Empresas: 7 passos para executar uma Auditoria Fiscal correta!

Se você lida com a burocracia tributária ou fiscal de sua empresa, com certeza detém uma noção básica sobre a auditoria fiscal. Esse é um procedimento cujo objetivo é o de regularizar a companhia perante a legislação tributária e fiscal brasileira.

Apesar de muitos administradores ignorarem completamente essa modalidade de auditoria, ela se constitui como um instrumento útil para o desenvolvimento saudável de companhias de qualquer ramo e tamanho.

Entretanto, como ela possui inúmeras etapas e complicadas regras que devem ser seguidas, pode ser bastante difícil para alguém que não detém conhecimentos técnicos na área da auditoria entender a sua importância e como preparar a organização para executá-la corretamente.

Nesta publicação, você encontrará, de forma objetiva e clara, qual a importância da auditoria fiscal e, em seguida, 7 passos essenciais que devem ser seguidos para que o processo seja aproveitado de forma plena. Boa leitura!

A importância da auditoria fiscal

Um dos objetivos da auditoria fiscal é de assegurar a credibilidade das informações gerenciais e adequar os registros à realidade, isso aumenta a confiabilidade dos dados e permite uma tomada de decisão mais segura pelos administradores.

Além disso, busca aprimorar os procedimentos relacionados às áreas fiscais e tributárias de uma empresa, aperfeiçoando a eficiência e produtividade desses setores.

Isso também evita que erros de cálculos no recolhimento de tributos ocorram e levanta eventuais créditos tributários ignorados, reduzindo as despesas com impostos da companhia.

Outro benefício de excepcional importância é evitar que o fisco aplique penalidades sobre a empresa, pois o pagamento atrasado ou incorreto das obrigações legais, seja proposital ou não intencional, pode gerar multas excessivamente custosas.

O processo de auditoria não é simples, porém, as vantagens obtidas são irrecusáveis. Você deve seguir os sete passos a seguir para obter todos os proveitos explicados. Confira-os:

1. Avalie seus processos tributários

Primeiramente, a equipe contábil deve verificar se existem contingências contábeis, fiscais ou trabalhistas no empreendimento. Caso falhas sejam identificadas, elas devem ser corrigidas e documentadas.

A minimização prévia de erros fará com que todas as fases seguintes sejam facilitadas. Assim, você não precisará frear o andamento do processo ou recuar passos por perceber a falta de um detalhe importante no final do processo. Por exemplo, perceber que faltam documentos trabalhistas minutos antes da chegada do auditor, fazendo com que a visita seja adiada para que tudo seja organizado.

2. Separe os documentos mais importantes

Durante a visita do técnico serão solicitados diversos documentos que dispõem sobre as contas da empresa. É fundamental que os responsáveis levantem e organizem todos os papéis que entenderem relevantes para a auditoria, pois um documento faltante pode ser confundido como um erro e fraude pelo auditor.

Entre os documentos que não podem deixar de serem separados, estão:

• comprovantes de aquisições de bens, insumos, materiais, etc;
• faturas de energia elétrica, telecomunicações, etc;
• notas fiscais de entradas de fornecedores;
• notas fiscais de entradas emitidas pela empresa;
• notas fiscais de saídas, como de venda, remessa, devolução, etc;
• comprovante de envio de obrigações acessórias;
• guias de recolhimentos de tributos; e
• livros fiscais, como de entradas, saídas, apuração de ICMS, ISS, entre outros.

3. Modernize seu ambiente

A utilização de documentos digitais torna todo o processo mais ágil e as informações de fácil acesso. Os dados podem ser facilmente manejados em um banco de dados, permitindo que o gestor os organize da melhor maneira.

Outro benefício é a desnecessidade de armazenar e mover papeladas para auditoria, eliminando esforços físicos e eventuais desaparecimento ou depreciação dos papéis de forma completa.

Além disso, graças aos certificados digitais, é possível assegurar que os documentos virtuais tenham a mesma validade que os originais físicos, essa tecnologia também permite a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas, conectividade social ICP, assinatura de contratos digitais, dentre outras aplicações.

Essa é uma etapa que não somente auxilia o processo de auditoria, como também aprimora a produtividade da organização de modo generalizado, alcançando todos os setores e níveis de administração.

4. Contrate uma empresa especializada

Para se beneficiar das vantagens da auditoria é recomendável contratar uma empresa especializada na área, os auditores que trabalham nessas agências são experientes e proporcionarão um trabalho imparcial. Isso permite que os relatórios sejam completamente transparentes e condizentes com a realidade da companhia.

Essa modalidade de auditoria é chamada de interna, pois é feita a cargo da própria empresa. Além disso, também apresenta caráter preventivo, uma vez que evita que incidam penalidades por irregularidades.

5. Mapeie todo o procedimento

Qualquer processo deve ser minuciosamente calculado, caso contrário, estágios poderão ser saltadas e informações relevantes passarão despercebidas. Por essa razão, arquitete um cronograma e informe a todos os envolvidos como funcionarão as visitas. Recomenda-se criar uma tabela com:

• datas e horários das visitas;
• nome completo de cada envolvido no procedimento;
• nome completo dos auditores e demais autoridades;
• quais documentos serão analisados; e
• quais serão sigilosos.

6. Conheça as etapas do processo de auditoria

Para que você seja capaz de acompanhar o auditor externo em sua visita, faz-se necessário conhecer quais serão os passos realizados. Não é preciso que você saiba como executar o trabalho de um auditor, mas que apenas entenda como será a sua interação com os profissionais contratados. Aprenda as etapas a seguir:

• reunião primária: repassar todo o mapeamento estruturado anteriormente;
• visita ao estabelecimento: o auditor fará uma breve visita às instalações da companhia para entender o seu funcionamento;
• condução da auditoria: os contratados farão os apontamentos essenciais, demonstrando onde precisarão interferir e solicitarão permissões;
• reuniões periódicas: o reporte dos dados recolhidos serão entregues periodicamente, conforte o trabalho do profissional avança, dessa forma, os administradores não ficarão sobrecarregados com o conteúdo;
• reunião final: nesse momento, os auditores apresentarão as últimas observações e esclarecerão todas as dúvidas restantes; e
• entrega de relatórios: por fim, todas as irregularidades serão compiladas e os profissionais instruirão as ações corretivas ou preventivas aos gestores.

É muito importante deixar espaço para o diálogo em todos esses momentos, todas as instruções e dados emanados pelos colaboradores terão relevância para o desenvolvimento do empreendimento.

7. Avalie os resultados

Após realizar todos os passos acima, você deseja que haja um aumento da produtividade, redução de falhas e gastos em sua companhia, não é mesmo?

Por fim, para averiguar se a auditoria gerou resultados positivos, é necessário que a empresa continue exercendo as suas atividades normalmente e repetir o procedimento posteriormente. Somente com os pareceres fiscais e relatórios em mãos será possível apontar quais exatamente foram as consequências do processo na sua empresa.

Nós recomendamos repetir os procedimentos anualmente, dessa forma, você será capaz de identificar os efeitos do trabalho nas demonstrações contábeis, identificando quais foram os ganhos no patrimônio em cada ano.

Você pode perceber que a auditoria fiscal traz diversas vantagens à companhia. Além disso, outros benefícios são agregados ao seguir o guia acima, pois será agregado conhecimento aos profissionais contábeis e ao administrador da empresa, como também a modernização por meio dos certificados digitais que potencializarão toda a eficiência do empreendimento.

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