Sua empresa precisa ter certificado digital?

Com as soluções digitais sendo cada vez mais presentes na realidade das empresas, aumentou também a busca por soluções que garantam a segurança.

Nesse sentido, como o próprio Fisco tem permitido o envio de declarações eletronicamente e o uso de documentos digitais, novas regras foram estabelecidas para garantir a idoneidade e a origem das informações.

Uma dessas obrigatoriedades diz respeito à aquisição de um certificado digital, a qual deve ser cumprida por algumas empresas específicas. Mas como saber se a sua empresa precisa ou não de um certificado do tipo? A seguir, descubra como fazer essa identificação.

Quais são as empresas obrigadas a ter certificado digital?

Para entender se a sua empresa precisa ou não buscar essa certificação, é preciso, em primeiro lugar, pensar nas questões fiscais e tributárias que a envolvem. Uma empresa que emite nota fiscal eletrônica, por exemplo, precisa ter um certificado digital, obrigatoriamente. É ele que vai dar garantia de origem das informações enviadas para a Secretaria de Fazenda, o que dá segurança para todo o processo.

Além disso, empresas obrigadas aos regimes de Lucro Presumido e de Lucro Real também precisam ter esse tipo de certificação. Como elas devem enviar declarações diversas para o Fisco, esse envio precisa ser feito com o auxílio de um certificado digital.

Por outro lado, uma empresa que adote o Simples Nacional não necessariamente será obrigada a possuir esse tipo de certificação. Caso ela não faça a emissão de notas fiscais eletrônicas, ela pode optar por não adquirir o certificado digital.

Porém, se a empresa tiver mais de 5 funcionários, deverá adquirir esse tipo de certificado, ainda que seja adotante do Simples e que não emita notas fiscais eletrônicas.

Para resumir: se a sua empresa tiver menos de 5 funcionários, for adotante do Simples Nacional e não fizer emissão de notas fiscais eletrônicas, ela está dispensada de ter um certificado digital. Em todos os outros casos, mesmo que apenas uma condição seja diferente, já é obrigatória a aquisição dessa ferramenta.

O que acontece se uma empresa obrigada não possui certificado?

Caso a sua empresa seja obrigada a obter um certificado digital e não o faça, a primeira consequência diz respeito à falta de regularidade junto ao Fisco.

As notas fiscais eletrônicas, por exemplo, não serão aprovadas e as declarações não serão enviadas corretamente. Isso vai gerar desvios de informações na contabilidade, fazendo com que o negócio fique irregular perante a fiscalização.

Isso também leva a multas e, portanto, ao aumento de gastos, já que, ao não enviar as declarações obrigatórias, a empresa também não paga os impostos devidos.

Como efeito secundário, a falta de um certificado pode diminuir a confiança dos clientes na empresa. Sem essa solução e com os problemas com o Fisco, a empresa pode dar a impressão de que sonegou impostos de maneira deliberada.

Quais são os tipos de certificado existentes?

Por mais que boa parte das empresas seja obrigada a ter um certificado digital, é importante saber que não há uma solução universal nesse sentido. Na verdade, há diferentes tipos de certificados, sendo cada um mais indicado para determinadas situações.

Conhecê-los, portanto, é fundamental para fazer a escolha adequada. Entre os tipos mais comuns estão:

E-CNPJ

Esse tipo de certificado funciona como se fosse uma espécie de CNPJ virtual. De maneira simplificada, ele serve para identificar a empresa digitalmente e também para garantir que o envio de informações aconteceu, realmente, por parte da empresa.

Esse tipo de certificado é exigido para transações como o envio das informações referentes às notas fiscais eletrônicas. Ele também é o certificado exigido para transmitir as informações do Sped Fiscal e das obrigações acessórias do negócio.

E-CPF

O e-CPF, por sua vez, funciona para identificar a pessoa física no universo digital. Isso se relaciona à empresa porque algumas declarações precisam ser enviadas por meio desse recurso, de modo a garantir a responsabilidade pelas informações.

De uma maneira geral, esse certificado é exigido para que sejam enviadas as informações referentes ao Sped Contábil. Assim, o e-CPF pode ser tanto do empresário como do contador, o que normalmente é mais comum.

O que mais é preciso saber sobre os certificados digitais?

Além das noções já mencionadas, é importante considerar os tipos de certificado de acordo com o tempo de validade. Nesse caso, eles se dividem em:

• A1: certificado que tem a validade de um ano e que, por isso, é mais barato.
• A3: certificado com validade de três anos e que vale mais a pena, considerando-se o valor relativo.

Com isso, um e-CNPJ A1 tem validade de um ano, enquanto um e-CNPJ A3 só precisa ser renovado dentro de um triênio.

Outra questão é o uso do certificado. Um de assinatura serve para garantir a idoneidade das informações transmitidas. Um de sigilo, por sua vez, ajuda a proteger as informações, enquanto um de tempo ou time stamping serve para garantir que haja um registro quanto às horas das operações realizadas.

Não menos importante é a forma de uso dessa solução. Os mais simples são instalados diretamente no computador, mas impedem que outros dispositivos utilizem os benefícios desse certificado.

Por outro lado, os mais complexos são armazenados em pendrives e tokens, o que permite que eles sejam usados com mais mobilidade e em equipamentos diferentes. Eles são mais caros, mas não fazem com que a empresa fique dependente apenas de uma máquina.

Sendo a sua empresa obrigada a adquirir um certificado do tipo, é fundamental analisar as características envolvidas nessa aquisição. O ideal não é se basear pelo preço e, sim, pelas características. Isso garante que o uso seja conveniente, facilitado e que realmente ajude o negócio a realizar as suas operações com sucesso.

Para saber se a sua empresa precisa ter certificado digital, é necessário, em primeiro lugar, reconhecer quais são os negócios obrigados a adquirir esse tipo de solução. Se a sua empresa realmente for obrigada a esse processo, é importante escolher o tipo mais conveniente para cada uso. Isso impede problemas com a fiscalização e o pagamento de multas que podem chegar a 20% do tributo devido à falta de envio de declarações.

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