Afinal, quem é obrigado a ter Certificado Digital?

O Certificado Digital é o documento eletrônico cada vez mais necessário, tanto para pessoas físicas quanto jurídicas. Na verdade, em alguns casos, ele é obrigatório, e sem ele não é possível efetivar determinadas operações.

Você sabe em quais ocasiões é necessário utilizá-lo? Leia o texto a seguir e descubra quais são as empresas e profissionais que precisam do Certificado Digital!

As funções e os tipos de Certificado Digital

O Certificado Digital é um arquivo eletrônico que funciona como uma assinatura digital para pessoas físicas e empresas. Isso significa que possui validade jurídica, conferindo autenticidade e integridade a diferentes documentos.

Entre os principais modelos de Certificados Digitais, podemos citar o e-CPF (pessoas físicas) e o e-CNPJ (para pessoas jurídicas). Além disso, existem determinadas finalidades, como o envio de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor (NFC-e)  e de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).

Há tipos diferentes de Certificado Digital, como o A1 (emitido no computador e tem validade de 1 ano) e o A3 (emitido em mídia, cartão ou token e pode ter validade variada, em sua maioria 3 anos). Eles apresentam formatos diversos, podendo ser disponibilizados em token, smart card ou em arquivo eletrônico para ser instalado no computador.

Além dos já citados, existem outros modelos. O tipo S é usado somente para oferecer sigilo ou criptografia de dados. Ou seja, nesse o Certificado Digital é utilizado para o envio ou o armazenamento dos documentos sem expor o conteúdo.

Já o tipo T, também chamado de timestamping, certifica o dia e a hora em que determinado documento eletrônico foi assinado, com identidade do autor.

Como obter um Certificado Digital

Antes de tudo, a pessoa (física ou jurídica) deve entender para que utilizará o Certificado, isso determinará o tipo do Certificado Digital e sua forma de armazenamento, entendo isso, deverá selecionar uma Autoridade Certificadora  credenciada para emissão deste documento eletrônico.

O ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação), órgão federal que rege a certificação digital no Brasil, determina que é obrigatória a validação presencial, onde o titular do certificado deverá estar presente em um dos postos de atendimento espalhados pelo Brasil, levando a documentação exigida, após validado, o Certificado Digital será imediatamente emitido. Algumas autoridades certificadora, disponibilizam o serviço de Delivery, onde um agente vai até o escritório do titular do certificado.

Os custos com esse documento variam, dependendo principalmente do tipo de certificado e de seu formato (token, smart card, instalado no computador), podendo variar entre R$ 173 e R$ 783.

A legislação e a certificação digital

Para algumas empresas, o uso do Certificado Digital é obrigatório por lei.

A legislação nacional que trata do assunto pertence à ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas), que tem como fundamento principal a Medida Provisória 2.200-2, de 24/08/2001. Foi essa providência que criou o sistema nacional de Certificação Digital da ICP-Brasil.

Essa legislação é complementada por resoluções definidas pelo Comitê Gestor e por Instruções Normativas determinadas pelo Diretor-Presidente do ITI.

Estas são as leis e normas que a pessoa deve conhecer para se inteirar mais sobre certificação digital:

• Medida Provisória;
• Decretos;
• Resoluções;
• Instruções Normativas;
• Portarias;​
• Glossário ICP-Brasil.

As empresas obrigadas ao uso do Certificado Digital

Todas as empresas que seguem os regimes tributários de Lucro Real ou Lucro Presumido estão obrigadas a emitir NF-e, necessitando, portanto, do Certificado Digital.

A nota fiscal é obrigatória nas operações de venda de produtos que estão sujeitas à incidência do ICMS, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços. O Certificado Digital e a autorização emitida pela Secretaria da Fazenda estadual garantem a validação da nota fiscal.

As empresas optantes pelo Lucro Presumido têm obrigação de emitir o Certificado Digital, pois a maior parte das declarações requeridas pela Receita Federal só pode ser efetuada por meio desse documento.

No caso das empresas optantes pelo Simples Nacional, antigamente não era obrigatório o uso do Certificado Digital. Mas, gradualmente, começou a ser exigida a utilização de tal solução.

Primeiramente, para as empresas do Supersimples com mais de 10 funcionários. Depois, para empresas com mais de 8 funcionários. Em seguida, para empresas com mais de 5 funcionários. E, finalmente, em janeiro de 2017, o Certificado Digital tornou-se obrigatório para as empresas do Simples com mais de 3 empregados.

Com o auxílio do certificado, as pessoas jurídicas podem enviar ao governo informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.

No caso do MEI (Microempreendedor Individual), em alguns estados não é imprescindível a emissão de NF-e. Se o MEI se dispuser a emitir Nota Fiscal Eletrônica, deverá verificar se existe a necessidade de inscrição estadual para tal e se isso é permitido no estado em que atua.

As consequências para empresas obrigadas que não usarem Certificado Digital

Se for obrigada, a pessoa jurídica que não utilizar o Certificado Digital ficará impedida de enviar as declarações das obrigações acessórias. Além disso, não poderá pagar os tributos exigidos por lei. A multa incidente é de 20% do tributo que não for declarado, sendo o valor mínimo correspondente a R$ 500,00.

No caso da emissão de notas fiscais eletrônicas, a multa será aplicada sobre o comprador — isso torna a conclusão de transações comerciais mais difícil para a empresa.

Uma empresa adotante do Simples Nacional, por exemplo, não poderá enviar informações por meio do documento chamado GFIP (que é o Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social) e do eSocial, ficando sujeita a sanções administrativas e multas.

A necessidade de usar o Certificado Digital

Além da obrigatoriedade definida por lei, é necessário considerar os benefícios que o Certificado Digital proporciona à pessoa que o usa, seja ela física ou jurídica:

• aumenta a credibilidade e a confiabilidade do emissor da mensagem ou da negociação;
• reduz custos (documentos eletrônicos com validade jurídica não precisam de reconhecimento de firma em cartório);
• diminui a burocracia;
• minimiza as chances de fraude dentro da empresa;
• proporciona maior privacidade e segurança nas transações eletrônicas.

O Certificado Digital pode ser usado em diferentes contextos. O governo federal adotou a certificação digital em diferentes iniciativas, como Receita Federal, PROUNI, SIPREV, Caixa Econômica, Programa Juros Zero, INPI, TISS, ComprasNet, INSS, SIDOF, Sistema Financeiro, SPB, SISCOMEX, CAGED e outros.

Muitas prefeituras e Secretarias da Fazenda estão implementando o Certificado Digital em aplicações de NF-e, SPED Fiscal, EFD, livros fiscais de entrada/saída, IPI, apuração do ICMS e inventários.

Outros contextos são:

• Sistema Judiciário: e-DOC, PJ-e, Homolognet, TRT (4ª Região), STJ, Diário da Justiça Online;
• Cartório Eletrônico: CRSEC, ofício eletrônico;
• Sistema de Saúde: TICS, CFM;
• Carteira de Identidade Profissional;
• correio eletrônico (e-mail);
• assinatura de documentos de forma eletrônica;
• micro e pequenas empresas;
• Simples Nacional / SIMEI;
• RAIS (Relação Anual de Informações Sociais);
• MTE CNES (Cadastro Nacional de Entidades Sindicais);
• carteirinha de estudante com Certificado Digital.

E então, descobriu se você é obrigado a ter certificação? Aproveite e entre em contato com a VALID Certificadora para tirar suas dúvidas e obter o Certificado Digital!