O que é GFIP e quem precisa entregá-la?

SEFIP, DIRF, RAIS, CAGED e uma série de outras obrigações acessórias fazem parte da rotina do departamento pessoal de empresas e de escritórios de contabilidade. E entre as obrigatoriedades que devem ser cumpridas pelas pessoas jurídicas se destaca a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social — GFIP.

A criação da GFIP proporcionou uma forma mais eficiente de recolhimento dos valores do FGTS, além de ter acrescentado informações úteis que comprovam e facilitam o acesso ao tempo de contribuição dos segurados.

Outra grande vantagem da GFIP é a desburocratização no atendimento da Previdência Social, uma vez que a entrega da obrigação passa a ser feita em meio magnético, pelo SEFIP, programa que gera e imprime a guia.

Mas apesar de se tratar de uma exigência criada a mais de duas décadas, muitas empresas ainda não mantêm um controle eficaz quanto aos requisitos que envolvem a geração e o envio da GFIP. Isso acaba acarretando multas, juros, retificações, pagamentos em duplicidade e retrabalho.

Pensando nisso, elaboramos este conteúdo com as principais dúvidas que todo contador tem sobre a GFIP/SEFIP, aqui falamos o que é GFIP, quem precisa entregá-la, as principais informações necessárias para que o MEI se mantenha regularizado, onde entregar a GFIP e mais! Acompanhe a leitura!

GFIP: o que é, qual é sua função e importância?

A Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP) surgiu em substituição à antiga Guia de Recolhimento do FGTS (FGTS-GRE) no ano de 1999. A mudança foi feita para que o documento trouxesse novos dados de interesse da Previdência Social.

A GFIP é um documento obrigatório para todos os empregadores (pessoas físicas e jurídicas) e aos contribuintes equiparados às empresas. Estes estão sujeitos ao recolhimento do FGTS, bem como as contribuições e/ou informações à Previdência Social.

É por meio do envio da GFIP que o INSS obtém as informações para a atualização do Cadastro Nacional de Informações Sociais “CNIS”. Ou seja, as empresas devem prestar ao órgão informações relacionadas aos fatos geradores de contribuições previdenciárias e outros dados que passam a compor a base de dados para fins de cálculos e concessão de benefícios previdenciários.

Entre as finalidades da GFIP se destacam:

• o recolhimento do FGTS dos empregados informados na GFIP;
• a prestação de informações destinadas ao FGTS e à Receita Federal;
• a formação do banco de dados do INSS para concessão de benefícios e realização dos cálculos previdenciários.

Quem deve entregar a GFIP?

Todas as pessoas, físicas ou jurídicas, que recolhem o FGTS ou prestam informações à Previdência Social sobre a remuneração dos seus empregados, vínculos empregatícios e movimentações de seus trabalhadores devem, obrigatoriamente, apresentar a GFIP. Entenda.

Fique atento!

Mesmo que não haja recolhimento para o FGTS, é obrigatório a entrega da GFIP, que nesse caso será declaratória. Neste caso, deverá conter todas as informações cadastrais e financeiras de interesse da Previdência Social.

Além disso, empresas inativas, inadimplentes ou sem movimento devem encaminhar a GFIP ao menos uma vez no ano, informando a situação em que se encontram, o que possibilita a atualização cadastral e a não geração de multas.

Empresas que não estão pagando seus encargos em dia devem, obrigatoriamente, entregar a GFIP. Nesse caso, a empresa é considerada “inadimplente” pelo INSS, diferente de quem não entrega a declaração e, tampouco, paga os encargos, vista neste caso como “sonegadoras”.

Via de regra, o INSS oferece duas opções ao contribuinte: ser inadimplente ou sonegador.

MEI sem funcionário é obrigado a entregar a GFIP mensalmente?

A reposta é não. Aqueles que constituíram pessoa jurídica na forma de Microempreendedor Individual (MEI) que não contrataram nenhum colaborador formalmente (assinando carteira) estão dispensados de fazer a entrega mensal da GFIP.

Isso significa que eles podem obter a Certidão de Regularidade Fiscal junto ao FGTS, que é expedida normalmente pela Caixa Econômica Federal (CEF). Essa permissão está prevista no inciso III do artigo 108 da Resolução CGSN n.º 140/8, publicada pela Receita Federal do Brasil (RFB).

Como fazer a entrega sendo MEI com funcionário?

O MEI pode contratar um único funcionário que receba até um salário mínimo ou piso salarial de sua categoria profissional, se for determinado por lei ou convenção coletiva de trabalho. O custo da contratação será de 11% do salário pago.

Nesse caso ele é obrigado a fazer o recolhimento mensal do FGTS, preencher e entregar a GFIP à Caixa Econômica Federal até o dia 7 do próximo mês. No caso que a GFIP tenha apenas dados referentes ao 13º salário, a entrega é até o dia 31 de janeiro do ano seguinte.

Esse tipo de empreendedor deve seguir as instruções da ADE Codac n.º 49/09 e n.º 21/12. Na prática, o MEI gera a GFIP por meio do sistema denominado Conectividade Social da CEF.

Primeiro, o usuário deve baixar o programa do gerador de Certificado Digital no portal da Conectividade da Caixa e seguir as instruções apresentadas. Ele gerará uma certificação que pode ser salvo em um pen drive formatado. Com isso, o MEI terá o que é chamado de Chave PRI e poderá enviar a GFIP pelo programa.

Conforme a legislação, o MEI deverá preencher os campos da seguinte forma:

• SIMPLES: não optante;
• outra entidade: 0000;
• alíquota RAT: 0%;
• código GP: 2100;
• período de início e fim da compensação: mesmo mês (competência) da GFIP;
• valor da compensação: colocar valor de 17% sobre a remuneração paga.

Penalidades

Se o MEI não entregar a GFIP dentro do prazo, deixar de enviá-la ou apresentá-la com erros e omissões, ele pode pagar uma multa de 2% sobre as contribuições até um máximo de 20% — mesmo que elas tenham sido pagas.

Outra pena é a impossibilidade de emitir Certidão de Débitos de Tributos Federais e Dívida Ativa da União, o que dificulta obtenção de empréstimo e negociações do MEI.

Onde fazer a entrega da GFIP?

A entrega da guia deverá ser realizada pela internet, no aplicativo SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social), disponibilizado pela CEF.

Os arquivos que são gerados pela SEFIP devem ser transmitidos, obrigatoriamente, ao canal eletrônico Conectividade Social, também da CEF. O aplicativo permite gerar a GFIP, como também a Guia de Recolhimento da Previdência Social (GRPS).

De forma simplificada, para a transmissão do arquivo SEFIP, é obrigatório o uso do canal Conectividade Social, o que também exige a certificação digital da empresa ou do órgão responsável que a utiliza.

Fique atento!

Para estabelecimentos optantes pelo Simples Nacional, o uso do certificado digital é obrigatório levando-se em consideração o número de funcionários, conforme cronograma de implementação:

• empresas com mais de 10 funcionários: até 31 de dezembro de 2015;
• empresas com mais de 8 funcionários: a partir de 1º de janeiro de 2016;
• empresas com mais de 5 funcionários: a partir de julho de 2016;
• empresas com mais de 3 funcionários: a partir de 1º de janeiro de 2017.

No caso do Microempreendedor Individual e do empregador doméstico, as informações relativas ao empregado também deverão compor a GFIP, porém o uso do certificado digital é facultativo.

Qual o prazo de entrega?

A GFIP deve ser transmitida, obrigatoriamente, pelo canal Conectividade Social e ser apresentada até:

• o dia 7 do mês subsequente àquele em que a remuneração foi paga ao trabalhador ou que tenha acontecido outro fato gerador referente à Previdência Social. Já no caso de envolver recolhimento do FGTS, deverá ser feito com antecedência mínima de 2 dias úteis da data de seu vencimento;
• até o dia 31 de janeiro do ano seguinte, o arquivo referente à competência 13 (13º salário), exclusivamente à Previdência Social.

No caso de não haver expediente bancário, a transmissão deverá ser feita no expediente bancário do dia útil anterior.

Como se dá a elaboração da GFIP sem movimento?

A GFIP sem movimento é enviada quando não há informações relativas ao FGTS no mês, ou seja, não houve registro de empregado ou não foi paga a remuneração. Nessa hipótese, o documento deve ser entregue à opção “Ausência de Fato Gerador Código 115”, indicando falta de movimentação.

Outras instruções sobre esse tipo de envio da GFIP estão previstas no Item 5 do Capítulo I do Manual de GFIP/SEFIP para Usuários do SEFIP 8.4, publicado em janeiro de 2020 pela Caixa.

Qual a relação da GFIP com o FGTS?

Toda vez em que o contribuinte quita a GFIP, o sistema bancário gera imediatamente a informação ao sistema do FGTS e da Previdência Social. Ou seja, para o FGTS, a GFIP é um conjunto de informações composto pela Guia de Recolhimento do FGTS — GRF e pelo arquivo SEFIP. A GRF é gerada e impressa pelo SEFIP após a transmissão do arquivo SEFIPCR.SFP pelo Conectividade Social.

Entre os documentos gerados para o FGTS e que compõem a GFIP/SEFIP se destacam:

• Protocolo de Envio de Arquivos;
• Guia de Recolhimento do FGTS — GRF, gerada e impressa pelo SEFIP após a transmissão do arquivo SEFIP;
• Relação dos Trabalhadores Constantes do Arquivo SEFIP — RE;
• Relação de Estabelecimentos Centralizados — REC;
• Relação de Tomadores/Obras — RET;
• Confissão de não recolhimento de valores de FGTS e de Contribuição Social;
• Declaração de ausência de fato gerador para recolhimento FGTS;
• Comprovante de Solicitação de Retificação para o FGTS;
• Comprovante de Solicitação de Exclusão.

E como funcionam as multas?

Para contribuintes que atrasarem a entrega da GFIP, a multa é de 2% sobre o valor total das contribuições informadas para o mês-calendário. Tais contribuições não devem ultrapassar o total de 20%, nem o mínimo de R$ 200 para quando houver fator gerador, e de R$ 500 para GFIP com movimento.

É importante também considerar que o pagamento da multa pela não entrega da GFIP não anula a falta do documento, permanecendo o contribuinte impedido de obter a Certidão Negativa de Débito — CND, além de ter o nome incluído na Dívida Ativa da União.

Importante!

Contribuintes que foram autuados e fizerem o pagamento dentro de 30 dias depois de recebida a multa têm 50% de desconto no valor a ser pago. O parcelamento também é possível e pode ser feito diretamente no site. Caso o pedido seja feito até 30 dias depois, o contribuinte consegue abater 40% de desconto no pagamento.

Quais os cuidados especiais na entrega da GFIP?

Sobre a entrega da GFIP, fique atento aos pontos que destacamos nos tópicos a seguir.

Informe todos os campos

O responsável por preencher a GFIP deve estar atento ao informar todos os trabalhadores da empresa no arquivo, sejam eles funcionários efetivos, aprendizes, contribuintes individuais, entre outros.

Preencha corretamente os dados cadastrais

Fique atento ao preenchimento dos dados cadastrais da empresa e pessoais dos trabalhadores, como o CNPJ, CEI, CPF, PIS, nome, endereço, razão social e demais informações, o que evita erros, omissões ou mesmo atrasos na entrega.

Preste atenção no preenchimento

As informações declaradas no SEFIP sobre as bases salariais e os valores de contribuição dos trabalhadores são utilizadas para o cálculo do valor que deve ser recolhido para o FGTS e Previdência Social.

Por isso, todo cuidado é pouco no processo de preenchimento. Qualquer erro nos dados informados resultará em recolhimentos inconsistentes, implicando, em muitos casos, na cobrança de multas e de juros.

Preste atenção às guias de recolhimento

Ao transmitir a SEFIP, o sistema vai gerar as guias de recolhimento do FGTS (GRF) e do INSS (GPS), que deverão ser quitadas conforme o prazo e a data do documento.

Faça a guarda dos documentos gerados

A grande vantagem da transmissão da GFIP pelo SEFIP é que o sistema gera um backup com os dados existentes no momento que antecede o fechamento. Por isso, é importante manter a guarda pelo prazo, pois pode ser necessária a apresentação ou retificação à Previdência Social.

Muitos empreendedores têm dúvidas sobre o que é GFIP e quem precisa entregá-la e este artigo traz as principais informações sobre o assunto. É importante lembrar de sempre se manter regularizado, seja MEI ou gestor de qualquer tipo de empresa, para garantir todos os benefícios e incentivos fiscais.

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