10 boas práticas no uso de e-mail corporativo!

O e-mail corporativo é muito importante como ferramenta de trabalho para gestores e funcionários de uma empresa. Esse instrumento traz vários benefícios e utilidades para uma organização, impulsionando a comunicação interna e, consequentemente, seu desenvolvimento.

Entretanto, no ambiente de trabalho, é sempre importante adotar ações que garantam mais segurança na troca de informações por meio desse canal. Por sua vez, a simples boa vontade e técnicas comuns, como não clicar em links suspeitos, não são suficientes.

Neste artigo, explicamos quais são as diferenças de um e-mail empresarial e de um pessoal, mostramos quais são as vantagens do primeiro e ainda listamos 10 boas práticas indispensáveis para fazer um uso eficiente do e-mail corporativo. Boa leitura!

Quais são as diferenças entre um e-mail corporativo e um pessoal?

O e-mail corporativo nada mais é do que um serviço próprio da empresa que utiliza um domicílio com seu nome em vez de sistemas gratuitos, como o Gmail do Google ou o Hotmail da Microsoft — os quais são mais voltados para e-mails pessoais.

Ao adotar esse tipo de serviço, cada colaborador tem seu próprio endereço, geralmente com seu nome ou sua função seguido do nome da empresa, por exemplo, “joão@nomedaempresa.com”. A organização ainda pode usar uma plataforma própria ou o Outlook para trocar as mensagens.

Nesse sentido, é relevante saber que isso traz uma ampla gama de vantagens para o negócio em comparação com o uso de e-mail pessoal no ambiente de trabalho. Entenda cada uma delas a seguir:

Credibilidade

A credibilidade consiste na transmissão de uma imagem melhor para parceiros, clientes, fornecedores e investidores. Isso ocorre pelo fato de que o domínio próprio traz mais seriedade, comprometimento e qualidade para a imagem da empresa, pois indica que a organização se preocupa com a sua comunicação.

Ao receber um e-mail de domínio próprio, o destinatário o abrirá sem precisar suspeitar que possa ser vírus, spam ou um terceiro agindo de má-fé. Isso também facilita a memorização do endereço, já que as pessoas deverão apenas lembrar do nome da companhia em vez do endereço de e-mail.

Organização

Ao ter um domínio que trata exclusivamente dos assuntos da empresa, a distribuição de informações se torna muito mais fácil e eficiente. Há empresas que oferecem domínios com mais funcionalidades e, até mesmo, possibilitam personalização. Com isso, torna-se viável buscar dados e arquivos com mais eficiência. A organização também alcança os funcionários, que utilizarão o e-mail exclusivamente para o trabalho.

Segurança e controle

O e-mail corporativo é propriedade da companhia, assim é preferível que as informações que nele circulam sejam acompanhadas de perto pelo gestor para garantir a boa imagem do negócio. O domínio próprio também possibilita a inserção de robustos e modernos sistemas de segurança contra vírus e invasão por hackers.

Uma forma de proteção eficiente consiste na criptografia de mensagem por certificado SSL — uma tecnologia que codifica a mensagem enviada, tornando-a ilegível para terceiros que interceptem os dados. Quando o e-mail chega ao destinatário, seu conteúdo é descriptografado e passa a ficar legível novamente.

Utilizar a assinatura digital aplicada no e-mail por um certificado digital também é uma proteção relevante. Ela garante a autenticidade e a validade jurídica da mensagem. Assim, o destinatário terá certeza de que sua mensagem é legítima e não foi alterada em trânsito.

Quais são as 10 melhores práticas que devem ser seguidas no uso do e-mail corporativo?

Crie um documento com orientações e regras de comportamento no trabalho que inclua boas práticas para o uso do e-mail corporativo. Tal ação pode ser feita tanto em formato digital, e ser enviada por e-mail, quanto em formato físico.

Isso é importante para garantir a eficiência e a segurança do e-mail, pois de nada adianta contratar o serviço se os benefícios não são aproveitados pelos colaboradores. Abaixo, confira 10 boas práticas para o uso do e-mail corporativo!

1. Verifique os limites de armazenamento

O e-mail corporativo utiliza um limite de espaço disponível no servidor. Quando o limite é atingido, não é possível o recebimento de outras mensagens até que a capacidade de espaço seja liberada.

Para evitar essa situação, o ideal é mover os e-mails importantes para um arquivo de dados no Outlook (.PST) e excluir periodicamente os e-mails que não são mais úteis. Esse cuidado deve ser tomado especialmente com as mensagens que possuem anexos muito grandes.

2. Realize backups constantemente

Para manter o espaço de armazenamento dentro dos limites, é bom fazer backups constantemente no computador da empresa ou em servidores destinados para esse fim. Outra dica é configurar um backup em tempo real da caixa postal, pois algumas mensagens podem ser deletadas acidentalmente.

3. Monitore o que os funcionários estão enviando

Também é importante gerenciar o uso apropriado do e-mail corporativo, pois ele é destinado exclusivamente aos assuntos da empresa e não é aconselhável que seja usado para fins pessoais ou de lazer.

O monitoramento periódico permite identificar a má utilização da ferramenta. Pode ser criada uma senha para o e-mail corporativo, bem como determinar horários para acessar o e-mail. Essas regras limitam o uso indiscriminado, reservando a ferramenta unicamente para troca de mensagens corporativas.

4. Use assinatura digital para os documentos

Para otimizar a segurança no e-mail corporativo, recomenda-se a utilização da assinatura digital. Em alguns casos, seu uso já é realmente obrigatório, e um Certificado de Atributo (CA) é exigido.

Ao enviar documentos assinados eletronicamente, não será possível que pessoas mal intencionadas adulterem ou acessem informações valiosas e sigilosas. O certificado digital se baseia na criptografia e na aplicação de chaves privadas que permitem a decodificação do texto.

A assinatura digital confere autenticidade e protege a integridade do documento. Dessa forma, o receptor terá certeza da identidade de quem enviou a mensagem e ficará seguro sobre tudo que está escrito.

Vale ressaltar que o certificado digital é um importante recurso para as empresas, trazendo mais segurança às transações remotas, reduzindo a burocracia e agilizando os processos. Na hora de compartilhar, os documentos assinados digitalmente só poderão ser lidos e utilizados pelos funcionários ou gestores aos quais se destinam, já que o acesso é restrito.

5. Releia a mensagem e confira o destinatário

A mensagem deve ser escrita e enviada com o menor número possível de erros ou de informações desencontradas. Por isso, é necessário reler todo o texto antes do envio e confirmar se está realmente inteligível para o destinatário.

É importante aplicar corretamente as regras gramaticais e ficar atento ao Novo Acordo Ortográfico. Pontue da forma certa, não abuse dos pontos de exclamação nem das vírgulas e evite os períodos longos, que dificultam a compreensão. Tenha cuidado também com a concordância verbal e nominal.

Uma boa solução é aplicar o princípio da escaneabilidade. Poucas pessoas terão paciência para ler uma mensagem via e-mail muito longa, sem separação entre os parágrafos e com palavras difíceis. Recomenda-se um texto compacto, com o máximo de 5 linhas por parágrafo (caso seja necessário enviar algo longo).

A escaneabilidade também sugere a utilização de sinais (setas, asteriscos e outros), de recursos gráficos como negrito e itálico em trechos importantes, além de listas e intertítulos para tornar a leitura mais fácil. O fundamental é que o texto passe a ideia principal de forma clara.

O destinatário é outro elemento relevante a ser observado antes do envio da mensagem. Tenha certeza de que ela está sendo direcionada para a pessoa certa. Mais uma vez, podemos ressaltar a importância da assinatura digital: com ela, quem recebe seus e-mails também terá a certeza de que foram enviados por você.

6. Evite anexar arquivos grandes ao e-mail corporativo

Os serviços de e-mail apresentam limites de tamanho tanto para as mensagens enviadas quanto para as recebidas. Anexar um número alto de arquivos ou com volume grande em um mesmo documento pode resultar em falhas no envio.

A solução é dividir os anexos em vários e-mails ou gerar links compartilhados (uma estratégia bem mais prática). Sempre que for viável, recomenda-se publicar o arquivo no FTP do domínio e enviar o link na mensagem para acesso às informações.

7. Evite spam e ative sua detecção

O envio simultâneo de uma única mensagem para muitas pessoas pode levá-la a ser classificada como spam. Nesse caso, o serviço de antispam pode incluir a mensagem enviada nas listas de bloqueio ou listas negras (blacklists).

O sistema antispam é eficiente, pois define alguns critérios e avalia as mensagens recebidas — atribui uma pontuação específica, baseada principalmente na frequência com que você recebe comunicados daquele remetente. Assim, o serviço os classifica como spam e direciona para uma pasta específica (que não é a caixa de entrada), na qual é possível acessá-los e analisá-los depois.

Se não quiser que e-mails de alguns remetentes sejam classificados como spam, é possível incluí-los na “lista branca”. Da mesma forma, você pode acrescentar alguns destinatários na “lista negra” e bloqueá-los.

Se sua empresa utiliza uma ferramenta adequada de e-mail marketing, procure sempre enviar conteúdo de valor para os destinatários. Também não é recomendável adquirir listas de terceiros.

8. Cuide da segurança

Cuide sempre da segurança do e-mail corporativo. Trata-se de um assunto amplo que engloba a aplicação de diferentes tecnologias, como ativação da caixa de spam e criação de senhas fortes. Além disso, duas tecnologias merecem atenção especial.

Assinatura digital

Como já mencionado, uma das melhores proteções é a assinatura digital. Esse tipo de assinatura não deve ser confundida com aquela incluída na mensagem de saída, que pode ser copiada por qualquer pessoa do e-mail. A mensagem é assinada digitalmente por um certificado digital, o qual é um instrumento moderno composto de um complexo sistema de segurança excepcionalmente difícil de ser falsificado.

A tecnologia permite que a mensagem seja criptografada ao destinatário, assim um terceiro de má-fé não conseguirá ler as mensagens que subtrair ilegalmente. Como se não bastasse, o certificado digital torna o e-mail dotado das seguintes qualidades:

• confidencialidade — garante o sigilo do conteúdo do e-mail pela cifragem de suas informações;

• autenticidade — para usar o certificado, é preciso utilizar uma chave pública e outra privada, sendo esta última de conhecimento exclusivo do proprietário. Por isso, é possível saber que o e-mail foi assinado por ele e não por um terceiro de má-fé;

• integridade — o conteúdo do e-mail não pode ser alterado por outros;

• não repúdio — o remetente não poderá negar o envio do e-mail, trazendo mais transparência à empresa e ao destinatário.

É importante lembrar que um certificado digital ICP-Brasil deve ser adquirido, pois isso garante que a ferramenta atende aos padrões e requisitos mínimos exigidos pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

TLS/SSL

O SSL é um sistema de segurança em que o computador identifica que o endereço é seguro. A tecnologia é instalada no servidor de e-mail e garante integridade e sigilo das informações pela criptografia de dados. Dessa forma, elas não podem ser lidas ou adulteradas por criminosos virtuais. Somente o destinatário terá acesso aos dados — existe, inclusive, o certificado digital SSL.

9. Evite uso corriqueiro de expressões de urgência

No momento de selecionar o assunto de cada e-mail, é recomendável evitar o uso excessivo de expressões como “importante” ou “urgente”, pois haverá o descrédito desses termos ao longo do tempo. Isso faz com que o leitor nem os considere urgentes, já que os termos são usados corriqueiramente.

Quando o informativo for de interesse comum, use o campo “CCO”, que significa “com cópia oculta”. Essa opção tem a finalidade de preservar os endereços de e-mail dos destinatários — caso algum deles queira responder a mensagem, ela irá apenas para o remetente.

No meio corporativo, essa regra deve ser seguida à risca, caso contrário, um funcionário poderá acabar divulgando o e-mail de todos os colaboradores sem permissão e por engano.

10. Use e-mail marketing com moderação

O e-mail marketing é uma ferramenta bastante vantajosa para as empresas que desejam engajar seus clientes e expandir seu público. Mas é preciso ter muito cuidado com o volume de mensagens enviadas: mensagens repetitivas de uma mesma empresa podem causar o efeito contrário e afastar os clientes.

Para isso, crie uma estratégia para os envios, com cronograma predeterminado e conteúdo selecionado. Comunique somente o que for necessário e de interesse de seus clientes, falando sobre produtos, promoções e vantagens.

Além disso, torne o conteúdo personalizado de acordo com o perfil do seu cliente, ou seja, altere a linguagem e o nível técnico utilizado, assim, a leitura será mais adequada ao seu público e as chances de engajamento aumentarão.

O e-mail corporativo é uma ferramenta essencial para a comunicação tanto em pequenas quanto em grandes empresas. Para otimizar o aproveitamento dos seus benefícios, é crucial que o gestor oriente seus colaboradores sobre as boas práticas de uso aqui explicadas.

Já faz uso dessas práticas no e-mail corporativo da sua empresa? Aproveite para compartilhar este post nas suas redes sociais e ajudar mais gestores a ter acesso às nossas recomendações!