Certificado digital: ferramenta indispensável para contador!

Apesar de ter chegado no Brasil no começo de 2000, ainda existem profissionais que não investiram em um certificado digital. Isso é um grande erro, já que essa tecnologia traz um amplo número de vantagens competitivas.

São duas as principais alternativas de certificado digital para contador: o certificado A1 e o A3. O primeiro é um software que pode ser usado por vários profissionais simultaneamente. Já o segundo é utilizado por meio de um hardware (token ou smartcard) e protegido por uma senha. Você pode conhecer mais sobre o assunto em nosso artigo sobre os tipos de certificados digitais.

Neste conteúdo, focaremos nas vantagens práticas que serão conquistadas pelos contadores ao aderirem a essa tecnologia. No fim, também explicamos como você pode escolher a melhor Autoridade Certificadora (AC) para adquirir essa ferramenta. Acompanhe a leitura!

1. Agiliza a rotina do contador

O certificado digital permite que o contador realize várias atividades à distância, seja do seu escritório, de sua casa — quando está atuando home office — ou outra localidade. Isso elimina a necessidade de que o profissional tenha que deslocar até seu escritório, à empresa de seus clientes ou órgãos públicos para realizar seus atos.

Esse benefício também possibilita o contador realize suas atividades até mesmo enquanto viaja. Imagine que ele precise se dirigir até outra localidade para se reunir com um cliente — assim ele poderá continuar fazendo suas operações.

Outra maneira em que sua rotina é agilizada consiste no fato que não será preciso imprimir uma grande quantidade de papéis, já que os documentos virtuais assinados digitalmente terão a mesma validade dos físicos.

Por exemplo, não será mais preciso imprimir um contrato, reunir pessoalmente as partes para que a assinem ou transportar documentos com motoboys ou pelos correios.

É importante ressaltar que essa vantagem também aumenta a qualidade de vida do contador, pois ele despenderá menos tempo no trânsito, terá menor risco de sofrer acidentes e não se estressará ao enfrentar filas no cartório.

2. Ajuda o contador a ter mais tempo

Como o contador não precisará se deslocar para diferentes lugares ou organizar documentos físicos, ele terá mais tempo para tomar decisões estratégicas, podendo prestar serviços de maior valor ao seu cliente e realizar um atendimento de maior qualidade.

Esse tempo extra também pode ser aproveitado pelo contador para investir em si, expandindo suas habilidades interpessoais (soft skills) e seus conhecimentos técnicos (hard skills). Ele poderá:

• realizar mais treinamentos, cursos e especializações no seu setor ou áreas relevantes para desenvolvimento profissional, como gestão de negócios;
• atualizar-se quanto às novidades legislativas, tendências de mercado e tecnológicas;
• participar de eventos de contabilidade, empreendedorismo e tecnologia;
• aprender uma nova língua, que é bastante relevante para que um contador se destaque no mercado; entre outras atividades.

3. Assegura a validade jurídica dos documentos

Conseguir validade jurídica da forma tradicional é burocrático, custoso e moroso. Geralmente é necessário assinar o documento a mão e se dirigir ao cartório para reconhecer firma.

Mas a certificação digital confere plena validade jurídica aos arquivos virtuais, sendo o único formato eletrônico que dispensa reconhecimento de firma e outros procedimentos de cartório. Essa validade é inquestionável, pois a legislação brasileira exige que a tecnologia seja dotada das seguintes qualidades:

• autenticidade: o destinatário poderá comprovar a origem e a autoria tanto do documento quanto da assinatura digital;
• integridade: o documento não é alterado depois de assinado — os usuários poderão detectar eventuais mudanças, caso ocorram;
• irretroatividade: o sistema impede que documentos sejam gerados retroativamente no tempo;
• não repúdio: o autor não pode negar que criou o documento ou o assinou digitalmente.

4. Oferece maior segurança às informações

O certificado digital é considerado excepcionalmente seguro e utiliza tecnologia de ponta para isso. Na prática, ele usa duas chaves: uma pública e outra privada. A primeira está disponível para o público em geral enquanto a segunda é mantida em segredo.

Quando uma informação é enviada pela internet, a chave pública faz a criptografia dos dados e a torna completamente ilegível para terceiros. Apenas o proprietário da chave privada conseguirá decriptar a mensagem e ter acesso ao documento.

Com esse sistema, somente as partes a quem interessam o documento terão acesso às informações. Eventuais criminosos virtuais (hackers) que subtraírem os arquivos online visualizarão mensagens criptografadas, já que não têm a chave privada.

Na prática, o contador poderá emitir e receber arquivos sigilosos de seus parceiros, clientes, órgãos públicos e outros indivíduos sem se preocupar com alterações no conteúdo por hackers.

Por isso, trabalhar com certificado digital também aumenta a confiança dos clientes em contratar seus serviços, já que eles sabem que as informações estão protegidas pela tecnologia.

5. Promove a redução de despesas

Todas as vantagens listadas antes geram economia para o escritório de contabilidade. Mesmo que várias delas pareçam irrisórias à primeira vista, todas juntas trazem uma grande redução de gastos quando somadas ou depois de um exercício fiscal.

Entre tais economias podemos listar:

• materiais físicos, como papéis, impressões, tintas, grampos, armários etc.;
• deslocamento, combustível, entregadores, motoboys e correios;
• espaço físico para armazenar documentos físicos;
• emolumentos de cartório; entre outros.

Por fim, caso o escritório ou empresa de contabilidade tenha vários profissionais, os certificados digitais para contadores aumentam a produtividade de forma geral e agregam mais valor a cada hora trabalhada.

É fundamental contar com uma empresa de qualidade quando for adquirir seu certificado digital, devendo buscar uma AC que seja autoridade no ramo e forneça um atendimento de qualidade, como a Valid Certificadora.

A Valid é a 3ª maior empresa de certificação digital do país, oferece uma linha completa de certificados digitais no padrão ICP-Brasil e ainda disponibiliza soluções tecnológicas para que o profissional consiga aproveitar de todos os benefícios da tecnologia.

Com processo de compra simplificado, a aquisição é feita pelo e-commerce e não é necessário informar o titular do certificado no momento da compra. Ainda há outra vantagem para quem mora em São Paulo ou no Rio de Janeiro: o delivery é completamente gratuito.

Por fim, existe um modelo de parceria exclusivo com escritórios contábeis que oferece remuneração e descontos. Entenda mais sobre ela nesta página.

Com esta leitura, você agora entende como o certificado digital para contador é uma ferramenta vantajosa para o profissional. Entretanto, não é qualquer certificadora que poderá satisfazer as suas necessidades, sendo crucial analisar os serviços disponíveis e parcerias oferecidas pela empresa.

Entre já em contato com a Valid para conhecer seus serviços, certificados digitais e programas de parceira!