Certificado digital para abertura de empresas: tudo o que você precisa saber!
O certificado digital para abertura de empresas é uma ferramenta essencial desde o início das atividades do negócio ou, ainda, na sua fase de concepção, especialmente com os órgãos de registro migrando seus processos para o ambiente online.
Já existem Juntas Comerciais em alguns estados que estão realizando esses processos totalmente em meio digital, retirando a necessidade de envio de papéis ao órgão, gerando a necessidade de certificado digital.
Além disso, existem outras diversas utilizações dessa ferramenta no ambiente empresarial, os quais descreveremos neste artigo. Acompanhe!
Como funciona o processo de abertura de empresas de forma online?
O processo de abertura de empresas era algo extremamente complexo e demorado. Existiram momentos da história brasileira nos quais um processo tramitava por meses entre os órgãos de registro.
Além disso, o contador da empresa ou o empresário deveriam seguir procedimentos distintos em cada um desses órgãos, dificultando e atrasando ainda mais o processo. Com o passar do tempo, as coisas foram mudando e esse trabalho passou a acontecer de modo integrado e harmônico.
Entretanto, nos últimos anos, ocorreram mudanças ainda mais significativas no processo de abertura de empresas — e na maioria das cidades brasileiras já é possível fazer tudo em meio online, sem a necessidade de imprimir documentos e levar até o órgão de registro.
As mudanças iniciaram com a Lei da Liberdade Econômica que cobrou celeridade nos processos e, principalmente, devido à Instrução Normativa n° 57/2019 que instituiu o processo eletrônico de abertura de empresas.
Esse procedimento ocorre em algumas etapas, as quais explicaremos com mais detalhes nos tópicos abaixo. Continue lendo!
Solicitação da viabilidade e zoneamento do local
O primeiro passo é solicitar a viabilidade e zoneamento do local. Esse processo é a etapa inicial da abertura da sua empresa e, apesar de ser executado no portal de registro da Junta Comercial, ele é feito por algumas secretarias da Prefeitura Municipal.
Pesquisa e reserva do nome empresarial
Dentro desse mesmo processo é feita a pesquisa e reserva do nome empresarial. O sistema permite até três opções, sendo que a constante do primeiro campo será a preferida e, caso já esteja em uso, passará para a segunda e terceira.
Preenchimento da Ficha de Cadastro Nacional
A Ficha de Cadastro Nacional (FCN) ou Documento Básico de Entrada (DBE) é um procedimento executado no âmbito da Receita Federal. Ele pode ser feito importando os dados da viabilidade e inserindo apenas algumas poucas informações sobre os representantes ou prepostos da organização.
A assinatura desse documento pode ser realizada por meio digital a partir de um certificado ou de modo manual. Exclusivamente nesse caso não é exigida a assinatura eletrônica, entretanto, ela torna o processo mais rápido.
Redação do documento de constituição
Feito isso, é necessário redigir o documento de constituição. Ao finalizar esse processo você terá duas opções. Primeiro, imprimir tudo e levar até a Junta Comercial, como já funciona nos antigos e demorados processos ou optar por uma maneira mais rápida e prática.
A segunda alternativa seria assinar o documento de constituição de forma online, utilizando um certificado digital emitido em nome dos sócios do empreendimento.
Pagamento de taxas
O passo seguinte é o pagamento de taxas. Quanto a esse ponto é importante ter atenção, pois os valores cobrados pela Receita Federal não existem mais. Dessa forma, apenas as taxas cobradas pela Junta Comercial e Prefeitura são devidas.
Acompanhamento do processo
Por fim, basta acompanhar o processo de constituição e aguardar a finalização por parte dos órgãos responsáveis. Ao ser aprovado, é necessário apenas entrar no sistema de registro e imprimir os documentos da sua empresa.
Qual é o tipo de certificado digital indicado para abertura de empresas?
Como você pôde perceber, em algumas etapas do processo será necessário utilizar um certificado digital. É possível assinar os documentos tanto com um certificado e-CNPJ A1, instalados diretamente no computador, quanto por um certificado A3, instalado em um hardware externo — como um cartão com chip criptografado ou dispositivo próprio.
Como adquirir um certificado digital?
Como o certificado digital para abertura de empresas acontece totalmente online, a aquisição desse tipo de ferramenta não poderia ser diferente. Hoje, existem empresas como a Valid Certificadora que comercializam esse documento de forma simples dentro do seu próprio portal.
Assim, o consumidor escolhe, em casa, uma entre diversas modalidades existentes e faz a aquisição do certificado digital que desejar com pagamento e entrega ocorrendo de forma totalmente digital.
Como fazer a renovação do certificado digital após o vencimento?
Mas, se o certificado digital para abertura de empresas vencer, como proceder para renovar? Bom, esse processo é tão simples quanto a aquisição. Primeiro, é importante ter em mente que os certificados renováveis são os de modelo A3. O certificado A1 não precisa passar por esse processo, tendo em vista que o cliente apenas adquire um novo quando ocorrer o vencimento.
Outro ponto que é necessário observar é com relação à senha de utilização (PIN). Além disso, caso tenha ocorrido alterações nos dados cadastrais não será possível a renovação do seu certificado digital.
A renovação ocorrerá em quatro etapas muito simples. A primeira é a verificação da compatibilidade do seu computador com a instalação do novo certificado digital. O passo de número dois é a identificação da condição necessária para renovação.
O procedimento número três é a seleção do melhor certificado digital para a sua empresa. Por fim, basta realizar a renovação do seu documento, que pode ser feita de forma digital ou por meio da central de atendimento ao cliente.
Feito isso, você pode desfrutar de todos os benefícios que o certificado digital proporciona à sua empresa, tanto na fase de registro quanto no dia a dia do negócio.
Como pudemos ver, o certificado digital para abertura de empresas é uma ferramenta imprescindível para que o processo de constituição de um negócio possa ser concretizado, tornando tudo mais simples, seguro e fácil ao empreendedor.
Se você vai abrir uma empresa ou já está em processo de constituição e precisa de um certificado digital, entre em contato conosco e veja como podemos ajudar!