Certificado digital na declaração do IR: Guia completo!

Uma das opções que podem facilitar a vida do contribuinte é o uso do certificado digital na declaração do Imposto de Renda Pessoa Física.

De uso obrigatório para a maioria das empresas, o certificado digital passa a ser cada vez mais utilizado também por pessoas físicas. Elas podem contar com a tecnologia para acessar com segurança os ambientes virtuais, assinar documentos e contratos eletronicamente e ter acesso às funções e serviços online disponibilizados pela Receita Federal por meio do Portal e-CAC.

Se você quer entender melhor como funciona o uso do certificado digital na declaração do IR, como adquirir o seu e o passo a passo da Declaração Pré-preenchida, é só seguir a leitura!

Eu preciso declarar o Imposto de Renda?

Antes de falarmos do uso do certificado digital para facilitar a sua vida na declaração do Imposto de Renda, vamos dar uma breve passada pelos critérios atuais que delimitam a obrigatoriedade da declaração.

Você deve declarar o Imposto de Renda caso se enquadre em um ou mais dos seguintes critérios:

• recebeu no ano fiscal anterior rendimentos tributáveis acima de R$ 28.559,70;
• recebeu rendimentos não tributáveis ou tributados na fonte acima de R$ 40 mil (prêmios em loteria, heranças, doações);
• tem posses acima de R$ 300 mil (imóveis, joias, obras de arte);
• trabalhadores rurais que tiveram receita bruta acima de R$ 142.798,50.

É muito importante ressaltar que esses números podem sofrer alterações de um ano para o outro, então sempre confira os critérios diretamente no site da Receita Federal.

Como usar o certificado digital na declaração do Imposto de Renda?

Este documento possibilita a identificação de pessoas física e jurídicas em transações eletrônicas. O uso do certificado digital na entrega da declaração do Imposto de Renda contempla uma série de benefícios, como maior agilidade, redução de custos e mais segurança.

Com a assinatura digital, as informações e os documentos entregues têm validade jurídica, o que garante a integridade e a autenticidade do arquivo enviado.

Além disso, para quem usa certificado digital, a Receita Federal disponibiliza a Declaração Pré-preenchida. Como o próprio nome diz, ela já vem com alguns dados preenchidos, como rendimentos, deduções, bens e dívidas, e está disponível para download no Portal e-CAC.

Quem pode utilizar a Declaração Pré-preenchida?

Mas onde entra a certificação digital? Aí que está: a Receita Federal disponibiliza a chamada Declaração Pré-preenchida para quem possui um certificado digital ou cadastro no sistema unificado de sites do governo (GOV.BR).

O certificado digital dispensa autenticações e facilita a verificação de pendências por meio de um extrato, o que torna possível a correção imediata da declaração, sem precisar ser notificado para comparecer à Receita Federal. Todo o processo é realizado de forma fácil e prática.

O contribuinte pode acessar a base de dados com algumas informações do Imposto de Renda já preenchidas, como rendimentos, deduções, bens e dívidas. Vale destacar que o certificado digital tem validade, por isso atente ao prazo para que não ocorra nenhum problema na hora de declarar o Imposto de Renda.

É possível ainda consultar, por exemplo, documentos enviados nos anos anteriores e checar qual é a inconsistência de dados caso caia na malha fina. Assim, o contribuinte pode cruzar os dados do CPF e informar à Receita Federal antes mesmo de ser notificado.

Para quem deseja fazer uso da Declaração Pré-preenchida, também é necessário que a declaração do ano anterior do titular tenha sido enviada.

No caso de a declaração do ano-calendário anterior estar retida na malha fina ou ter sofrido alguma alteração, a opção de pré-preenchimento não é autorizada. Porém, se passou pela malha, mas saiu sem alterações, é possível usar a opção de preenchimento prévio.

Quem é obrigado a utilizar certificado digital?

Apesar de facilitar todo o processo de preenchimento e transmissão da declaração, o uso do certificado digital é opcional na maioria dos casos.

Vale destacar que são obrigados a utilizar o certificado digital no preenchimento da declaração do Imposto de Renda os contribuintes que receberam rendimentos tributáveis sujeitos ao ajuste anual — e cuja soma tenha sido superior a R$ 10 milhões.

Também estão sujeitos aqueles que realizaram pagamentos de rendimentos a pessoas jurídicas, quando representam dedução na declaração, em soma também superior a R$ 10 milhões.

Quais são os benefícios do certificado digital?

Com o advento da internet, soluções inovadoras foram criadas para problemas básicos da vida moderna, como o uso do certificado digital na declaração de Imposto de Renda Pessoa Física. Processos burocráticos têm se tornado cada vez mais simples graças à tecnologia.

Além deste, há uma grande variedade de benefícios que o certificado digital pode trazer, como os seguintes.

Redução de custos

Entre as vantagens do certificado digital, está a redução de custos com autenticações. Como ele permite que toda transação que exija validação jurídica seja realizada a distância, há uma série de inconvenientes e custos que são cortados do processo.

Enviar uma declaração de Imposto de Renda Pessoa Física, por exemplo, antigamente, era um processo que exigia bastante tempo, energia e gastos. Isso porque era necessário se locomover até o órgão responsável, scannear, imprimir e autenticar diversos documentos.

Dito isso, podemos afirmar que o certificado digital ajuda a reduzir custos, pois descarta a necessidade de uso de papel, impressões, locomoção e transporte (combustível ou custos com motoboys).

Segurança

Você sabia que a tecnologia por trás do certificado digital é, hoje, tão aceita quanto a tecnologia Blockchain, que está por trás dos tão falados NFTs (tokens não fungíveis)? Atualmente, ele tem uma grande aceitação pelo mercado em razão de sua acessibilidade e confiabilidade.

Isso significa que é possível realizar uma grande variedade de processos que necessitem de validação jurídica, remotamente, sem abrir mão da segurança, desde o envio da declaração de Imposto de Renda Pessoa Física até a assinatura de contratos.

Comodidade para armazenamento

O certificado digital oferece comodidades, como as citadas, porque pode ser armazenado no computador ou na mídia (smart card ou token), o que possibilita a transmissão remota das informações à Receita Federal.

No entanto, umas das grandes vantagens de quem possui certificado digital e utiliza na declaração do Imposto de Renda é a possibilidade de consultar as cinco últimas declarações. Os contribuintes que não possuem eCPF só podem consultar a declaração do último ano.

Envio remoto

Além da Declaração Pré-preenchida, quem é portador de um certificado digital também pode utilizar a modalidade da declaração on-line para preenchê-la diretamente em nuvem, sem precisar baixar o programa ou realizar qualquer tipo de atualização.

Em momentos de transformação digital e conexão em período integral, não há motivo para perder tempo pegando filas ou no trânsito, não é verdade? Basta contar com os benefícios da internet na hora de usar o certificado digital na declaração de Imposto de Renda Pessoa Física.

Validação jurídica

Como foi dito, existem muitas vantagens que extrapolam o âmbito da declaração da IR, como a assinatura digital de contratos com total validade jurídica, identificação digital em qualquer ambiente virtual, autenticação de comunicações e informações, acesso ao e-Social, emissão de Nota Fiscal Eletrônica, entre outros.

Retificação facilitada

O certificado digital pode ser utilizado tanto por quem declara pelo modelo completo quanto na opção simplificada. O documento é a melhor maneira de evitar e eliminar erros de digitação que muitas vezes levam à retenção da declaração na base da Receita Federal.

Além disso, garante a integridade, a autenticidade, a confidencialidade e o não repúdio de todas as operações realizadas no ambiente virtual. Portanto, é uma ferramenta indispensável para pessoas físicas e jurídicas.

Quais são os tipos de certificado digital?

Agora que você já entende a importância do certificado digital, veja quais são os diferentes modelos desse token que permite a validação de transações no ambiente digital:

• e-CPF — é a identidade digital voltada para as pessoas físicas, isto é, a versão virtual do CPF;
• e-CNPJ — é o modelo digital do CNPJ, ou seja, o documento de identificação de pessoas jurídicas;
• certificado digital modelo A1 — é um sistema que fica instalado no computador, ou smartphone, e pode ser usado para assinar documentos, validar transações e muito mais. Seu período de renovação é a cada 12 meses;
• certificado digital modelo A3 — é um dispositivo que contém uma mídia criptografada (token, cartão com chip, Nuvem ou USB) que deve ser conectada a um computador ou celular. Seu período de renovação é a cada 60 meses.

Esses certificados digitais têm diferentes custos.

Como saber qual certificado digital é o mais adequado?

Essa escolha não segue um padrão que pode ser aplicado a todos, porque cada certificado digital tem suas características e finalidades e é destinado para determinadas funções.

O que determina qual é o certificado digital mais adequado é a necessidade do interessado, ou seja, qual finalidade ele precisa atender. No caso do preenchimento da Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física, é o eCPF.

O eCPF é destinado para uso de pessoas físicas. O documento oferece validade jurídica para as operações realizadas eletronicamente, seja na área legal, fiscal ou financeira, o que identifica uma pessoa no mundo virtual de forma inegável e segura.

Entre as vantagens de quem tem um eCPF em relação à entrega do IR, destacam-se:

• acompanhamento do processamento da declaração;
• verificação das fontes pagadoras, o que evita a omissão de informações;
• obtenção da declaração do ano anterior de forma rápida, segura e fácil;
• correção da declaração on-line;
• eliminação de divergências das informações prestadas e declaradas com as fontes pagadoras.

Como adquirir o certificado digital?

Para usufruir das facilidades que o certificado digital oferece na hora de declarar o Imposto de Renda, é necessário entender algumas diferenças na hora de adquirir o seu.

Como comentamos, para fins de declaração de Imposto de Renda Pessoa Física, o certificado que você procura é o eCPF.

Você pode optar entre o modelo de certificado A1 (instalado direto no seu computador e com validade de 1 ano) e o modelo de certificado A3 (instalado em um hardware próprio, um cartão ou token criptográfico e com validade de 3 anos). Entre o modelo A3 também há o certificado armazenado em nuvem, que você pode utilizar no seu smartphone ou no computador.

Não se esqueça que seu certificado é válido para fins legais e garante essas facilidades se for emitido nos padrões da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e por uma Autoridade Certificadora homologada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação — esse é o caso da Valid Certificadora.

Como utilizar a Declaração Pré-preenchida?

Agora que você já tem uma noção muito mais ampla sobre o assunto, vamos à prática sobre como usar a Declaração Pré-preenchida? Veja um passo a passo simples a seguir.

Passo 1: Faça login com seu PIN

Com seu certificado digital e-CPF instalado no seu dispositivo ou conectado via token ou cartão criptográfico, acesse o Portal e-CAC.

Na parte direita da tela você verá uma caixa com a frase “Se você já possui certificado digital, clique na imagem abaixo”. Clique no ícone “Certificado Digital” e faça o login utilizando seu PIN.

Passo 2: Preencha as informações

Na tela seguinte, clique no botão para “Declarações e Demonstrativos” e, em seguida, em “Meu imposto de renda”.

Agora, no campo Declaração, clique em “Preencher declaração online” e selecione o ano. Clique no sinal de “+” ao lado do ano escolhido e aparecerá a opção “Importar Declaração Pré-preenchida”.

Passo 3: Revise os dados, antes de enviar a declaração

Agora é só revisar a Declaração Pré-preenchida e, se necessário, fazer as alterações, como despesas e deduções.

Outra opção é usar o próprio software para declaração disponibilizado pela Receita Federal. Nesse caso, você deverá baixar a Declaração Pré-preenchida pelo Portal e-CAC e seguir os passos:

• após logar no Portal e-CAC normalmente, vá até “Declarações e demonstrativos”;
• vá agora até o ícone “Meu Imposto de Renda (Extrato da DIRPF)” no menu seguinte e, em seguida, clique em “Baixar Declaração Pré-preenchida”;
• na tela seguinte, clique em “Recuperar” e, no canto superior direito, você verá o botão para baixar o arquivo;
• no programa da Receita, você verá a opção “Importar Declaração Pré-preenchida” no menu principal. Agora é só criar um palavra-chave, uma pergunta secreta, sua resposta e selecionar a sua Declaração Pré-preenchida para ser importada.

O sininho de notificações na parte superior esquerda da tela indicará as alterações, revisões e correções necessárias. Assim, você pode enviar sua Declaração Pré-Preenchida de maneira muito rápida, prática e segura.

Como você pôde ver, o uso do certificado digital na declaração de Imposto de Renda Pessoa Física pode ser muito vantajoso. Qualquer pessoa que pretenda manter suas obrigações tributárias em conformidade com os órgãos fiscalizadores pode contar com o auxílio da tecnologia e os benefícios que a transformação digital pode oferecer.

Então, dúvidas esclarecidas? Se você gostou de aprender mais sobre as facilidades de fazer a declaração do Imposto de Renda, a partir do seu certificado digital, ou se tem alguma questão que gostaria de abordar sobre o assunto, comente neste post!