6 dicas para uma gestão documental eficiente em seu negócio!
A gestão documental é essencial para empresas que buscam mais organização, segurança e conformidade legal. Sem um processo bem estruturado, documentos podem se perder, gerar retrabalho e até colocar o negócio em risco.
Se sua empresa enfrenta dificuldades na administração de arquivos e informações, siga essas 6 dicas para otimizar sua gestão documental e garantir mais eficiência no dia a dia!
1. Digitalize e armazene documentos na nuvem
A digitalização é o primeiro passo para uma gestão documental eficiente. Manter arquivos físicos pode ser arriscado e ocupar muito espaço, além de ser custoso e dificultar o acesso rápido a informações. Com a digitalização, você:
✅ Reduz o risco de extravio de documentos físicos
✅ Garante fácil acesso a qualquer momento e de qualquer lugar
✅ Melhora a segurança das informações
Para garantir ainda mais segurança no acesso e na assinatura de documentos digitais, sua empresa pode contar com o VIDaaS – Certificado Digital em Nuvem da V/Cert.
Com ele, você assina documentos eletrônicos com validade jurídica e sem precisar de um token ou cartão físico, acessando tudo diretamente pelo celular ou computador!
2. Utilize um sistema de gestão documental (GED)
Um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED) centraliza arquivos, permitindo controle de versões, organização eficiente e maior segurança. Entre os benefícios estão:
✔️ Classificação automática de documentos por categorias
✔️ Controle de acesso e permissões para diferentes usuários
✔️ Rastreamento de versões e auditorias
Com um bom GED, sua equipe economiza tempo na busca por arquivos e reduz riscos de perda ou acesso indevido.
3. Defina um fluxo de armazenamento e descarte
Ter um processo bem definido para armazenamento e descarte de documentos evita acúmulo desnecessário e mantém a organização. Algumas práticas recomendadas são:
📌 Criar categorias claras para os arquivos (financeiros, jurídicos, operacionais etc.)
📌 Definir um período para armazenamento conforme as exigências legais
📌 Adotar um descarte seguro para documentos sensíveis, garantindo conformidade com a LGPD
4. Implemente assinaturas digitais
A assinatura digital facilita a gestão documental ao eliminar a necessidade de impressões e assinaturas físicas. Com ela, sua empresa ganha:
✍️ Maior agilidade na formalização de contratos e documentos
🔒 Segurança e validade jurídica garantidas
📉 Redução de custos com papel, impressão, transporte e armazenamento
Na V/Cert, oferecemos Certificados Digitais e Assinatura Digital Qualificada, garantindo total segurança e validade jurídica.
5. Garanta a conformidade com a LGPD e outras normas
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) impõe regras rigorosas sobre a manipulação de informações sensíveis. Para evitar problemas legais, adote práticas como:
✅ Armazene dados de forma segura, com criptografia quando necessário
✅ Controle acessos, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam visualizar certos documentos
✅ Estabeleça um plano de resposta a incidentes para proteger informações sigilosas
Isso protege sua empresa contra multas e problemas legais.
6. Faça backups regularmente
A perda de documentos pode gerar grandes prejuízos financeiros e operacionais. Para evitar riscos, crie uma rotina de backups automáticos e armazene cópias em locais seguros, como:
🖥️ Servidores internos ou externos confiáveis
☁️ Soluções de armazenamento em nuvem
💾 Dispositivos físicos, como HDs externos (para redundância)
Com backups regulares, sua empresa garante que informações críticas nunca sejam perdidas.
Conclusão
A gestão documental eficiente reduz custos, melhora a produtividade e aumenta a segurança das informações da sua empresa. Com a digitalização, uso de GED, assinaturas digitais e boas práticas de armazenamento e descarte, seu negócio ganha mais controle e evita problemas com auditorias e legislação.
Quer otimizar ainda mais a gestão documental da sua empresa? Conheça as soluções de Certificação Digital da V/Cert e assine documentos eletronicamente com segurança e validade jurídica
