5 dicas para simplificar a emissão de certificados de cursos

Instituições que oferecem cursos, palestras, seminários e workshops precisam emitir certificados para conferir maior autenticidade ao conteúdo, garantir a participação do usuário e também validar a carga horária. Por isso, é recomendável adotar algumas práticas a fim de facilitar o envio desses documentos.

Quanto mais prontidão os participantes tiverem para acessá-los, mais a empresa organizadora de eventos é capaz de agradar e ampliar seu público.

A seguir, veja em quais ocasiões é aconselhável a emissão de certificados e confira dicas para tornar esse procedimento mais prático!

Ocasiões indicadas

São muitas as ocasiões em que a emissão de certificados é recomendada: desde minicursos e palestras até cursos de graduação presenciais ou a distância (EAD), como forma de confirmar a presença dos participantes e comprovar a ementa do que foi apresentado.

Além disso, são úteis para atestar cargas horárias extras solicitadas pelas universidades, para candidaturas a vagas de trabalho e para agregar valor ao currículo. Em um mercado concorrido, no qual se exige cada vez mais capacitações profissionais, esses documentos são um grande diferencial.

Mas é fundamental enquadrá-los bem, de acordo com o tipo do curso (como superior, técnico, tecnológico, licenciatura, bacharelado, profissionalizante) e a modalidade (como presencial e online), a fim de incluir as informações necessárias aos participantes.

Confira agora algumas maneiras de facilitar o procedimento.

1. Padronize os certificados na prestadora de serviço

É importante que a empresa padronize o documento que emite, adotando um layout personalizado, com logo específico, fontes iguais e os mesmos elementos em geral. A regra deve ser ainda mais evidente para certificados de categorias semelhantes de cursos ou para as palestras.

Apenas pequenas particularidades devem ser implementadas de acordo com os serviços oferecidos, facilitando o processo de edição e de impressão do arquivo. O ideal é criar arquivos-chave e salvá-los no computador. A partir deles, todos os modelos da empresa podem ser desenvolvidos.

Adotando um sistema eficaz de padronização, a emissão de certificados será mais fácil e rápida. Isso satisfaz o usuário, que não precisa aguardar muito tempo após a conclusão do evento para receber o documento. Auxilia também a rotina da empresa, que poupa tempo com a constante elaboração de arquivos.

2. Providencie envio automático

Outra forma de otimizar a emissão de certificados é utilizar os recursos digitais para envio automático ao participante, por e-mail ou outro canal de comunicação. É uma alternativa que otimiza tempo e é sustentável, colaborando com a preservação do meio ambiente.

Embora esse processo também possa ser realizado de forma física, usando os Correios ou entrega domiciliar, nesse caso o prazo será mais longo — especialmente se precisar de agendamento, ou se for necessário ter um porteiro ou alguém responsável pelo recebimento.

Embora o e-mail seja a ferramenta digital mais segura, lembre-se de que podem ser usados os serviços de mensagem via Facebook ou WhatsApp, além de plataformas como LinkedIn e até blogs.

Outra possibilidade recomendada é deixar uma página no site destinada somente ao assunto. Assim, munido de login e senha, o aluno poderá acessar o espaço quando quiser, salvar ou apenas visualizar seu documento diretamente do portal da empresa.

3. Permita a opção de impressão

Vale a pena incluir a opção de o próprio participante imprimir seu certificado quando e onde quiser, proporcionando comodidade e evitando custos com deslocamento.

Atualmente, os cursos online costumam deixar o material disponível na plataforma para o aluno acessar quando puder. O mesmo procedimento pode ser feito com os certificados.

Essa é uma solução que, sem dúvida, agiliza a emissão dos certificados e diplomas aumentando a eficiência no processo de emissão, agregando mais valor aos serviços da empresa organizadora dos cursos ou palestras.

4. Adote o Certificado de Atributos

O Certificado de Atributos (CA) é um documento digital cuja finalidade é comprovar a qualificação dos indivíduos.

Serve para garantir a autenticidade e a segurança nos processos usados pela empresa e atesta que o participante está qualificado para atuar nas habilidades citadas, incluindo o direito de acessar determinados ambientes físicos e eletrônicos.

Por meio do CA, é possível ainda acrescentar a atribuição à assinatura digital, um recurso que será explicado a seguir.

5. Fique atento aos dados que devem constar no certificado

Independentemente de o certificado ser impresso ou digital, é bem conveniente que quem desejar emitir o comprovante de curso ou palestra fique atento à precisão do que vai constar nele.

Isso porque existem dados essenciais do participante ou aluno, os quais devem constar no documento, a fim de evidenciar de forma adequada que a pessoa participou do evento. É claro que aqueles dados podem variar de documento para documento, mas é necessário avaliar um rol que inclui dados como:

• Nome da instituição;
• Nome do curso;
• Nome do aluno;
• Data em que o curso foi realizado;
• Carga horária;
• Cidade onde está localizada a instituição organizadora ou onde mora a pessoa responsável por assinar o certificado;
• Data em que foi emitido o certificado;
• Assinatura do responsável pelo curso ou pela instituição;
• Assinatura do aluno.

Outras informações podem ser colocadas, caso sejam necessárias para o aluno ou para a empresa. São elas: CNPJ da instituição; o nome do professor; a lei que rege o curso; o site da instituição e outras coisas.

6. Digitalize a assinatura ou use assinatura digital

Hoje, já é possível assinar documentos por um meio digital, utilizando uma mesa digitalizadora ou aproveitando um papel que será submetido mais adiante à digitalização. Contudo, é importante assinalar que essa assinatura não apresenta validade jurídica.

Já a assinatura digital não só traz validade jurídica, mas também é usada por instituições renomadas, como a USP (Universidade de São Paulo) e a UnB (Universidade de Brasília), para a emissão de diplomas eletrônicos.

É importante ressaltar que o certificado de conclusão de curso com assinatura digital é perfeitamente reconhecido pelo MEC, e tem validade em âmbito nacional.

E você, já tem sua assinatura digital? O que pensa sobre a emissão de certificados eletrônicos? É uma maneira bem segura de enviar e solicitar informações sigilosas, certo? Informe-se sobre o assunto e conheça os serviços da plataforma de diploma digital da VALID Certificadora, a e-Diploma!