DeSTDA: Guia descomplicado para Contadores!

Desde a criação do Simples Nacional, em 2007, que empreendedores puderam regularizar seus negócios e sair da ilegalidade. O regime tributário simplificado possibilitou que Micro e Pequenas Empresas (MPEs) realizassem o cálculo e o pagamento de 8 tributos (IRPJ, CSLL, PIS/PASEP, Cofins, IPI, ICMS, ISS e CPP) em uma única guia de recolhimento — o que facilitou bastante todo o processo de declaração de impostos atrelados aos seus respectivos negócios.

O regime simplificado trouxe a arrecadação de tributos por meio da aplicação de uma só alíquota, a utilização de uma única inscrição (CNPJ) em todas as instâncias (federal, estadual e municipal), além da redução dos custos trabalhistas, que passa a dispensar o empreendedor do Simples Nacional da contribuição de 20% do INSS Patronal na Folha de Pagamento.

Mas, apesar de todas as vantagens e da simplicidade em executar o programa, é preciso ter muita atenção nas obrigações acessórias que são cobradas às empresas enquadradas no Simples Nacional — como é o caso da Declaração Tributária, Diferencial de Alíquota e Antecipação, a DeSTDA.

A nova obrigação acessória foi instituída em 2015 pelo ajuste Sinief nº 12/2015, passando a ser cobrada mensalmente, em 2016, com as informações referentes à apuração do Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) para optantes do Simples Nacional.

A DeSTDA passa também a ser incorporada à nova regra de repartição do ICMS, com base na Emenda Constitucional 87/2015, que se refere a uma diferença de alíquota nas transações entre estados. A aplicação da DeSTDA tem sido bastante questionada por profissionais da área contábil e pelos próprios empreendedores.

Pensando nisso, elaboramos um guia descomplicado para sanar todas as dúvidas referentes à nova obrigação acessória para optantes do Simples Nacional. Vamos lá?

O que é a DeSTDA e a quem essa declaração se aplica?

A Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquota e Antecipação (DeSTDA) é um documento digital que informa os resultados da apuração do ICMS referentes a:

• “a” (substituição tributária);
• “g” (antecipação);
• “h” (diferencial de alíquotas).

A DeSTDA é destinada às Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional, sendo criada para que os contribuintes que se enquadram na obrigatoriedade declarem o ICMS devido no caso:

1. de o ICMS retido ser tratado como substituto tributário;
2. de o ICMS devido nas movimentações de aquisições interestaduais a título de antecipação, COM encerramento de tributação;
3. de ICMS devido nas movimentações das aquisições interestaduais SEM encerramento de tributação — diferença entre a alíquota interna e a interestadual;
4. de diferença de alíquota na condição e de adquirente de bem para ativo ou material de uso e consumo;
5. de não contribuinte do ICMS, mas que exista o ICMS devido, em que o mesmo o fato tenha sido ocorrido na condição de remetente.

A DeSTDA é uma obrigação mensal que visa informar o Fisco sobre as operações praticadas pelas ME e EPP nas transações interestaduais. As operações sujeitas ao recolhimento do Diferencial de Alíquota deverão recolher, para cada operação, a geração da Guia de Recolhimento de Tributos Estaduais (GNRE).

Ou seja, os estabelecimentos com ICMS devido deverão declarar o imposto no caso das operações que envolvem a substituição Tributária ou Antecipação Tributária de certos produtos, como óleos e azeites, cigarros, produtos cerâmicos, veículos automotores e peças, medicamentos e outros produtos farmacêuticos para uso humano ou veterinário, como cosméticos, perfumaria e de higiene pessoal, por exemplo.

Mas quais são as empresas que estão obrigadas a entregar a DeSTDA?

A DeSTDA se aplica a todos os estabelecimentos enquadrados no Simples Nacional, cujas operações estejam sediadas no estado de origem e para cada estado em que o contribuinte seja inscrito como substituto tributário, referentes a fatos geradores ocorridos a partir do dia 1º de janeiro de 2016.

Com isso, contribuintes enquadrados no Simples Nacional e sujeitos a entrega da DeSTDA, estarão dispensados da entrega da GIA-ST prevista no Ajuste SINIEF 04/93 ou obrigação equivalente para os fatos geradores posteriores a janeiro de 2016.

Vale destacar que a obrigatoriedade apenas será preenchida nos meses em que o estabelecimento esteve enquadrado no Simples Nacional. Por exemplo, caso a empresa mude de Inscrição Estadual (IE) a partir de 31 de abril de 2016, então deverá ser preenchido e enviado a DeSTDA até abril pela IE antiga e de maio de 2016 em diante pela nova IE.

No caso do estabelecimento possuir filiais, a declaração deverá ser enviada individualizada para cada Inscrição Estadual.

Para conhecimento:

É a UF responsável por definir a obrigatoriedade ou não do uso da DeSTDA aos seus contribuintes, bem como dos estabelecimentos que estejam localizados em outras UFs quando realizam operações/prestações em que o ICMS seja destinado a unidade de origem.

Contribuintes sediados em estados que vão adotar a DeSTDA

O aplicativo estará disponível no portal do Simples Nacional ou na página da Secretaria da Fazenda do estado que venham a adotar a DeSTDA.

No caso de o contribuinte realizar operações de entrada exclusivamente no território do estado em que está localizado ou mesmo movimentações internas dentro do próprio estado, deverá verificar se a SEFAZ obriga o uso/assinatura das informações da DeSTDA por meio de certificação digital.

Vale destacar que, no caso de remessas para outras unidades da Federação, o contribuinte deverá assinar o arquivo transmitido pela DeSTDA por meio de Certificação Digital padrão ICP-Brasil.

Contribuintes sediados em estados que não adotam a DeSTDA

Os contribuintes que estiverem localizados nos estados que não adotarem a DeSTDA, não precisarão baixar e preencher o aplicativo de transmissão da declaração, desde que não realizem operações ou prestações destinadas a outros estados.

O contribuinte deverá assinar o arquivo transmitido pela DeSTDA por meio de Certificação Digital padrão ICM-Brasil.

E quem não está obrigado a apresentar a DeSTDA?

Todos os contribuintes optantes pelo Simples Nacional deverão apresentar a obrigação acessória, exceto:

• Os Microempreendedores Individuais — MEI;
• Os estabelecimentos impedidos de recolher o ICMS pelo Simples Nacional em virtude de a empresa ter ultrapassado o sublimite estadual, nos termos do § 1º do Art. 20 da LC n. 123/2006.

Importante:

No caso de fusão, de incorporação ou de cisão, a obrigatoriedade de entrega da DeSTDA será estendida à empresa incorporadora, cindida ou resultante de fusão ou cisão.

No caso de dispensa da entrega da DeSTDA, os estados e o Distrito Federal poderão fazê-la por legislação específica, permanecendo assim a obrigação de transmissão às demais unidades federadas.

Como enviar a DeSTDA?

A DeSTDA será entregue em um arquivo digital, que deverá ser gerado e transmitido por meio do Sistema Eletrônico de Documentos e Informações Fiscais (SEDIF-SN). O contribuinte deverá ficar atento às especificações de leiaute e demais disposições descriminadas no Ato Cotepe/ICMS nº 47/2015.

O contribuinte poderá baixar o aplicativo, gratuitamente, no Portal do Simples Nacional ou na página da Secretaria da Fazenda.

O leiaute da nova obrigatoriedade é estruturado por dados organizados em blocos e detalhados por registros, ou seja, todas as informações ficarão perfeitamente detalhadas — o que gera total controle do Fisco sobre as operações realizadas pela empresa.

O contribuinte deverá baixar o aplicativo e instalar no computador que será utilizado para preencher a DeSTDA. Cada estabelecimento do contribuinte deverá transmitir uma declaração individualizada. Contudo, uma mesma instalação do aplicativo poderá ser utilizada para enviar as declarações de empresas e estabelecimentos distintos, bastando cadastrar os diversos contribuintes no programa gerador da declaração.

A transmissão do arquivo

A transmissão do arquivo contendo a DeSTDA será feito em formato digital exclusivamente pela internet, contendo a assinatura digital do representante legal, certificada por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).

No ato da transmissão da DeSTDA, será automaticamente enviada pela administração pública a ocorrência dos seguintes fatos:

1. falha ou recusa na recepção, decorrente das verificações previstas a critério de cada UF — hipótese em que a causa será informada;
2. recepção do arquivo — hipótese em que será emitido recibo de entrega.

No caso de contribuintes que não estiverem obrigados a emitir documentos fiscais eletrônicos, poderão, em substituição à DeSTDA, gerar sem assinatura digital e transmitir a obrigação, sem exigência de certificação digital, mediante uso de código de acesso e senha. Neste caso, o Estado poderá dispensar a utilização de código de acesso e senha.

Importante:

Para estabelecimentos obrigados a entregar a DeSTDA, não poderá ser feito de outra forma não prevista no ajuste SINIEF 12, de 4 de dezembro de 2015.

Outras obrigações acessórias

Vale destacar que a entrega da DeSTDA não desobriga o cumprimento de outras obrigações acessórias previstas na legislação. Contudo, para contribuintes obrigados a apresentar a DeSTDA, ficarão isentos da apresentação da GIA-ST ou obrigação equivalente.

Para estabelecimentos que não efetuem operações que envolvam o pagamento de substituição tributária, diferencial de alíquota de antecipação é necessário enviar mensalmente a DeSTDA, informando os valores zerados por meio da opção “sem dados informados”.

Importante:

No caso de o contribuinte ter mais de um estabelecimento, seja filial, sucursal, agência, fábrica ou outro qualquer, deverão ser apresentadas as informações relativas à DeSTDA em um arquivo digital individualizado por estabelecimento.

Qual é o prazo para o envio da DeSTDA?

O prazo de entrega da DeSTDA é até o dia 20 do mês subsequente ao do encerramento do período de apuração — no caso de não cair em dia útil, a entrega deve ser prorrogada até o primeiro dia útil subsequente.

Vale destacar que o contribuinte não precisará entregar todos os meses a DeSTDA, conforme regrinha abaixo:

• Nos casos de Substituição Tributária (inscrição especial ou auxiliar): deverá ser entregue mensalmente, independentemente de ter realizado tais operações, o valor do ICMS devido nos casos de Substituição Tributária nas transações internas com mercadorias sujeitas a este recolhimento na condição de substituto tributário;
• Nos casos de Antecipação ou Diferencial de Alíquotas: entregar a DeSTDA somente nos meses em que realizar tais operações:
  • Sem encerramento na tributação — no caso de o imposto recolhido antecipado restringir-se ao diferencial de alíquota, ou seja, à diferença entre a alíquota interna da mercadoria no estado de destino e a alíquota interestadual;
  • Com encerramento na tributação — com o ICMS da cadeia produtiva cobrado de forma antecipada por meio do regime de substituição tributária.

É preciso ter assinatura digital para enviar a DeSTDA?

De forma a garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica da nova obrigação acessória, DeSTDA, as informações declaradas serão transmitidas em arquivo com assinatura digital do contribuinte ou seu representante legal, certificado por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira — ICP-Brasil.

No caso de contribuintes dispensados da emissão de documentos fiscais eletrônicos, será permitido gerar sem assinatura digital e transmitir a DeSTDA sem exigência de certificação digital, mediante uso de código de acesso e senha. Mas a unidade federada poderá dispensar tal exigência.

Por meio do aplicativo disponibilizado para envio da DeSTDA, o Fisco poderá realizar as seguintes verificações:

a) dos dados cadastrais do declarante;

b) da autoria, da autenticidade e da validade da assinatura digital;

c) da integridade do arquivo;

d) da existência de arquivo já recepcionado para o mesmo período de referência;

e) da versão da DeSTDA e das tabelas utilizadas;

f) da data limite de transmissão.

É importante destacar que o procedimento de validação e de assinatura deverá ser feito antes do envio do arquivo digital, sendo considerada recepcionada a declaração no momento em que for emitido o recibo de entrega.

Contudo, a recepção da DeSTDA, no momento que for emitido o recibo de entrega, não configura reconhecimento da veracidade e da legitimidade das informações prestadas, nem a homologação da apuração do imposto efetuado pelo contribuinte, podendo ser verificado posteriormente pelo Fisco.

Importante:

A geração e o envio do arquivo digital não dispensa o contribuinte da guarda dos documentos que deram origem às informações constantes na declaração, conforme legislação tributária.

É possível retificar uma declaração da DeSTDA?

Para correção de erros no preenchimento da DeSTDA, cuja verificação ocorreu após a transmissão da declaração original, deverá ser apresentado o arquivo digital para substituição integral da declaração. Ou seja, a declaração substitutiva será retificada apenas corrigindo as informações erradas e os dados corretos ficarão inalterados, aguardando a posterior homologação.

O arquivo pode ser retificado mediante a entrega de um arquivo substituto, nunca complementar, e não há cobrança de taxa para a substituição da declaração. Para realizar a retificação, o responsável pelo envio deverá acessar a tela “Contribuinte/Período Fiscal”, identificando a finalidade do documento como “Substituto”.

O contribuinte poderá retificar a DeSTDA:

a) Até o dia 20 do mês subsequente ao encerramento do período de apuração, ou quando for o caso, até o primeiro dia útil imediatamente seguinte, independentemente de autorização da administração tributária;

b) Após o prazo estabelecido, o contribuinte deverá observar as regras estabelecidas por cada Estado..

Quem é o responsável pelo envio da DeSTDA?

Os responsáveis pela elaboração e pela entrega da DeSTDA devem ser o sócio ou o contabilista vinculado à prestação de contas do estabelecimento.

Os diferenciais de alíquotas do ICMS devem ser registrados na DeSTDA?

Os diferenciais de alíquotas referentes à venda de mercadorias realizadas para consumidores finais de outros estados, cujos fatos geradores tenham ocorrido entre 1º de janeiro de 2016 e 17 de fevereiro de 2016, não deverão fazer parte da DeSTDA.

Vale destacar que os comprovantes de pagamentos deverão ser mantidos em ordem e mantidos em guarda pelo prazo estipulado em legislação, o que facilita a comprovação das informações no caso de fiscalização ou futura obrigatoriedade da DeSTDA.

Qual a relação entre a DeSTDA e o comércio eletrônico?

O ICMS retido nas transações realizadas por meio do comércio eletrônico não são devidos quando a venda é realizada por ME ou EPP optantes pelo Simples Nacional.

Sendo assim, tais operações não fazem parte da DeSTDA, já que não foram autorizadas pelo Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN).

Quais as penalidades pela falta de entrega da DeSTDA?

Cada UF é responsável por aplicar as penalidades devidas em casos de omissão, conforme legislação específica do Estado.

Quais as considerações sobre essa nova obrigação?

Contribuintes sediados nos estados e Distrito Federal poderão ser dispensados da entrega da DeSTDA, desde que esteja constante em legislação específica, conforme Ajuste Sinief nº 12/2015.

É importante destacar que a entrega da DeSTDA é obrigatoriamente aplicada aos contribuintes estabelecidos nos estados de Rondônia e Sergipe a partir de 1º de julho de 2016. Acre, Amapá, Alagoas, Amazonas, Espírito Santo, Maranhão e Tocantins deverão entregar a nova obrigação acessória a partir de 1º de janeiro de 2017, conforme Ajuste Sinief nº 11/2016.

De forma geral, a entrega da DeSTDA fica dispensada para contribuintes optantes pelo Simples Nacional, cujos:

• Fatos geradores tenham ocorrido no período de janeiro a junho de 2016;
• E aos fatos geradores ocorridos no mês de julho de 2016, caso o imposto já tenha sido declarado ou recolhido.

No estado de São Paulo, a partir de 2016, a DeSTDA (Portaria CAT 23/2016) substituiu a STDA. A nova obrigação está sendo muito criticada por muitos contribuintes, já que a entrega da STDA ocorre de forma anual, enquanto a DeSTDA passa a ser mensal, assim como a apuração do DAS.

Qual a importância do planejamento nesse contexto?

A nova obrigação exige que empresas comerciais e industriais passem a ter um maior controle interno sobre suas operações. Além disso, é preciso que as organizações que não realizam operações com produtos incluídos na substituição tributária enviem a declaração — o que exige maior atenção.

As questões que envolvem o ICMS são complexas e exigem atenção redobrada quanto as alterações de legislação. No dia a dia, é praticamente impossível estar por dentro de todos os detalhes dos produtos sujeitos à Substituição Tributária do ICMS, tais como base de cálculo, diferencial de alíquota, classificação NCM dos produtos, entre outros.

Contar com uma empresa devidamente habilitada e com profissionais capacitados para as novas demandas de obrigações acessórias é o grande diferencial competitivo. Por meio disso, a empresa elimina problemas com os órgãos fiscalizadores e que possam levar a sérios problemas fiscais e tributários.

A nova obrigação acessória exige que empresários e profissionais contábeis busquem conhecimento e atualizações na área, o que evita erros, omissões e atrasos na entrega das declarações.

Qual a conclusão que você deve tirar disso?

O planejamento antecedente dos fatos garante maior controle sobre as informações que deverão ser encaminhadas ao Fisco, além de uma maior segurança das operações efetuadas pela empresa e que devem ser declaradas.

A nova obrigação acessória passa a ser entregue mensalmente, já que até o ano passado era apresentada anualmente. Com isso, empresas e escritórios contábeis poderão enfrentar uma sobrecarga de trabalho caso não se preparem para as novas exigências. Por esse motivo, é preciso ficar atento a todos os detalhes atrelados a essa obrigação.

O fato é que a rotina mensal do setor fiscal de empresas e escritórios contábeis deverá ser adaptada para a elaboração da DeSTDA. Muitos estabelecimentos acabaram sendo surpreendidos pela nova obrigação, pois não possuem profissionais suficientes para atender a nova declaração.

É preciso ficar atento a cada detalhe, pois muitas vezes o estado em que o estabelecimento está situado dispensou a entrega da DeSTDA, mas o estado em que mantém a Inscrição de Substituo manteve as exigências da declaração. Ou seja, a empresa não terá que entregar a DeSTDA para o estado em que está sediada, mas deve transmitir a obrigação para a UF em que mantém a Inscrição de Substituto Tributário — e o contrário também se aplica.

Com o estabelecimento da nova obrigação acessória, contribuintes do ICMS enquadrados no Simples Nacional têm que cumprir as novas determinações junto ao Estado. Assim, é extremamente importante contar com uma Autoridade Certificadora, o que garante a aplicação do certificado digital nas operações da empresa, principalmente na entrega das obrigações acessórias. Essa prática garante a identificação inequívoca de quem está acessando as informações eletrônicas.

O uso de certificado digital simplifica o acesso e elimina senhas computacionais. Com isso, as empresas passam a usufruir de mecanismos de assinatura digital, envio seguro de documentos e na garantia da autenticidade, da confiabilidade e da integridade das informações que transitam na rede.

Pronto! Esse foi o nosso guia descomplicado para que você, contador, aprenda tudo aquilo que você precisa saber sobre a Declaração Tributária, Diferencial de Alíquota e Antecipação — DeSTDA. Gostou? Ainda tem dúvidas? Então, assine a nossa newsletter e fique por dentro de mais assuntos como esse.