação da organização. Já a formalização de um contrato que exige a manifestação de vontade de um representante deve observar os requisitos de assinatura aplicáveis.

Portanto, o Selo Eletrônico não deve ser entendido como uma substituição universal da assinatura digital, mas como um recurso com finalidade própria dentro da ICP-Brasil.

O que muda para ERPs e sistemas corporativos?

A transição também merece atenção das equipes responsáveis por tecnologia, infraestrutura, desenvolvimento e gestão de sistemas.

Muitas empresas utilizam certificados digitais em operações integradas a ERPs, plataformas de gestão, sistemas fiscais, aplicações próprias e fluxos automatizados de emissão de documentos.

Quando um sistema depende de um certificado A1 ou A3 de pessoa jurídica, é importante verificar qual função ele desempenha. A necessidade de adaptação não é igual para todas as aplicações: depende de o certificado ser utilizado para identificar a empresa, assinar documentos ou atender a exigências específicas de um sistema ou serviço.

Entre os pontos que merecem avaliação estão:

• Mapeamento de certificados: identificar quais certificados de pessoa jurídica estão em uso e em quais sistemas estão instalados.

• Revisão das finalidades: entender se cada operação exige identificação da origem, assinatura por uma pessoa ou outro tipo de certificado.

• Compatibilidade técnica: confirmar se os ERPs, APIs, plataformas e aplicações utilizados suportarão o Selo Eletrônico quando necessário.

• Integrações e automações: avaliar os impactos em fluxos de emissão de documentos, transações e processamento automático.

• Planejamento da transição: alinhar as áreas de tecnologia, segurança da informação, jurídico e operações para evitar incompatibilidades e interrupções.

O que as empresas precisam começar a fazer?

Embora o encerramento do período de transição esteja previsto para 2029, o planejamento pode começar desde já. A prioridade não é substituir indiscriminadamente todos os certificados, mas entender como eles são utilizados e quais operações serão afetadas.

Uma abordagem inicial pode seguir quatro etapas:

1. Faça um inventário dos certificados em uso.
Registre os certificados de pessoa jurídica utilizados pela empresa, seus prazos de validade, suas finalidades e os sistemas associados.

2. Identifique operações que dependem de assinatura.
Separe os processos que exigem a manifestação de vontade de uma pessoa daqueles que precisam apenas identificar a empresa como origem de documentos ou operações.

3. Consulte os fornecedores de tecnologia.
Verifique com os responsáveis pelos ERPs, sistemas fiscais, plataformas e integrações quais adaptações serão necessárias para atender às novas regras.

4. Acompanhe as orientações oficiais.
Consulte as publicações do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) e as atualizações da ICP-Brasil para acompanhar os requisitos técnicos e os prazos aplicáveis a cada tipo de certificado.

A mudança dos certificados digitais exige planejamento

A modernização da ICP-Brasil reforça a distinção entre identificar uma organização e registrar a manifestação de vontade de uma pessoa. Nesse cenário, o Selo Eletrônico passa a ter um papel importante na identificação da origem e na integridade de documentos eletrônicos emitidos por pessoas jurídicas.

Para as empresas, compreender essa diferença é o primeiro passo. O próximo é avaliar como os certificados são utilizados no dia a dia, quais sistemas dependem deles e quais adaptações serão necessárias antes do fim do período de transição.

A mudança está prevista para 2029, mas conhecer as regras e mapear os processos com antecedência ajuda a reduzir imprevistos e a preparar a infraestrutura digital da organização.

A V/Cert acompanha as evoluções da certificação digital para ajudar pessoas e empresas a entenderem as mudanças e identificarem as soluções adequadas para suas necessidades.

Perguntas frequentes sobre o Selo Eletrônico

O certificado A1 e A3 para pessoa jurídica vai acabar?

Os certificados de assinatura A1 e A2 foram incluídos nas regras de extinção, e os certificados de assinatura A3 e A4 passam a ser destinados exclusivamente a pessoas físicas. Para os certificados alcançados pelo período de transição, o marco final de utilização é 2 de março de 2029.

O que substitui o certificado A1 ou A3 de empresa?

Para identificar a pessoa jurídica como origem de documentos e operações, a ICP-Brasil prevê o Selo Eletrônico. Ele não substitui a assinatura digital em situações que exigem a manifestação de vontade de uma pessoa.

O Selo Eletrônico tem validade jurídica?

O Selo Eletrônico é um certificado previsto na ICP-Brasil, com finalidade de garantir a origem e a integridade de documentos eletrônicos. Sua função não é registrar a manifestação de vontade da empresa, e seu uso deve respeitar a finalidade do certificado e os requisitos da operação.

O Selo Eletrônico pode ser utilizado em sistemas automatizados?

Sim. Ele pode ser utilizado para identificar a pessoa jurídica como origem de documentos e operações automatizadas, desde que a aplicação seja compatível com o certificado e atenda aos requisitos técnicos e regulatórios pertinentes.

Quando as empresas precisam se adaptar?

O prazo regulatório de transição para a utilização dos certificados abrangidos pelas regras termina em 2 de março de 2029. A preparação deve considerar os sistemas utilizados, os certificados envolvidos e as adaptações necessárias para cada operação.