Emissão de procuração eletrônica com certificado digital: passo a passo!

A certificação digital é uma das maiores inovações em uso na Receita Federal, além de ser uma clara investida da instituição na modernização de seus processos. Hoje em dia, além da utilização do CPF e do CNPJ para acessar e enviar informações no site do órgão, é possível fazer a emissão de procuração eletrônica digital utilizando certificados.

Há inúmeras vantagens para o empreendedor em emitir procuração em seu nome, pois isso agiliza suas tarefas de rotina, delegando para representantes a resolução de determinados negócios da empresa. Dessa maneira, é possível ganhar tempo e reduzir a burocracia, tão recorrente nas atividades fora do ambiente virtual.

Veja a seguir como fazer a emissão de procuração eletrônica passo a passo!

As utilidades e a validade da procuração eletrônica

A procuração eletrônica facilita a vida de pessoas físicas e, principalmente, de donos de empresas. Com ela, é possível realizar algumas operações sem que seja necessário estar presente na empresa. A procuração eletrônica — assim como as físicas registradas em cartório — concedem uma série de poderes para o detentor.

Com a procuração eletrônica, o representante poderá realizar atividades como:

• fechar acordos;
• assinar documentos;
• representar a empresa diante dos órgãos públicos;
• fazer contratações.

Outra vantagem é que todas essas atividades podem ser efetuadas rapidamente, sem descumprir o espaço de tempo predeterminado. Além disso, outro grande benefício é a facilidade de cumprir com obrigações acessórias.

Algumas, tais como envio de SPED e outros demonstrativos, precisam ser assinadas com certificado digital do responsável legal pela empresa. Entretanto, nem sempre o certificado dele está disponível livremente para os colaboradores. Assim, pode ser emitida uma procuração com esses poderes para facilitar o envio desse processo.

A procuração eletrônica tem validade de 5 anos a contar da data de emissão — a não ser que seja fixado um período inferior pelo outorgante, sendo vedado o substabelecimento (ou seja, o procurador não pode transferir seus poderes a um terceiro).

Os pontos a considerar sobre a procuração eletrônica com certificado digital

Existem alguns pontos importantes que devem ser considerados em relação à procuração eletrônica:

• pode ser usada somente para os serviços específicos que foram discriminados pelo emitente no momento do cadastramento, sendo peculiar a cada serviço autorizado;
• ela é estabelecida de um outorgante para um outorgado (em relação a empresas, a procuração serve também para suas filiais);
• certificados digitais são intransferíveis, podendo ser usados unicamente pelos titulares — por isso, não se deve compartilhar certificado digital, pois é como fornecer a senha de seu cartão para outras pessoas;
• é possível consultar as procurações eletrônicas já cadastradas e cancelar aquelas que não são mais de seu interesse;
• ela só é emitida pelo aplicativo disponível no site da Receita Federal do Brasil (RFB) e, obrigatoriamente, conterá a hora, a data de emissão e o código de controle que será usado em processo de validação na unidade de atendimento da Receita Federal;
• ela pode ser feita de duas formas: procuração para a Receita Federal e procuração eletrônica para o Portal e-CAC com certificado digital.

A procuração para a Receita Federal

O outorgante deve acessar o site da Receita Federal na área de “Senhas e Procurações” e clicar no tipo de serviço que deseja para criar a procuração. A procuração será impressa, assinada pelo outorgante diante de um funcionário da Receita ou com firma reconhecida em cartório.

Ela vai ser entregue em, no máximo, 30 dias, junto a cópias autenticadas dos documentos de identificação das partes (outorgante e outorgado) para ser conferida e validada no sistema da Receita Federal.

Após a solicitação e a autorização da procuração, o outorgado precisará de um certificado digital para acessar online os itens liberados pelo outorgante. É somente com esse certificado digital que o profissional de contabilidade poderá acessar o que foi delegado pelo outorgante, por exemplo.

A procuração eletrônica com certificado digital para o Portal e-CAC

Essa procuração permite que o contribuinte delegue a outra pessoa a possibilidade de usar, por meio de um certificado digital válido, os serviços eletrônicos que são oferecidos pela Receita Federal em seu site.

Nesse caso, tanto o outorgante quanto o outorgado necessitam de certificado digital. No caso anterior, o outorgado não é obrigado a ter certificado digital. Uma das formas mais comuns de emissão de procuração eletrônica digital é para utilização nos canais da Receita Federal.

Esse procedimento é feito pelo sistema próprio do órgão que conhecemos como e-CAC. Veja a seguir como se cadastrar para ter procuração eletrônica e os requisitos para que ela seja efetivada. Continue lendo!

Os usuários da procuração eletrônica

Afinal, quem pode emitir uma procuração eletrônica? A própria Receita Federal determina que todo o cidadão pode ter acesso ao e-CAC. Isso pode ser feito por meio desse documento ou procuração feita em cartório.

Logo, toda pessoa física ou jurídica pode ser usuária da emissão de procuração eletrônica digital. Ou seja, ambos podem figurar como outorgante ou outorgado, dependendo da necessidade da empresa ou pessoa física.

As etapas de cadastramento

Agora mostraremos como funciona o cadastramento ou a própria emissão de procuração eletrônica digital. Para tanto, é preciso avaliar uma série de critérios técnicos e tecnológicos. A pessoa poderá utilizar sistemas operacionais como:

• Windows 7 (32/64 bits);
• Windows 8 e 8.1 (64 bits);
• Windows 10 (64 bits);
• Mac OSX Mavericks;
• Mac OSX Yosemit.

Além disso, poderá usar também os navegadores:

• Internet Explorer;
• Chrome;
• Firefox;
• Safari.

Depois de verificar os pontos técnicos, é preciso conferir as etapas para se cadastrar e emitir procuração eletrônica com certificado digital:

• acesse o site da Receita Federal;
• acesse o e-CAC com a opção “Atendimento Virtual” e “Certificado Digital” sucessivamente;
• a pessoa será direcionada para a página inicial do e-CAC;
• na coluna de opções dessa página, acesse “Senhas e Procurações”;
• depois, clique em “Cadastro, Consultas e Cancelamento — Procuração para e-CAC”;
• em “Cadastro”, defina se os dados do procurador serão referentes à pessoa física (CPF) ou pessoa jurídica (CNPJ) e o período de validade (máximo de 5 anos);
• defina que atividades o procurador poderá fazer em seu nome: declaração de imposto de renda, e-financeira, parcelamentos, pagamentos, leilões eletrônicos, declaração sobre operações imobiliárias, SPED e outras coisas;
• agora clique em “Cadastrar Procuração”;
• espere o aviso do Java aparecer e clique em “executar”;
• confira se os dados estão corretos, bem como as obrigações;
• clique em “assinar documento”;
• agora é o momento de colocar a senha do certificado digital;
• após a conclusão da operação, surgirá a mensagem de confirmação e você deverá clicar em “OK”;
• finalmente, tudo estará pronto: documento assinado e cadastro concluído!

O cancelamento da procuração eletrônica

Como já foi dito, o outorgante poderá cancelar sua procuração eletrônica. Isso pode ser necessário até mesmo devido ao registro de algum dado errado ou a especificação inadequada de algum serviço.

Outro motivo que pode gerar o cancelamento é a troca de colaboradores ou prestadores de serviços que utilizam a procuração. Logo, essa função é uma questão de segurança. Para cancelar o documento, siga as etapas abaixo:

• acesse o portal e-CAC usando seu certificado digital;
• na coluna de opções, escolha “Senhas e Procurações”;
• clique em “Cadastro, Consulta e Cancelamento — Procuração para e-CAC”;
• acesse “Cancelar Procuração Eletrônica”;
• na página que se abrir, procure todas as suas procurações que estão ativas e selecione aquelas que deseja cancelar;
• depois, basta clicar em “Cancelar Procuração”.

Feito isso, o usuário outorgado não terá mais nenhum poder para enviar documentos em nome do outorgante. Entretanto, mesmo com o cancelamento, o processo pode ser refeito para os mesmos participantes.

A consulta da procuração cadastrada e prazo de validade (vigência)

Em alguns casos, uma pessoa pode ter dezenas de declarações cadastradas em seu nome. Nesse sentido, é importante saber como consultar esses documentos. Afinal, além de acompanhar a quantidade de documentos gerados é preciso verificar o prazo de cada um deles.

Como você já sabe, a cada 5 anos ocorre o vencimento. Não é possível utilizar o documento após a sua expiração. Portanto, a consulta é muito importante para acompanhar esses processos.

Confira agora as etapas para consultar procuração eletrônica cadastrada e a sua vigência. O processo também é bem simples e fácil de aprender. Veja como funciona:

• com seu certificado digital, acesse o Portal e-CAC;
• selecione “Senhas e Procurações” na coluna de opções;
• agora, você deverá clicar em “Cadastro, Consultas e Cancelamento — Procuração para e-CAC”;
• clique em “Consultar por Procurador”.

Na nova página, busque pelas procurações e por suas respectivas datas de vencimento (caso seja necessário, faça a solicitação para renovar a procuração).

Tempo necessário para a emissão de procuração eletrônica digital

As procurações tradicionais, aquelas que são feitas em cartório ou pela própria empresa, demoram certo tempo para se concretizarem. Em geral, é preciso fazer esse registro nesse tipo de estabelecimento. Ele garante que o documento tenha validade jurídica.

No caso das procurações eletrônicas, esse processo funciona de forma digital. Logo, o prazo para emissão do documento é imediato. Basta entrar no portal e-CAC, seguir as orientações que mencionamos e a procuração estará pronta para o uso.

Como você pode perceber, a emissão de procuração eletrônica digital é um processo simples. No entanto, apesar de ser um processo fácil de ser executado, é preciso ter muito cuidado. Afinal, o outorgante executará atos em nome do empresário ou do próprio CNPJ. Portanto, é muito importante ter cuidado ao emitir esse tipo de documento.

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