Emissor de CT-e: 7 dicas para escolher o melhor software!

Instituído pelo Ajuste Sinief 09/07, de 25 de outubro de 2007, o Conhecimento de Transporte Eletrônico (ou CT-e) é um documento versátil, que busca substituir um grande conjunto de documentos fiscais utilizados por empresas de transporte de carga. Ele pode ser emitido e armazenado em meios eletrônicos, dando mais segurança às atividades do setor e auxiliando a execução de serviços de transporte.

A escolha da ferramenta utilizada para a emissão do CT-e deve ser feita com cuidado. Empresas devem verificar as características do software, avaliar a sua capacidade de armazenar registros com segurança e a sua integração com ferramentas de terceiros.

Além disso, o software escolhido deve ser facilmente integrado à cadeia interna da empresa, podendo recuperar dados de outros arquivos e, caso seja executado na nuvem, tornando rotinas mais ágeis e móveis.

Quer saber mais sobre o software emissor de Conhecimento de Transporte Eletrônico e quais fatores levar em consideração ao escolher um? Então leia este post.

Como o Conhecimento de Transporte Eletrônico funciona

A emissão do CT-e permite a documentação, em meios eletrônicos, do serviço de transporte de cargas. Ele possui validade jurídica garantida pela assinatura digital do emissor e a autorização de uso, que é fornecida pela entidade responsável pela administração tributária do domicílio do contribuinte.

O CT-e pode ser utilizado para substituir os seguintes documentos fiscais:

• Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
• Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
• Conhecimento Aéreo, modelo 10;
• Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
• Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
• Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, caso seja utilizada para transporte de cargas.

As principais vantagens do Conhecimento de Transporte Eletrônico

Por ser utilizado em vários modais, o CT-e é um documento versátil e pode atender a vários setores. Ele elimina o uso de vários papeis, diminui a quantidade de erros e agiliza processos. Vale destacar, também, que as rotinas de emissão de documentos se tornam mais fluidas, tendo em vista que dados poderão ser importados de bancos de dados já existentes.

Com o auxílio de um bom software emissor de CT-es, a empresa passa a ter uma capacidade maior de atender aos seus clientes. Rotinas que às vezes podem envolver vários profissionais ou com a consulta a vários bancos de dados são simplificadas. Dessa forma, o número de erros ou a quantidade de vezes que uma atividade é realizada diminui continuamente.

Por meio da integração a nuvem, a segurança dos usuários passa a ser maior. As rotinas de gestão de dados são otimizadas e, com atualizações sendo distribuídas com prazos menores, a adequação a novos padrões de mercado é feita com mais facilidade.

A importância do certificado digital para a emissão do CT-e

Todo software de emissão de CT-e deve utilizar um certificado digital. Esse documento é expedido por certificadoras digitais, que trabalham de acordo com um conjunto de normas técnicas desenvolvidas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

Em geral, os certificados digitais usados para a emissão de CT-es possuem validade de até 3 anos. O seu armazenamento pode ser feito por meio de:

• um token (unidade flash que é conectada via USB ao computador);
• um cartão, que é lido por meio de uma leitora especial);
• um armazenamento feito diretamente no computador.

Cada certificado digital possui um conjunto de informações sobre o seu emissor, como o nome da empresa, endereço e CNPJ. Assim, é possível validar a integridade de um documento facilmente.

O que considerar ao escolher um software emissor de Conhecimento de Transporte Eletrônico

Para que a empresa possa escolher uma boa ferramenta para a emissão de um CT-e, um conjunto de fatores deve ser avaliado. Informações sobre a forma como os dados são armazenados e a possibilidade de integração com outras ferramentas, por exemplo, podem ser fundamentais para o sucesso da implementação da ferramenta.

Além disso, podemos destacar características de um bom software emissor de Conhecimento de Transporte Eletrônico:

Possibilidade de emissão de CT-es com base no XML da Nota Fiscal Eletrônica

Um bom software emissor de CT-es deve ser capaz de emitir rapidamente um documento a partir da importação do XML da Nota Fiscal eletrônica. Dessa forma, a empresa terá processos com mais agilidade e índices de erro menores.

Funções para cadastro de veículos, motoristas, fornecedores e clientes

A possibilidade de cadastrar veículos, fornecedores, clientes e motoristas diretamente no software de emissão de CTe-s é outra forma de agilizar a rotina de uma empresa. Além disso, a cadeia operacional se torna mais organizada, uma vez que os processos ocorrerão com maior agilidade.

Sistema que permite o acesso rápido a CT-es emitidos anteriormente

A busca por dados antigos em ambientes corporativos pode ser uma rotina que acaba demandando o deslocamento de um funcionário por longos períodos. No entanto, ao migrar o armazenamento de informações para um meio digital, a empresa pode acessar um CT-e rapidamente, facilitando a verificação de informações e tornando rotinas mais simples.

Ferramenta de armazenamento de dados segura

A forma como os dados são armazenados deve ser uma preocupação constante de qualquer empresa que dependa de uma infraestrutura de TI para a execução de suas atividades. Nesse sentido, o software de emissão de CT-es escolhido deve ter ferramentas que permitam o armazenamento seguro de informações. Dessa forma, ainda que a infraestrutura de TI da empresa seja comprometida, a empresa será capaz de manter os seus registros isolados.

Integração com iXML

Ao se integrar com o iXML, o software de emissão de CT-es dá mais produtividade para cada colaborador que vai utilizar a ferramenta. A emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico será mais ágil, uma vez que dados serão preenchidos automaticamente, sem informações incorretas.

Cadastro de múltiplas empresas e usuários

Junto com o suporte a arquivos XML e iXML, a possibilidade de criação de um banco de dados internos com informações de empresas, parceiros comerciais e usuários é outro fator que pode agilizar a emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico. Dessa forma, a verificação de informações poderá ser feita com mais eficácia, sendo os registros catalogados de acordo com o parceiro comercial e o usuário.

Integração com a nuvem

A computação na nuvem auxilia empresas a terem custos reduzidos, operações com maior mobilidade e ferramentas mais escaláveis. Ao ser integrado a um ambiente de cloud, o software emissor de Conhecimento de Transporte Eletrônico não só passa a incorporar tais características mas também permite a flexibilização de rotinas e um ganho de produtividade geral.

Caso a ferramenta seja executada diretamente na nuvem, os ganhos também afetarão a segurança do usuário. Atualizações podem ser distribuídas com mais agilidade e, com isso, sistemas terão um ganho de desempenho e confiabilidade contínuo.

E você, o que leva em consideração ao escolher uma ferramenta para a sua empresa? O que levaria em conta para eleger o melhor software de Conhecimento de Transporte Eletrônico para o seu negócio? Deixe um comentário contando para nós!