O que é GFIP e quem precisa se preocupar com ela?

SEFIP, DIRF, RAIS, CAGED e uma série de outras obrigações acessórias fazem parte da rotina do departamento pessoal de empresas e de escritórios de contabilidade. E entre as obrigatoriedades que devem ser cumpridas pelas pessoas jurídicas se destaca a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social — GFIP.

A criação da GFIP proporcionou uma forma mais eficiente de recolhimento dos valores do FGTS, além de ter acrescentado informações úteis que comprovam e facilitam o acesso ao tempo de contribuição dos segurados.

Outra grande vantagem da GFIP é a desburocratização no atendimento da Previdência Social, uma vez que a entrega da obrigação passa a ser feita em meio magnético, por meio do SEFIP, programa que gera e imprime a guia.

Mas apesar de se tratar de uma exigência criada a mais de duas décadas, muitas empresas ainda não mantêm um controle eficaz quanto aos requisitos que envolvem a geração e o envio da GFIP, o que acaba acarretando multas, juros, retificações, pagamentos em duplicidade e retrabalho.

Pensando nisso, elaboramos esse conteúdo com as principais dúvidas que todo contador tem sobre a GFIP/SEFIP. Acompanhe!

O que é GFIP?

A Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social — GFIP surgiu em substituição à Guia de Recolhimento do FGTS — GRE.

A GFIP é um documento obrigatório para todos os empregadores (pessoas físicas e jurídicas) e aos contribuintes equiparados às empresas, que estão sujeitos ao recolhimento do FGTS, bem como as contribuições e/ou informações à Previdência Social.

É por meio do envio da GFIP que o INSS obtém as informações para a atualização do Cadastro Nacional de Informações Sociais “CNIS”. Ou seja, as empresas devem prestar ao órgão informações relacionadas aos fatos geradores de contribuições previdenciárias e outros dados que passam a compor a base de dados para fins de cálculos e concessão de benefícios previdenciários.

Entre as finalidades da GFIP se destacam:

• O recolhimento do FGTS dos empregados informados na GFIP;
• A prestação de informações destinadas ao FGTS e à Receita Federal;
• Formação do banco de dados do INSS para concessão de benefícios e realização dos cálculos previdenciários.

Quem deve entregar a GFIP?

Todas as pessoas físicas ou jurídicas que recolhem o FGTS ou prestam informações à Previdência Social sobre a remuneração dos seus empregados, vínculos empregatícios e movimentações de seus trabalhadores devem, obrigatoriamente, apresentar a GFIP.

Fique atento!

Mesmo que não haja recolhimento para o FGTS, é obrigatório a entrega do GFIP, que neste caso será declaratória. Neste caso, deverá conter todas as informações cadastrais e financeiras de interesse da Previdência Social.

Além disso, empresas inativas, inadimplentes ou sem movimento devem encaminhar a GFIP ao menos uma vez no ano, informando a situação em que se encontram, o que possibilita a atualização cadastral e a não geração de multas.

Empresas que não estão pagando seus encargos em dia devem, obrigatoriamente, entregar a GFIP. Neste caso, a empresa é considerada "inadimplente" pelo INSS, diferentemente de quem não entrega a declaração e, tampouco, paga os encargos, vista neste caso como "sonegadoras".

Via de regra, o INSS oferece duas opções ao contribuinte: ser inadimplente ou sonegador.

Onde fazer a entrega da GFIP?

A entrega da guia deverá ser realizada por meio da internet, pelo aplicativo SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social), disponibilizado pela Caixa Econômica Federal (CEF).

Os arquivos que são gerados pela SEFIP devem ser transmitidos, obrigatoriamente, no canal eletrônico Conectividade Social, também da CEF. O aplicativo permite gerar a GFIP, como também a Guia de Recolhimento da Previdência Social (GRPS).

De forma simplificada, para a transmissão do arquivo SEFIP, é obrigatório o uso do canal Conectividade Social, o que também exige a certificação digital da empresa ou do órgão responsável que a utiliza.

Fique atento!

Para estabelecimentos optantes pelo Simples Nacional, o uso do certificado digital é obrigatório levando-se em consideração o número de funcionários, conforme cronograma de implementação:

• Empresas com mais de 10 funcionários: até 31 de dezembro de 2015;
• Empresas com mais de 8 funcionários: a partir de 1º de janeiro de 2016;
• Empresas com mais de 5 funcionários: a partir de julho de 2016;
• Empresas com mais de 3 funcionários: a partir de 1º de janeiro de 2017.

No caso do Microempreendedor Individual e do empregador doméstico, as informações relativas ao empregado também deverão compor a GFIP, porém o uso do certificado digital é facultativo.

Qual o prazo de entrega?

A GFIP deve ser transmitida, obrigatoriamente, pelo canal Conectividade Social, devendo ser apresentada até:

• o dia 7 do mês subsequente àquele em que a remuneração foi paga ao trabalhador ou que tenha acontecido outro fato gerador referente à Previdência Social. Já no caso de envolver recolhimento do FGTS, deverá ser feito com antecedência mínima de 2 dias úteis da data de seu vencimento;
• até o dia 31 de janeiro do ano seguinte, o arquivo referente à competência 13 (13º salário), exclusivamente à Previdência Social.

No caso de não haver expediente bancário, a transmissão deverá ser feita no expediente bancário do dia útil anterior.

Qual a relação da GFIP com o FGTS?

Toda vez em que o contribuinte quita a GFIP, o sistema bancário gera imediatamente a informação ao sistema do FGTS e da Previdência Social. Ou seja, para o FGTS, a GFIP é um conjunto de informações composto pela Guia de Recolhimento do FGTS — GRF e pelo arquivo SEFIP. A GRF é gerada e impressa pelo SEFIP após a transmissão do arquivo SEFIPCR.SFP pelo Conectividade Social.

Entre os documentos gerados para o FGTS e que compõem a GFIP/SEFIP se destacam:

• Protocolo de Envio de Arquivos;
• Guia de Recolhimento do FGTS — GRF, gerada e impressa pelo SEFIP após a transmissão do arquivo SEFIP;
• Relação dos Trabalhadores Constantes do Arquivo SEFIP — RE;
• Relação de Estabelecimentos Centralizados — REC;
• Relação de Tomadores/Obras — RET;
• Confissão de não recolhimento de valores de FGTS e de Contribuição Social;
• Declaração de ausência de fato gerador para recolhimento FGTS;
• Comprovante de Solicitação de retificação para o FGTS;
• Comprovante de Solicitação de Exclusão.

E como funcionam as multas?

Para contribuintes que atrasarem a entrega da GFIP, a multa é de 2% sobre o valor total das contribuições informadas para o mês-calendário, não ultrapassando o total de 20%, nem os mínimos de R$ 200 para quando houver fator gerador, e de R$ 500 para GFIP com movimento.

Além disso, é importante considerar que o pagamento da multa pela não entrega da GFIP não anula a falta do documento, permanecendo o contribuinte impedido de obter a Certidão Negativa de Débito — CND, além de ter o nome incluído na Dívida Ativa da União.

Importante!

Contribuintes que foram autuados e fizerem o pagamento dentro de 30 dias depois de recebida a multa, recebem 50% de desconto no valor a ser pago. O parcelamento também é possível e pode ser feito diretamente no site. Caso o pedido seja feito até 30 dias após o recebimento da multa, o contribuinte consegue abater 40% de desconto no pagamento.

Quais os cuidados especiais na entrega da GFIP?

Fique atento aos seguintes pontos:

Informe todos os campos

O responsável por preencher a GFIP deve estar atento ao informar todos os trabalhadores da empresa no arquivo, sejam eles funcionários efetivos, aprendizes, contribuintes individuais, entre outros.

Preencha corretamente os dados cadastrais

Fique atento ao preenchimento dos dados cadastrais da empresa e pessoais dos trabalhadores, como o CNPJ, CEI, CPF, PIS, nome, endereço, razão social, e demais informações, o que evita problemas de erros, omissões ou mesmo atrasos na entrega.

Preste atenção no preenchimento

As informações declaradas no SEFIP sobre as bases salariais e os valores de contribuição dos trabalhadores são utilizadas para o cálculo do valor que deve ser recolhido para o FGTS e Previdência Social. Por isso, todo cuidado é pouco no processo de preenchimento. Qualquer erro nos dados informados resultará em recolhimentos inconsistentes, implicando, em muitos casos, na cobrança de multas e de juros.

Preste atenção às guias de recolhimento

Ao transmitir a SEFIP, o sistema vai gerar as guias de recolhimento do FGTS (GRF) e do INSS (GPS), que deverão ser quitadas conforme prazo do documento.

Faça a guarda dos documentos gerados

A grande vantagem da transmissão da GFIP pelo SEFIP é que o sistema gera um backup com os dados existentes no momento que antecede o fechamento. Por isso, é importante manter a guarda pelo prazo em que pode ser necessária a apresentação ou retificação à Previdência Social.

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