Transformação digital: quais os requisitos para passar por esse processo?

A transformação digital tem sido uma excelente oportunidade para que as empresas alcancem maior eficiência e se projetem em um cenário inovador e promissor. Ao contrário do que se pensa, ela não se dá apenas ao adotar novas tecnologias, mas sim ao reinventar o modelo de negócio de acordo com as demandas atuais de mercado e as experiências dos clientes.

Plataformas inteligentes, mobilidade, integração de processos, enfim, inúmeras ferramentas começaram a se fazer presentes em toda a cadeia de valor dos negócios, de forma que possam impulsionar a produtividade, melhorar o desempenho e, consequentemente, alcançar resultados satisfatórios.

Para exemplificar, imagine uma empresa que precise se comunicar com suas diversas filiais, espalhadas por várias cidades e estados, onde a troca de informações e a comunicação ocorrem de maneira constante e o acesso aos dados acontece em tempo real.

Com a mobilidade, tudo isso é possível! Você pode enviar e assinar documentos por meios eletrônicos, fechar contratos remotamente, liberar pedidos em tempo real e tantos outros benefícios que garantem uma maior agilidade e processos mais certeiros.

No post de hoje, veremos com detalhes o que é a tão falada transformação digital e quais são os requisitos para passar por esse desenvolvimento. Acompanhe!

Entenda o conceito de transformação digital

As mudanças estão acontecendo em uma velocidade muito rápida e empresas que resistem em utilizar novas aplicações aos processos correm o risco de ficar para trás. O que antes levava horas ou até mesmo dias para ser concluído, hoje pode ser resolvido em minutos e com poucos cliques.

Mas qual é o conceito de transformação digital? Palavras da moda como Big Data, redes sociais, acesso remoto e outros termos fazem parte do dia a dia de muitos gestores que desejam transformar seus negócios e levar tecnologia aos processos. No entanto, essa ideia envolve muito mais que um conjunto de novas palavras.

Se você acha que basta usar ferramentas em nuvem ou instalar programas de alta tecnologia, está na hora de repensar sua estratégia. A transformação digital envolve uma reestruturação de métodos  e a absorção de uma cultura pela organização, voltada para utilizar de forma racional os recursos e gerar ganhos de produtividade de várias maneiras. Por exemplo:

• otimização da cadeia de atividades;
• melhoria da experiência do cliente;
• auxílio na tomada de decisão;
• integração de departamentos e dados.

Assim, podemos conceituar transformação digital como uma reestruturação de processos, no qual a tecnologia é utilizada como aliada na estratégia do negócio, automatizando atividades e operações e procurando melhorar a relação com o cliente e sua experiência de uso.

A transformação digital é um diferencial competitivo, uma possibilidade de inovação que coloca o negócio em um nível acima dos seus concorrentes. Gestores que ignoram essa evolução ficarão para trás e serão forçados a mudar — do contrário, vão sentenciar suas empresas ao fechamento.

Transformação digital e a performance dos negócios

O conceito de transformação digital é aproveitar a tecnologia a favor dos negócios. Como assim? A utilização de novas ferramentas não gera por si só essa mudança, ela deve começar no mindset dos gestores e na forma de pensar o negócio.

Assim, a transformação digital deve fazer parte da estratégia da empresa a fim de que ela possa gerar efeitos na cultura organizacional. Um bom exemplo é a aplicação da mobilidade na rotina operacional. O uso de celulares, tablets e smartphones possibilita abrir um fluxo automatizado de trabalho, agilizar a tomada de decisão e gerar métodos mais acertados.

A partir da inclusão da tecnologia, é possível repensar a estratégia digital, de forma a melhorar os processos operacionais e o engajamento dos clientes no ciclo de vida da experiência de compra.

Por muito tempo a tecnologia foi considerada uma mera ferramenta de redução de custos, mas nos últimos anos passou a ser vista como uma importante estratégia para alavancar a produtividade e agregar valor aos produtos e/ou serviços.

De acordo com uma pesquisa realizada pelo Grupo Altimeter, empresas que estão adotando a transformação digital puderam destacar como benefícios:

• 41% tiveram aumento no market share;
• 37% aumentaram o engajamento do consumidor em canais digitais;
• 30% revelaram que houve aumento do faturamento do consumidor;
• 32% revelaram um aumento no volume de tráfego na web/mobile;
• 37% disseram que houve um impacto positivo no comportamento dos funcionários.

A adoção da tecnologia reflete na automatização dos processos, na gestão das pessoas e na geração de valor aos negócios, por meio de operações mais enxutas e com retorno de investimento.

Transformação digital: como aderir?

Você já está convencido de que a transformação digital é uma importante etapa para alavancar os negócios, porém não sabe por onde começar? Espere! Apesar de ser um tema que está na cabeça de empresários, gestores e empreendedores em geral, é preciso entender que esse desenvolvimento não acontecerá do dia para a noite.

Assim como todo caminho que exige mudanças profundas, com a transformações digital não é diferente. O ritmo deve ser gradual, em etapas — e isso significa que nada pode ser feito às pressas.

Pensando nisso, levantamos alguns requisitos que devem ser previamente estabelecidos no processo de transformação digital. Fique atento:

1. Comece pelo planejamento estratégico

É comum encontrar empresas buscando soluções a fim de acelerar processos internos. No entanto, a  maioria se limita a poucas iniciativas que aparentemente trarão resultados de forma mais rápida, o que deixa tudo muito superficial e sem grandes mudanças.

A transformação digital tem efeito apenas se antes for criado um forte alicerce, o que impõe mudanças na cultura da organização, o rompimento de paradigmas e preparação por parte da equipe para repetir isso o tempo todo.

Ao conduzir a empresa, o empreendedor deve conhecer os procedimentos e saber quais pontos precisam ser melhorados e/ou eliminados. Por exemplo, substituir atividades realizadas manualmente por fluxos de trabalho automatizados garante um maior controle sobre as práticas realizadas, o que reduz os atritos na produção.

Assim, ao promover a transformação digital, o gestor precisa entender que as mudanças devem romper o "status quo" e promover uma cultura corporativa capaz de redefinir valores e fomentar modelos de negócio que se adaptem a um mercado em constante evolução.

O planejamento estratégico se destaca como o primeiro degrau dessa caminhada. Não basta seguir modelos de negócios prontos e estratégias de empresas que deram certo, pois nenhuma organização é igual à outra. Por isso, a maneira como a transformação digital vai ocorrer será diferente em cada um dos casos.

Antes de iniciar o processo de transformação digital, é preciso identificar as necessidades internas da organização. Isso porque, em alguns casos, o foco pode estar nas soluções para a redução de custos, ao passo que para outras empresas a demanda pode ser buscar inovações ou aumentar a produtividade.

Ao estruturar o planejamento estratégico com foco no que a empresa realmente procura ou espera alcançar, o gestor consegue identificar quais recursos e ferramentas são prioridade para a realidade específica daquela organização. Assim, ele garante que não serão gastos tempo e dinheiro com ideias que, no final, trarão pouco (ou nenhum) resultado.

O planejamento estratégico favorece a empresa ao atribuir a ela a capacidade de detectar quais são as ações mais relevantes para aquele exato momento.

2. Implemente uma cultura de inovação

A transformação digital não se trata de um modismo e tampouco de uma tendência momentânea. Ela veio para ficar e já está em uso em muitas empresas, como é o caso das ferramentas de Big Data, cloud computing, entre outras.

No entanto, novos cenários requerem de empreendedores mudanças nos modelos tradicionais de gestão. E isso significa que aderir ao contexto digital vai além de automatizar processos e investir em novas tecnologias.

Ou seja, a transformação digital age nos modelos de negócios a fim de oferecer uma melhor experiência aos clientes e explorar intensamente a tecnologia digital nas tarefas e recursos humanos.

O fato é que ter uma estratégia digital é um diferencial competitivo. Novas tendências e mudanças exigem que as empresas alterem suas rotinas e o próprio planejamento. E isso não implica em transformar um ou outro setor, mas sim reestruturar a empresa como um todo.

A questão é que nem toda empresa leva esse assunto a sério. De acordo com dados levantados pelo Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação, divulgados em fevereiro de 2017, apenas 36% das empresas brasileiras investem em inovação. E isso explica a grande dificuldade de competir no mercado internacional.

Em um cenário no qual os consumidores esperam muito mais que usabilidade, a otimização de processos vira sinônimo de eficiência dentro das organizações. É preciso identificar e analisar quais são os resultados que o engajamento de ações inovadoras está trazendo para a empresa, de forma a entregar uma solução adequada aos clientes.

3. Treine os funcionários para aproveitar as tecnologias

Quando a empresa emprega a tecnologia em sua rotina, é natural que alguns funcionários resistam às mudanças. Afinal, nem todas as pessoas têm a mesma facilidade de lidar com as inovações.

Portanto, a empresa precisa investir em treinamentos que possam facilitar todo esse processo de transição. E, como a tecnologia está em constante evolução, as capacitações não podem ser pontuais.

Isso significa que é preciso investir em treinamentos contínuos a fim de que os funcionários possam utilizar todas as funcionalidades que a tecnologia pode oferecer e, além disso, saibam qual é o impacto das mudanças nas operações da empresa.

Não basta saber operar novos equipamentos e mexer em ferramentas tecnológicas, é preciso entender qual é a finalidade da transformação digital e o que a empresa espera alcançar com os novos investimentos.

Como ponto de partida, comece definindo quais áreas serão impactadas primeiramente. Mudar a empresa como um todo pode ser inviável em termos de volume de investimentos com capacitação da equipe para lidar com a nova cultura que agora faz parte da organização.

4. Automatize as tarefas burocráticas

Estamos presenciando uma verdadeira revolução digital. Todos os dias são criadas plataformas e ambientes cada vez mais tecnológicos que surgem e mudam a forma como as pessoas se relacionam e como realizam as suas atividades, alterando todo o fluxo de trabalho.

A transformação digital simplifica as rotinas administrativas da empresa, agilizando em especial o setor de TI. Isso ocorre porque os processos são otimizados e as informações são compartilhadas e integradas em uma única base de dados, utilizando softwares e ferramentas específicas.

Metas escaláveis fazem parte da estratégia de toda empresa. No entanto, com o crescimento dos negócios há também um aumento da quantidade de tarefas realizadas, e isso gera um maior volume de demandas e informações a serem gerenciadas.

Nesse sentido, gestores precisam pensar e identificar quais tecnologias e recursos podem atender às necessidades atuais na empresa e aquelas que virão em um futuro próximo.

Ao estabelecer esse mapa de orientação, tendo a transformação digital como um dos pontos fundamentais, é possível garantir a escalabilidade do negócio e, consequentemente, o alcance de resultados melhores.

5. Invista em soluções estratégicas e inteligentes

A utilização de ferramentas estratégicas e inteligentes tem aprimorado o fluxo de trabalho e permitido gerir com maior precisão os dados e escolher melhor as decisões que devem ser tomadas para decidir os rumos da empresa.

Por exemplo, por meio do Big Data ou Business Intelligence, é possível coletar e tratar os dados mais relevantes para o processo de decisão. Isso facilita que o gestor entenda melhor as demandas do cliente e o que precisa ser aperfeiçoado.

A transformação digital é constituída de tecnologia. No entanto, é preciso entender que seu papel não está centrado apenas em modernizar a empresa — ela também deve funcionar como uma área que agrega valor aos negócios, que seja capaz de trazer uma melhoria na experiência do usuário, dos funcionários e fornecedores e, principalmente, que contribua para a geração de ideias inovadoras.

A utilização de soluções tecnológicas tem colaborado para que empresas aumentem suas capacidades competitivas. Tal mudança tem transformado a maneira como gestores armazenam os documentos e lidam com os dados dos seus clientes.

Com a utilização de sistemas de gestão integrados, canais de comunicação diversificados e conexões cada vez mais rápidas entre clientes, fornecedores e demais envolvidos nos negócios, surge a necessidade de utilizar ferramentas que possam agregar maior segurança nas transações realizadas e, principalmente, nas informações trafegadas por meio de canais eletrônicos.

Uma medida que pode ser tomada de imediato e que ajudará o negócio a se tornar eficiente é o uso de Certificados Digitais. Por meio desse recurso, há um significativo ganho de tempo e uma consequente redução de custos. Isso porque, ao adotar a certificação digital, o empreendedor desburocratiza uma série de processos.

Transações eletrônicas e compartilhamento de dados no ambiente virtual passam a contar com uma assinatura digital, que nada mais é que um mecanismo eletrônico que utiliza de criptografia para cifrar e decifrar informações.

Por meio dessa identidade eletrônica, o usuário pode realizar a troca de documentos com o mais alto grau de segurança, já que a certificação digital garante a autenticidade, o sigilo e a integridade de todo o conteúdo transmitido pela internet.

Assim, documentos que trafegam eletronicamente, além de possuírem todos os requisitos fundamentais de segurança, também contam com o reconhecimento legal — o que significa que têm sua validade comprovada juridicamente.

É importante destacar que os Certificados Digitais precisam ser emitidos por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciado pela ICP-Brasil. Um Certificado Digital é uma poderosa arma contra possíveis fraudes ou ataques cibernéticos que estão ocorrendo com cada vez mais frequência.

6. Certificado Digital versus gestão de documentos

A grande vantagem da utilização de uma assinatura digital nos documentos é que a empresa se vê livre de toda a "papelada". No entanto, mais do que estruturar uma assinatura digital aos documentos, é investir na gestão dos dados e informações da empresa.

A gestão de documentos nas plataformas necessita de uma tecnologia apropriada a fim de que as informações documentais possam ser arquivadas de forma eficiente e segura. Esse é um processo mais do que necessário para buscar menos burocracia no gerenciamento dos documentos e no compartilhamento de dados que são importantes ao funcionamento dos negócios.

O uso de ferramentas que favoreçam o armazenamento, o acesso e o compartilhamento de informações contidas em documentos digitais facilita o trabalho de gestão e assegura a confiabilidade dos dados que estão sendo registrados. A certificação é uma importante instrumento que torna ágil o trabalho empresarial.

A certificação digital é a ferramenta que garante a integridade, autenticidade e confiabilidade do negócio. E para que esse método seja eficiente, é exigido das empresas o uso de ferramentas e tecnologias que capturem, armazenem, gerenciem, preservem e distribuam os documentos utilizados pela empresa — seja para processos internos ou a fim de assegurar o bom andamento de um empreendimento.

7. Sugira, teste, avalie e modifique

Depois de ter lido que a transformação digital é uma importante solução para o negócio (já que atua desde a simplificação e desburocratização da rotina até o aumento da satisfação de clientes, fornecedores, funcionários e demais envolvidos nos processos organizacionais), você deve estar se perguntando: mas como ser capaz de manter essa nova realidade na empresa?

A transformação digital implica em implementar um plano consistente a fim de avaliar e aplicar as novas tecnologias conforme a necessidade de ajuste e atualizações. Isso exige que as organizações saiam da zona de conforto, ou seja, já não existe mais espaço para planejamentos de longo prazo baseados em suposições.

O cenário de negócios ou o business-as-usual se torna volátil, incerto e complexo, e a velocidade com que as mudanças estão ocorrendo demandam que gestores estejam preparados constantemente para enfrentar novos desafios.

Será que meu modelo de negócio resistirá às novas mudanças? O que preciso fazer para transformá-lo e alterar a cultura da empresa, a fim de me reposicionar no mundo digital? Essas e tantas outras perguntas fazem parte da rotina de empresas, e as resposta são ainda mais desafiadoras.

Antes de qualquer ação, é preciso entender que é fundamental que a liderança da organização seja impulsionadora e aberta a mudanças — só assim para que uma transformação ocorra de fato. Se a ação for isolada, restrita a alguns setores ou unidades de negócios, não haverá desenvolvimento real.

A visão de mudança e de traçar uma estratégia digital deve engajar toda a organização. Processos digitais requerem tempo e energia, correções de rumos, fracassos, enfim, tudo isso faz parte.

No entanto, o gestor precisa quebrar paradigmas e rever velhos e antigos modelos de negócios. É fundamental que a transformação digital seja estruturada em um bom planejamento e constantemente acompanhada, de forma que possa ser avaliada e remodelada conforme as mudanças e necessidades de mercado. A inovação é a força motriz das empresas atuais, e resistir a essa nova demanda é sentenciar o próprio negócio ao fracasso.

Melhorar o desempenho e aumentar a produtividade são metas de qualquer empresa que deseja se estabelecer em um mercado cada vez mais volátil e heterogêneo. E a adoção da transformação digital ajuda nesse progresso, tornando os negócios inovadores e competitivos.

Entretanto, encarar os novos desafios não é uma questão tão simples. Afinal, toda mudança requer um nível de preparação que, muitas vezes, ainda está distante da realidade de algumas organizações.

Assim, a transformação digital é uma excelente forma de as empresas se organizarem e desenvolverem seus processos por meio do uso de ferramentas tecnológicas.

Ao alterar os métodos com os quais uma empresa realiza suas operações, a transformação digital a torna mais competitiva e eficiente. No entanto, toda essa mudança deve ser aplicada de maneira contínua e envolvendo todos os departamentos da organização.

Adotar a transformação digital vai impactar positivamente no desempenho, na agilidade da tomada de decisão e na satisfação dos funcionários e dos clientes. Estratégias digitais voltadas para a melhoria dos processos e expectativa dos consumidores fortalecem a imagem da empresa diante do mercado, levando produtos e/ou serviços inovadores.

Mais do que nunca,  empresas precisam se preparar para as mudanças e focar seus investimentos na capacitação do capital humano, em ferramentas que facilitem a rotina operacional e que resultem em uma maior produtividade.

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