Emissão de nota fiscal eletrônica x impressa: Entenda!

A nota fiscal sempre esteve presente nas relações comerciais entre empresas, cidadãos e demais usuários. Até os anos 2000, o processo de emissão era manual e realizado unicamente pelos tradicionais documentos fiscais de papel.

Mas desde 2007 uma grande mudança passou a ser implementada para documentar o comércio de mercadorias ou prestação de serviços. Com a instituição da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) muita coisa mudou e vem mudando.

Se antes o prestador do produto/serviço precisava emitir a Nota Fiscal e entregar uma via para o cliente e outra para o contador realizar o registro contábil e fiscal, com a NF-e nada disso é preciso.

O documento fica armazenado eletronicamente, e sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital. Isso promove redução de custos, maior agilidade nas operações e uma série de outras vantagens que oferecem aos usuários e órgãos fiscalizadores mais transparência em cada etapa da relação comercial.

No post de hoje vamos esclarecer as principais diferenças da Nota Fiscal Eletrônica em relação à impressa. Acompanhe o conteúdo e fique por dentro do que está acontecendo no mercado. Vamos lá?

O uso da Nota Fiscal Eletrônica no mercado

O sistema tradicional de emissão de nota fiscal segue a seguinte premissa: a empresa realiza uma venda e emite uma nota de papel — uma via é destinada ao cliente, outra via fica armazenada na empresa e uma terceira é enviada para que o contador a registre no Fisco. Para isso, são utilizados impressora e papel específicos, autorizados pelo órgão fiscalizador.

Imagine o tempo que um funcionário perde preenchendo cada nota fiscal, de cada produto, gerando para cada operação um documento fiscal e enviando cada via para seus respectivos destinatários. E detalhe: tudo feito manualmente. Complicado, não é?

Mas a Nota Fiscal Eletrônica vem eliminando todos esses processos burocráticos. Com ela, a empresa realiza uma venda, emite eletronicamente um arquivo XML, assina digitalmente o documento e o transmite para a Secretaria da Fazenda Estadual.

Com o recebimento, o Fisco realiza uma pré-validação da nota, autorizando a operação comercial e permitindo que a empresa imprima, em qualquer impressora e em papel A4 comum, quantas vezes forem necessárias.

O documento que acompanha o trânsito da mercadoria é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Assim, a partir do número registrado no DANFE, é possível consultar a nota e imprimi-la quantas vezes quiser, bastando apenas estar conectado à internet.

Mas qual a diferença entre NF-e e DANFE?

No dia a dia das empresas que emitem nota fiscal, existe uma grande confusão entre os conceitos de NF-e, de DANFE e de arquivo XML. O fato é que cada um tem uma função específica, embora sejam originários do mesmo procedimento.

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), como o próprio nome já indica, é um documento fiscal que tem por intuito registrar o comércio de mercadorias ou prestação de serviços.

Já o DANFE funciona como um resumo da NF-e, uma representação simplificada e que geralmente acompanha o transporte das mercadorias. Por não possuir valor fiscal, o DANFE não precisa ser arquivado. A informação mais importante inserida no documento é a chave da nota, composta por 44 números, que identifica unicamente a NF-e e permite a consulta do documento e o download do arquivo XML.

O XML, por sua vez, é o arquivo padrão de registro da NF-e, ou seja, é a nota fiscal propriamente dita. O layout do arquivo XML obedece a uma padronização em todo território nacional. É importante lembrar que os arquivos XML devem ser guardados por no mínimo 5 anos, uma vez que eles substituem as notas fiscais de papel e devem ser apresentadas à Receita Federal quando requisitado.

Vale destacar que a grande vantagem do XML é que softwares específicos podem receber e organizar todos os arquivos eletronicamente, sem a necessidade de perder tempo com processos demorados e manuais.

E o que muda para o cliente?

Com a adoção da NF-e, a grande mudança que o destinatário vai sentir é a obrigatoriedade de consultar o documento fiscal para verificar a validade da assinatura e a autenticidade do arquivo digital, no Portal Nacional da NF-e.

Como a emissão passa a ser realizada em um ambiente digital, é obrigatório o uso de certificação digital e a validação do Fisco para emiti-la. Outra importante consideração que muitos empreendedores acabam esquecendo é que a nota fiscal não deixou de ser um documento. Isso significa que, mesmo estando em meio online, deve seguir regras específicas de preenchimento, emissão e armazenamento.

As vantagens e praticidades da NF-e

A emissão da Nota Fiscal Eletrônica foi feita de maneira progressiva, tornando-se obrigatória para algumas empresas que exercem determinadas atividades operacionais, com destaque para contribuintes do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e/ou Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

No entanto, com o passar do tempo e a necessidade de um maior controle sobre as operações realizadas no país, outros tipos de negócios também passaram a ser elegíveis para a NF-e, com destaque para optantes pelo Simples Nacional e MEI (Microempreendedor Individual).

Entre as principais vantagens do uso da Nota Fiscal Eletrônica, está a facilidade e a praticidade de armazenamento. Se antes o empreendedor precisava guardar centenas de notas de papel em caixas ou armários e destinar um lugar físico exclusivamente para manter tais documentos, com a NF-e nada disso é preciso.

Para empresas com grande volume de operações comerciais, a implementação da Nota Fiscal Eletrônica foi uma verdadeira “mão na roda”. A simples economia com o armazenamento dessas notas, pelo fato de serem geradas em arquivos digitais, representa uma considerável redução de custos.

Para consultar um documento fiscal, o contribuinte pode acessar o site da Receita Federal com o número do DANFE, o que facilita todo o processo de procura e diminui muito as despesas com papel, arquivos físicos, tinta, manutenção etc.

Entre as vantagens do uso da nota fiscal, podemos destacar:

Redução nos erros

Com as tradicionais notas de papel, o funcionário tinha que digitar manualmente cada informação na nota fiscal, desde dados do cliente até o detalhamento de toda a operação. A questão é que existe uma grande possibilidade de ocorrerem erros de digitação e outros problemas que levam a uma tributação errada.

Com a Nota Fiscal Eletrônica, a possibilidade de incorreções e retrabalhos é quase nula. Isso porque as notas fiscais passam a ser geradas automaticamente, utilizando dados já cadastrados no sistema — o que evita erros de transcrição, por exemplo.

Redução de custos de impressão do documento fiscal

Você consegue imaginar o custo com impressões, tintas, folhas, manutenção e tantos outros para uma empresa que emite centenas de notas diariamente? Pois é, a impressão de notas fiscais de papel gera despesas exorbitantes.

Com o armazenamento eletrônico e a impressão do Documento Auxiliar Eletrônico (DANFE), a empresa elimina grande parte das despesas com papel, arquivos físicos, custos de armazenamento etc. Além disso, os documentos passam a contar com maior segurança e agilidade das informações fornecidas por meio da transmissão de dados online.

Redução do tempo

As tradicionais notas fiscais de papel exigiam muito mais tempo do funcionário, que precisava digitar cada informação, organizar e armazenar tais documentos. Com as Notas Fiscais Eletrônicas, a empresa passou a otimizar todos os esforços referentes às informações que são geradas nas movimentações comerciais realizadas.

Isso significa que, ao reduzir o tempo de administração, a empresa ganha em produtividade, uma vez que a emissão das notas passa a ser integrada com as demais informações produzidas pela organização. isso também garante maior eficiência nas operações internas do negócio.

Entre essas vantagens, também podem ser citadas:

• agilidade no faturamento;
• redução dos erros de escrituração devido à eliminação de equívocos de digitação de notas fiscais;
• melhor planejamento de logística por meio do conhecimento antecipado da informação da NF-e pela consulta do DANFE;
• melhoria da gestão financeira.

O uso do certificado digital

O uso do certificado digital já não é nenhuma novidade para muitas empresas. Esse documento garante proteção às transações e outros serviços digitais, oferecendo segurança, autenticidade, confidencialidade e integridade às informações eletrônicas.

O certificado digital é um arquivo que contém uma assinatura eletrônica, e é isso que confirma a autenticidade de documentos e declarações. Para empresas que são obrigadas a emitir a NF-e, o certificado digital é indispensável.

Isso significa que, se a lei prevê a obrigatoriedade da emissão da NF-e para o seu negócio, antes de qualquer coisa, é preciso que você tenha um certificado digital.

Mas essa obrigatoriedade não é o único motivo para as empresas utilizarem o certificado digital. Existem outros benefícios que se destacam, entre eles:

• o aumento da segurança, confiabilidade e credibilidade;
• a redução dos riscos de fraudes na empresa;
• a diminuição da burocracia;
• a garantia de privacidade e maior segurança nas transações eletrônicas;
• os documentos assinados eletronicamente passam a ter validade jurídica e não é mais necessário reconhecer firma em cartório.

Mas quem precisa de certificação digital?

Todas as empresas inscritas nos regimes de Lucro Real ou Lucro Presumido são obrigadas a emitir a NF-e e, por consequência, devem possuir um certificado digital. Vejamos:

Empresas de Lucro Presumido

São obrigadas a possuir o certificado digital, já que a maioria das declarações (mensais e anuais) exigidas pelo Fisco só podem ser elaboradas e transmitidas por meio do certificado digital.

Empresas optantes pelo Simples Nacional

Empresas optantes pelo regime do Simples Nacional com mais de três funcionários deverão utilizar o certificado digital para envio de informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias ao governo.

Microempreendedores individuais

Alguns estados brasileiros ainda não tornaram obrigatória a certificação digital para a emissão de nota fiscal. A adesão do MEI à NF-e é facultativa, com isso será preciso verificar se há necessidade de uma inscrição estadual para a emissão desse tipo de documento fiscal e se isso é permitido pela legislação do estado.

Importante!

Vale destacar que, na hora de comprar um certificado para validação eletrônica, o usuário deve avaliar qual a opção que atende às suas necessidades com mais eficiência.

Para isso, é preciso verificar se a Autoridade Certificadora segue o padrão ICP-Brasil, uma estrutura hierárquica e de confiança para a emissão de certificados digitais. Este é o “selo de garantia”, assegurando que as informações serão tratadas dentro de uma estrutura segura e confidencial.

Para a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas há o certificado NF-e, que além de atender a todos os requisitos necessários para a elaboração e transmissão, é uma solução que oferece gestão dos documentos fiscais.

O certificado digital emite e armazena as informações geradas, com isso a empresa elimina possíveis erros de escrituração, gerenciando com eficiência a emissão do DANFE e do CT-e (caso trabalhe com o transporte de mercadorias).

Quais os principais passos que precisam ser seguidos?

Primeiro passo: adquira um certificado digital

A primeira providência para quem quer fazer uso da Nota Fiscal Eletrônica é adquirir um certificado digital. Sem uma assinatura digital, o documento fiscal não tem validade jurídica, o que não permite confirmar sua autenticidade e provar que realmente foi a empresa que emitiu a nota. É fundamental que você procure uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP). Confira nossa oferta para os Certificados NF-e aqui.

Segundo passo: credencie-se na Secretaria da Fazenda

A empresa precisa estar credenciada na SEFAZ de onde seu empreendimento está sediado.

Terceiro passo: adoção de um software de NF-e

A melhor forma de gerenciar e controlar a emissão de notas fiscais é com a adoção de um software gerador de NF-e. Muitos empreendedores, por falta de conhecimento ou por acreditarem que o custo não se enquadra no orçamento da empresa, adotam sistemas impróprios ou incompletos. Mas no mercado há inúmeras opções de softwares destinados a cada necessidade e com preços acessíveis.

Mercados que ainda utilizam a nota fiscal de papel

A implementação da Nota Fiscal Eletrônica ainda é um processo em andamento. Tal modelo de documento fiscal vem substituindo a Nota Fiscal modelo 1 ou modelo 1 A.

No entanto, empresas que exercem determinadas atividades, em especial aquelas contribuintes do ICMS e do IPI, estão proibidas de utilizar as antigas notas fiscais de papel. Para aqueles que não pertencem a esse grupo, na maioria dos casos o enquadramento ainda é facultativo.

Mas lembre-se: a implementação da Nota Fiscal Eletrônica é progressiva e vai se tornar obrigatória para todos os tipos de empresas. Por isso, o quanto antes você preparar sua empresa, mais rápida será a adequação, tanto dos processos quanto dos funcionários.

O armazenamento e a segurança das informações

Com a NF-e, o arquivamento das notas fiscais de papel foi substituído pela guarda de arquivos eletrônicos. Ou seja, os velhos formulários pré-impressos deram lugar aos arquivos XML. Mas será que é mesmo seguro?

Como não há mais a 3ª via impressa, passa a ser necessário que o arquivo eletrônico referente à NF-e seja armazenado em um local seguro após a Autorização de Uso pela SEFAZ. É esse documento que o Fisco vai solicitar no caso de uma auditoria.

Há muitas empresas que realmente levam a sério a guarda dos documentos eletrônicos fiscais. No entanto, há também aquelas que, por falta de conhecimento, não se preocupam muito com isso.

Ainda há o pensamento de que essa responsabilidade deve ser do contador, o que não é verdadeiro. Assumir as responsabilidades da empresa é papel do empresário, empreendedor e administrador.

Mas como armazenar de forma segura? Existem inúmeros softwares disponíveis no mercado que fazem todo o processo de emissão, controle e armazenamento das notas fiscais. No processo de escolha, é fundamental que o empreendedor decida qual a melhor opção que se enquadra em suas necessidades.

Muitos empreendedores, principalmente os pequenos e médios negócios, acabam acreditando que é preciso dispor de um grande investimento para ter um suporte de segurança confiável. Isso é um grande equívoco.

Quanto maior o investimento, maior a segurança. Mas isso não significa que soluções com valor acessível não são seguras. Cabe à empresa determinar quais as funcionalidades necessárias em um software e qual o nível de segurança desejado.

Um nível básico de segurança já garante a gestão dos documentos eletrônicos. Softwares especialistas realizam todo o processo de armazenamento das informações em banco de dados, e isso já torna segura grande parte do processo. Depois, é fundamental que as informações armazenadas nesse banco de dados sejam salvas periodicamente em outro local (ou melhor, o bom e velho backup).

Cuidados com a guarda dos arquivos eletrônicos recebidos

O fato de não ver a estrutura por vezes traz certo receio para muitos empreendedores, que ainda acreditam que a maior segurança está naquilo que é “físico”, como arquivos, fichários e até mesmo grandes salas para estocagem dos documentos de papel.

O fato é que as empresas precisam ter a preocupação de armazenar em segurança todos os documentos fiscais eletrônicos que estejam envolvidos nas operações da organização. E isso não vale apenas para as notas fiscais emitidas, mas também para as notas recebidas de fornecedores e os Conhecimentos de Transportes eletrônicos (CT-e), enviados pelas transportadoras.

Ao optar por um software especializado no armazenamento digital, é possível:

• estar em conformidade com as principais regulamentações, uma vez que fornecedores de serviços utilizam as melhores práticas de segurança da informação;
• ao contrário do que acontece com o armazenamento físico, ao guardar os documentos digitalmente a disponibilidade dos arquivos não será comprometida se uma parte da infraestrutura (como HD ou um servidor) falhar. Isso acontece porque o provedor de serviço já possui toda a estrutura que garante a reparação e interruptibilidade imediata;
• possibilidade de recuperação, inclusive para ocasiões mais críticas como perda ou remoção do arquivo.

Além disso, diferentemente do que acontece com as notas fiscais armazenadas em estruturas locais, as Notas Fiscais Eletrônicas não precisam obrigatoriamente estar no computador da empresa. É possível acessá-las de qualquer lugar do mundo, basta ter um dispositivo conectado à internet.

Ao contrário das infraestruturas e armazenamentos locais, que costumam ter uma durabilidade previsível, os provedores de soluções em nuvem conseguem oferecer prazos praticamente indeterminados.

Afinal, Nota Fiscal Eletrônica ou de papel?

O que muda ao substituir a nota fiscal de papel pela Nota Fiscal Eletrônica? Quais as operações a NF-e substitui? A nota fiscal de papel vai deixar de existir? Essas e outras perguntas são feitas diariamente por inúmeros empreendedores.

O fato é que, aos poucos, a Nota Fiscal Eletrônica passa a fazer parte diversas atividades realizadas no país, e tende a se tornar uma ferramenta obrigatória para todos os tipos de empreendimentos, em um futuro bem próximo.

Para o Fisco, a Nota Fiscal Eletrônica representa mais transparência e controle das informações geradas, podendo cruzar dados e analisar de forma precisa se seu negócio está realizando a tributação corretamente e em conformidade com o que a lei determina.

Para quem emite e recebe as notas fiscais, é uma oportunidade de conhecer melhor o próprio negócio e, inclusive, vislumbrar outras possibilidades a explorar. É interessante ressaltar que, por meio dessa tecnologia, é possível obter informações sobre os compradores, descobrir quais produtos e/ou serviços são mais consumidos, observar a frequência de aquisição e obter inúmeros outros dados que retratam as movimentações realizadas pela empresa.

Do ponto de vista contábil, os benefícios são inúmeros, principalmente com a possibilidade de integrar os sistemas contábeis e fiscais com as diversas áreas da empresa — como setor de vendas, compras, faturamento, entre outros —, o que torna as apurações mais simples e rápidas.

Além disso, a gestão dos documentos fiscais passa a ser mais fácil, já que tudo fica online e o acesso é descomplicado. Não há mais a necessidade de procurar notas em caixas, fichários e gavetas, ou de separar e analisar cada nota. Os dados passam a ser facilmente acessíveis para todos os processos contábeis.

Muito além de uma obrigatoriedade, a substituição das tradicionais notas de papel representa um grande avanço tecnológico, proporcionando praticidade ao dia a dia empresarial e eliminando custos.

Até pouco tempo atrás, as empresas perdiam tempo digitando e conferindo cada nota fiscal. Hoje todo o procedimento é mais prático e rápido, já que há a possibilidade de importar os dados de arquivos compatíveis (formato XML).

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