Assinatura online de contratos: Guia Completo

A assinatura online de contrato com total equivalência jurídica àquela manuscrita e com firma reconhecida em cartório já é uma realidade no Brasil. Esse processo, além de facilitar e agilizar a vida do empresário ou gestor de um negócio, também gera mais credibilidade e segurança nos documentos emitidos.

Para que esses benefícios sejam conquistados, é necessário utilizar um certificado digital que possibilite esse tipo de funcionalidade. Vamos entender melhor essa história e o que você precisa fazer para dar adeus às filas e gastos dos cartórios?

Neste artigo, mostraremos tudo o que você precisa saber sobre a assinatura online de contrato. É só seguir a leitura!

Quais são as formas de assinatura online de contrato?

A assinatura online de contrato é algo que vem ganhando espaço ao longo dos anos. Entretanto, com uma ajudinha do Governo Federal, por meio da Lei nº 14.063/2020, que ficou conhecida como Lei da Assinatura Digital, esse tipo de processo passou a ganhar mais legalidade e segurança.

A legislação prevê a possibilidade de 3 tipos de assinaturas, as quais descreveremos nos próximos tópicos.

Simples

A assinatura eletrônica simples dispensa a utilização de um certificado digital. Nesse caso, ela permite a identificação do signatário e associa dados eletrônicos para conferir mais segurança ao procedimento.

O sistema verifica a identidade da pessoa que está assinando e faz uma confirmação de titularidade por meio de e-mail ou mensagem de texto, por exemplo. Também é possível fazer esse tipo de conferência por geolocalização e endereço de IP do dispositivo utilizado.

Avançada

A assinatura online avançada tem alguns critérios básicos para acontecer. Primeiro, ela deve ser vinculada de forma inequívoca ao signatário. Em segundo lugar, ela utiliza dados para a criação da assinatura, gerando um nível elevado de segurança.

Por fim, garante a total integridade do documento assinado e permite a detecção de alterações feitas após a assinatura eletrônica.

Qualificada

Por fim, temos a assinatura eletrônica qualificada, a assinatura digital em si, que demanda a utilização de um certificado digital, o mesmo que já é utilizado para assinar documentos, declarações e certidões enviadas aos órgãos públicos, como as obrigações assessórias contábeis e fiscais.

Como assinar um documento em PDF nos três níveis?

Agora, mostraremos como proceder com a assinatura do documento em PDF nos 3 níveis. No primeiro, o processo ocorre de forma mais simplificada e o próprio sistema de assinaturas já faz as devidas confirmações com as partes, identificando-as por meio de geolocalização, endereço de IP ou mensagens.

Os níveis mais completos são os das assinaturas avançadas e qualificadas, que exigirão um certificado digital emitido em nome dos responsáveis pela assinatura. O primeiro passo é ler o contrato na íntegra. Depois de conferir todas as suas cláusulas, você deve clicar na opção ferramentas do leitor de documentos em PDF.

Assim que fizer o procedimento, abrirá um menu com diversas opções e você deve clicar em certificados. Assim, aparecerá a opção “Assinar digitalmente” na parte superior do documento. Ao final, você deve inserir um campo onde ficará situada a sua assinatura digital.

O próprio sistema fará a busca dos certificados digitais instalados e disponíveis em seu computador. Assim, basta selecionar e finalizar o processo. Em apenas alguns segundos o seu documento estará assinado.

Como funciona o arquivamento dos documentos assinados online?

Depois de proceder à assinatura online de contrato você precisará armazenar o documento. O ideal é que você tenha um sistema capaz de fazer a elaboração dos contratos, bem como o controle e o armazenamento dos documentos assinados.

Existe um recurso interessante chamado de carimbo de assinatura que possibilita a verificação da data e da hora em que o processo foi executado. Essa ferramenta é muito importante, pois dá mais credibilidade e autenticidade ao documento assinado.

O arquivamento dos documentos assinados de forma digital deve ser feito de modo a facilitar a busca por parte dos responsáveis e outros colaboradores que precisam ter acesso a eles. Essa guarda pode ser feita em servidores na nuvem ou em computadores específicos para essa finalidade.

O mais importante é que esse local de armazenamento seja seguro, protegendo os documentos de invasão de pessoas mal-intencionadas ou da leitura por parte de terceiros que não precisam ter acesso, especialmente, no caso de contratos confidenciais que revelam dados de negociação com fornecedores, prestadores de serviços ou funcionários.

Quais são as vantagens da assinatura digital?

Agora que você entendeu tudo sobre a assinatura online de contratos mostraremos alguns dos principais benefícios que esse processo pode proporcionar. Continue lendo!

Otimização de processos

Inicialmente, os processos internos de sua empresa serão otimizados. Ao utilizar plataformas de assinatura digital esses procedimentos serão mais simples, tornando sua empresa mais eficiente nos fluxos de trabalho.

O dia a dia nas empresas vem se tornando cada vez mais frenético, portanto, dispor de ferramentas que facilitem e integrem processos pode fazer toda a diferença na qualidade e na velocidade em que as tarefas são executadas no ambiente empresarial.

Agilidade

Outro ponto que merece destaque é a agilidade, tendo em vista que as partes precisarão apenas de alguns cliques para assinar os documentos, economizando tempo e aumentando a produtividade.

Redução de custos

A assinatura online de contratos eletrônicos anula a necessidade de impressão e armazenagem de documentos, além, é claro, de eliminar da rotina os gastos com deslocamentos e custas cartorárias.

Segurança

A assinatura desses tipos de contratos proporciona plena segurança para ambas as partes envolvidas em uma negociação, especialmente, quando é feita utilizando um certificado digital. Esse tipo de ferramenta utiliza informações criptográficas que são blindadas contra fraudes e adulterações.

Mobilidade

Por fim, temos a mobilidade. Isso significa que as pessoas podem assinar documentos sem precisar se dirigir a um estabelecimento específico. Ambas as partes do contrato podem estar situadas em qualquer lugar do mundo que tenha um computador com acesso à internet.

Como você pode perceber, a assinatura online de contrato é uma realidade perfeitamente acessível para todo o tipo de empresa. Com ela, é possível obter todos esses benefícios e tornar o dia a dia no ambiente empresarial mais prático e ágil.

Se você quer saber um pouco mais sobre esse assunto, entre em contato com a gente e conheça as nossas soluções para assinatura digital.