Responsável legal x Representante legal: qual a diferença entre eles?

Representante legal ou responsável legal: afinal, quem é que pode utilizar o certificado digital em nome da empresa? Essa é uma dúvida comum de empreendedores e empresários que estão obtendo seu certificado digital.

A certificação digital é uma credencial que possibilita a transmissão de dados eletrônicos com segurança, além de viabilizar a assinatura de documentos eletrônicos com a mesma validade jurídica de uma assinatura convencional. Tanto pessoas físicas como pessoas jurídicas podem obter sua certificação através de uma entidade credenciada pela Infraestrutura das Chaves Públicas do Brasil (ICP-Brasil).

Pessoas jurídicas, no entanto, podem realizar esse procedimento por meio de uma procuração pública, motivo o qual, muitos empreendedores e empresários têm dúvidas sobre quem pode ser o titular desse tipo de procuração e quem ficará responsável pelo certificado digital: o responsável legal ou um representante legal. Para esclarecer sobre essa questão e saber mais, continue acompanhando nosso post!

Representante legal X responsável legal

Em termos genéricos, um representante legal é alguém que representa uma entidade ou uma empresa e é nomeado em seu ato constitutivo, ou seja, no contrato social ou estatuto social. Esse representante legal, por sua vez, pode outorgar poderes para um terceiro atuar em nome da empresa, por meio de uma procuração. Esse terceiro é denominado responsável legal e possui poderes específicos e determinados para atuar em nome da empresa.

Enquanto um representante legal possui responsabilidade integral perante todos os atos da empresa, o responsável legal tem sua responsabilidade limitada àqueles atos que está autorizado a praticar.

Quando tratamos da certificação digital, as entidades autorizadas exigem para obtenção do certificado, a nomeação do titular, do representante legal e do responsável legal, que ficará habilitado para realizar todos os atos que demandem a apresentação do certificado.

Certificação digital e representatividade

Quando um determinado encarregado por uma pessoa jurídica vem até uma entidade credenciada pela ICP-Brasil para emitir seu certificado digital, o primeiro documento que irá assinar é um termo de titularidade, onde deverá informar sobre o titular, o representante e o responsável.

O titular será sempre a própria pessoa jurídica, ou seja, a empresa que detém o certificado. O representante legal, por sua vez, será aquele indicado no ato constitutivo da empresa que poderá outorgar a procuração para que seja dado andamento ao processo de obtenção do certificado. O responsável, por fim, é aquele que efetivamente tem a posse do certificado e sua chave privada. Em regra, o responsável legal não precisa ser o representante da empresa e pode ser qualquer terceiro, ainda que o ato constitutivo nada fale.

Para que haja nomeação do responsável, é necessário que este compareça pessoalmente portando seus documentos e junto do representante legal da empresa, que é o único que possui poderes para a emissão do certificado digital em nome da pessoa jurídica.

Ocorre que, muitas vezes, o estatuto social da empresa autoriza que sua representação seja feita por outras pessoas que não os representantes ali indicados, quando diz, por exemplo, que os representantes, em conjunto, poderão escolher um terceiro para praticar os atos em seu nome. Para esses casos foi editada a Resolução CG ICP-Brasil n° 79/2010, que determina que esse terceiro seja autorizado por meio de uma procuração pública com poderes especiais conferindo maior segurança à ICP-Brasil.

A procuração pública, portanto, vale apenas para os representantes da empresa na hipótese de o ato constitutivo trazer expressa previsão nesse sentido. Não vale, portanto, para o titular, nem para o responsável pelo uso, que apenas pode comparecer pessoalmente, vedada qualquer espécie de procuração para a sua função.

Caso o prazo da procuração apresentada tenha um prazo de validade inferior ao do certificado digital, isso não significará um problema. A exigência das entidades certificadoras é apenas de que a procuração esteja válida na data da solicitação do certificado, preenchidas as condições especificadas aqui.

Por exigência da Declaração de Políticas de Certificação da Receita Federal do Brasil, o representante e o responsável no termo de titularidade devem ser a mesma pessoa e, essa pessoa também deve ser aquela responsável pelo CNPJ da empresa.Todo CNPJ cadastrado junto a Receita Federal conta com uma pessoa física incumbido por este cadastro e, para a aquisição do certificado digital, apenas essa pessoa pode figurar como representante e responsável legal.

Ainda que ao constitutivo da empresa preveja outros representantes legais, apenas aquele que é responsável pelo CNPJ da pessoa jurídica poderá ser o representante no caso do certificado digital.

Tipos de certificação digital e procuração

Existem dois tipos de certificado digital, um destinado a pessoas físicas e outro à pessoas jurídicas.

Para a aquisição do certificado de pessoa física, não é possível a utilização de qualquer espécie de procuração. No caso de pessoas jurídicas, a utilização da procuração somente será admitida quando o estatuto ou o contrato social da empresa assim autorizarem. Micros, pequenas, médias e grandes empresas podem se valer de uma procuração pública para obter seu certificado digital. A procuração deve ter a forma pública e especificar poderes especiais, conforme especifica a Resolução CG-ICP Brasil n.º 79, de 28.05.10.

A exigência de uma procuração pública, que precisa ser lavrada perante um tabelião, tem por objetivo aumentar a segurança dificultando assim as fraudes. Para garantir a mais absoluta segurança do sistema, o ideal seria vedar a emissão de certificado digital mediante procuração. Porém, como o próprio Direito Civil e o Direito Comercial admitem o uso de procuração pública para casos semelhantes, aceitar a outorga de procuração no caso da emissão de certificados digitais de pessoas jurídicas foi apenas uma forma de evitar conflitos legais que poderiam gerar questionamentos e complicações na implementação do sistema.

Além da procuração, como já comentamos aqui, o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação tornou obrigatória a comunicação pelas entidades certificadoras de tentativas de irregularidades na emissão de certificados, com o objetivo de prevenir fraudes.

No caso de certificado digital emitido em nome de pessoa física, este será emitido apenas em nome do interessado. Por isso, para obter o certificado é necessário comparecer pessoalmente munido de todos os documentos nas entidades credenciadas.

Você tem empresa e utiliza o certificado digital? Contou com algum problema na hora de autorizar seu responsável legal pelo certificado? Deixe seus comentários abaixo e compartilhe sua experiência conosco!