Gestão de documentos: guia para escritórios de contabilidade

A contabilidade é, por natureza, uma atividade de altíssima complexidade, que depende do manuseio diário de um grande volume de informações de difícil compreensão. Bem por isso, exige não apenas muito conhecimento jurídico, administrativo e econômico, mas também uma elevada capacidade de organização do profissional que queira exercer esse ofício de forma eficiente com vistas a se destacar no mercado.

Acontece que boa parte dessas informações (o objeto de trabalho do contador) normalmente encontra-se espalhada por várias pilhas de papéis, pastas, arquivos, gavetas, armários, mesas, bilhetes, post-its, discos rígidos e e-mails, sem que tenha sido realizado um trabalho objetivando a sistematização de tudo isso.

Nesse cenário caótico, não é de se espantar que a tarefa de encontrar qualquer dado específico em meio à montanha de bagunça seja tão improvável quanto encontrar uma agulha em um palheiro.

É obrigação de qualquer escritório de contabilidade realizar uma boa gestão de documentos. Veremos a seguir uma lista de métodos comprovadamente eficazes para minimizar as burocracias no escritório.

A aplicação dessas diretrizes garante um ambiente de trabalho mais confortável e produtivo, um atendimento mais eficiente aos seus clientes e até mesmo redução de despesas. Vamos às dicas!

1. Planeje a gestão de documentos

Organizar a papelada de um escritório de contabilidade (e mantê-la organizada em longo prazo) é missão mais árdua do que pode parecer em primeira análise. O caminho para o sucesso perpassa, sem sombra de dúvidas, por boas horas (no mínimo) de reflexão e preparação para o trabalho de organização.

Para construir uma estrutura sólida e que se sustentará com a passagem do tempo, inclusive nos momentos em que se impuser um volume sufocante de trabalho, o planejamento é indispensável.

É preciso, antes de tudo, tomar a difícil decisão de eleger os métodos de organização que sejam mais condizentes com o modelo de trabalho adotado pelo seu escritório e cumprir essa decisão à risca.

Nada impede, é claro, que você venha a alterar o seu sistema de gestão de documentos no futuro ou que o substitua por outro mais eficiente. Isso, inclusive, é natural e recomendável, à medida que o seu trabalho desenvolva novas necessidades ou que a tecnologia inaugure soluções preferíveis.

É um contrassenso, porém, tentar implantar no seu escritório, paralelamente, vários métodos de classificar documentos, sem qualquer padrão e sem que esses métodos dialoguem entre si.

Portanto, vale a pena investir algum tempo para "organizar a organização". Sente-se à sua mesa, pegue uma folha de papel (ou faça isso diretamente no seu computador, se você preferir) e desenhe detalhadamente o passo a passo para que a implantação de qualquer sistema de organização ocorra da forma mais coerente possível. Talvez leve algum tempo, mas certamente evitará o desperdício de muitas horas técnicas ao longo dos anos.

2. Organize a carteira de clientes

A agilidade do atendimento é, de longe, a qualidade mais procurada pelas empresas que buscam contratar um escritório de contabilidade. Como esse atendimento envolve, entre outras atribuições, a responsabilidade de manter e administrar documentos do cliente é muito importante definir certos padrões que tenham por finalidade a simplificação da tarefa de localizar tais documentos instantaneamente, a seu pedido.

Isso começa pela classificação dos clientes e das demandas que eles tenham apresentado. Independentemente de o suporte das informações relativas ao cliente ser físico (papéis ou livros) ou digital (arquivos de computador, por exemplo), elas devem ser alocadas em categorias nas quais serão lançados todos os dados que possuam natureza semelhante.

Em relação aos clientes, alguns possíveis padrões de organização que podem ser estabelecidos são:

• organização em ordem alfabética: é sempre útil ordenar as informações relativas ao cliente em ordem alfabética, de A até Z, considerando o nome, a razão social, a denominação social ou o nome de fantasia do cliente, a escolher. Esse simples cuidado certamente garantirá a economia de centenas de horas em longo prazo;
• natureza jurídica da empresa: outro cuidado que contribuirá para uma rápida busca de informações sobre os clientes é classificá-los de acordo com sua natureza jurídica. Quer dizer que os clientes que sejam sociedades empresárias limitadas serão distribuídos para determinado espaço. Aqueles que sejam sociedades anônimas terão outro espaço, os que são associações sem fins lucrativos terão outro e assim sucessivamente;
• área de atuação do cliente: considerando que a legislação tributária/fiscal brasileira conta com normas específicas para cada atividade econômica, muitos escritórios de contabilidade entendem que criar categorias diferentes de acordo com tais atividades (por exemplo, "empresas da área de vestuário", "empresas da área alimentícia", "grupos artísticos" etc..) garantirá maior eficiência no acompanhamento contábil;
• em caso de escritórios que atuem em territórios mais abrangentes, é prudente a criação de categorias para cada região atendida. Por exemplo, "Clientes de São Paulo", "Clientes do Pará", "Clientes de Pernambuco" etc.

   

Além disso, uma vez devidamente classificados os clientes, uma boa dica é separar os tipos de demandas em categorias igualmente bem definidas. A título de sugestão, mencionam-se os trabalhos de "Escrituração", "Demonstrações contábeis", "Auditoria", "Análise de balanço", "Projetos avulsos", entre tantos outros. Essas categorias serão lançadas como subitens nos espaços reservados para as informações de cada cliente.

É possível a combinação de vários desses "padrões", desde que se tome um cuidado para garantir que a relação entre um e o outro seja coerente.

3. Treine a equipe para manter a organização

Não basta que apenas uma pessoa possua um conhecimento profundo de gestão de documentos e das medidas que venham a ser tomadas nesse sentido dentro de um escritório.

Para evitar que o trabalho de organização seja em vão, é imprescindível que todos os profissionais da equipe que venham a ser envolvidos no manuseio da documentação sob a guarda do escritório, desde o sócio fundador até o estagiário, tenham uma boa compreensão da política de organização que se queira estabelecer.

Isso porque caberá a todas essas pessoas, continuamente, reforçar as práticas empregadas, garantindo, desse modo, que a cultura de organização possa se perpetuar dentro do escritório. Da mesma forma, em não sendo reiteradas essas práticas dia após dia, todo o sistema, embora implantado a muito custo, perderá força muito rapidamente.

Ainda que apenas um único profissional venha a estabelecer seu próprio método de trabalho, fugindo das regras respeitadas pelo restante da equipe, o sistema deixará de representar um meio de controle efetivo das informações e documentos que pretenda guardar. E essa falta de controle acaba desafiando o propósito de se estabelecer um método de gestão de documentos.

Além disso, é prudente envolver tantos integrantes da equipe quanto possível, justamente para participar da definição das regras e da implantação dos sistemas de organização. Afinal, quanto mais mentes, mais ideias.

A participação de várias pessoas permite que cada uma apresente a sua perspectiva, desenvolvida a partir das peculiaridades da sua função específica no escritório, levando ao gradativo aperfeiçoamento de todos os métodos.

Dito isto, um dos pontos mais importantes no momento de se fazer essas definições é cuidar para que a necessidade de se organizar o escritório não leve à delegação de tarefas impossíveis ou insustentáveis à equipe.

Por mais genial que possa parecer a ideia de lançar cada nova informação recebida pelo escritório em planilha, especificando data e horário, profissional responsável, últimos andamentos, estabelecendo um sistema de cores e atualizando os dados a cada 15 minutos, é provável que essa tarefa rapidamente passe a ser feita com menos qualidade e, pouco tempo depois, simplesmente deixe de ser executada.

4. Adote o uso de documentos digitais

São incontáveis as razões para dar preferência aos documentos digitais, em detrimento de documentos físicos. Vale a pena começar a pensar em digitalizar esses últimos e passar a trabalhar exclusivamente no meio eletrônico, na medida do possível.

Para começo de conversa, o uso de documentos digitais necessariamente se traduzirá em grande economia para o escritório de contabilidade, por causa da redução do desperdício de papel. Ainda que não houvesse nenhum outro motivo, esse bastaria pelas questões de sustentabilidade ambiental, cada vez mais admiradas e desejadas em qualquer negócio.

Além da nobreza inerente a qualquer iniciativa de preservação do meio ambiente, não se pode ignorar que, atualmente, qualquer empresa que demonstre preocupação com questões sociais ou ambientais terá uma vantagem competitiva em relação aos seus concorrentes.

Além disso, não é difícil chegar à conclusão de que organizar documentos digitais é infinitamente mais fácil do que organizar documentos físicos.

Para começar, os documentos digitais não dependem de um espaço físico considerável para seu armazenamento. Enquanto a documentação física depende da disponibilidade de salas com arquivos, armários e gavetas, arquivos de computador não sofrem os mesmos limites.

Sabemos que um pequeno pendrive, que pode ser carregado no bolso, é capaz de armazenar milhares de páginas de informação, bem como fotos e vídeos. Aliás, como veremos no tópico seguinte, já existem muitas alternativas que tornaram o próprio pendrive desnecessário.

Além disso, todos os documentos digitais podem ser localizados, reproduzidos, alterados e distribuídos com muito mais facilidade e agilidade. Bastam poucos segundos para que um arquivo seja encontrado, acessado, uma cópia idêntica seja produzida, editada, armazenada em diferentes dispositivos e disponibilizada na internet.

Se uma carta contendo uma alteração do contrato social de uma empresa leva dias para percorrer o caminho entre o Rio de Janeiro e Salvador, um e-mail é capaz de percorrer o mesmo caminho em um piscar de olhos, sem qualquer custo.

Outra vantagem que podemos apontar é que os documentos digitais permitem que várias pessoas trabalhem neles simultaneamente, sem que as ações de uma causem impactos negativos à produtividade da outra. Pelo contrário: dessa possibilidade de trabalhar de maneira cooperativa decorrem resultados mais acertados.

Por fim, documentos físicos estão constantemente sujeitos a deterioração, incêndios e extravio. Quanto aos digitais, embora seu uso também envolva alguns riscos, eles são menores e mais fáceis de evitar, sobretudo em razão da facilidade de criação de cópias infinitas de qualquer arquivo de computador.

5. Utilize softwares na nuvem para armazenar

Se você ainda não tem o hábito de armazenar os documentos do escritório na nuvem, já está passando da hora de começar.

São dois os principais motivos para adotar essa prática. Em primeiro lugar, porque isso permitirá que o escritório ganhe grande mobilidade: qualquer documento que seja lançado na nuvem poderá ser acessado a partir de qualquer lugar com internet, inclusive por meio dos aplicativos móveis, desenvolvidos para permitir o acesso via smartphones e tablets.

Ou seja, mesmo que você tenha que viajar para Tocantins para conduzir auditoria junto a um cliente, será, ainda assim, possível acessar a documentação relativa à sua clientela do Ceará.

O segundo motivo é que esse tipo de armazenamento de arquivos garantirá que, mesmo que algum documento físico se perdesse por qualquer motivo, ou mesmo que os computadores do escritório fossem atacados por um vírus, corrompendo e tornando inacessíveis documentos importantes, eles continuariam permanentemente disponíveis na nuvem, na íntegra.

Basta fazer uma pesquisa na internet para identificar dezenas de plataformas que disponibilizam espaço online para seus usuários, todas com o uso bastante intuitivo. A grande maioria desses serviços possui, inclusive, opção de cadastramento gratuito: nesse caso, o usuário terá, geralmente, menos espaço para armazenar os seus arquivos.

Os serviços de armazenamento em nuvem mais populares são o Google Drive, o Dropbox e o OneDrive. Em todos eles, qualquer pessoa pode se cadastrar sem realizar qualquer pagamento e acessar a plataforma em menos de cinco minutos.

A título de exemplo, o Google Drive atualmente oferece gratuitamente um armazenamento total de 15 GB, podendo, no plano mais barato, ser ampliado para 100 GB mediante o pagamento do valor mensal de R$ 6,99. Essa segunda capacidade de armazenamento, que comporta centenas de milhares de páginas de texto (entre outros conteúdos), provavelmente será suficiente para suprir as necessidades de grande parte dos pequenos escritórios de contabilidade.

6. Garanta acesso restrito às informações

O trabalho do contador envolve necessariamente a visualização de informações confidenciais das empresas atendidas pelo escritório de contabilidade. É um trabalho que depende, portanto, de um vínculo de confiança entre o tomador e o prestador do serviço, já que é atribuição da contabilidade "tomar conta" do patrimônio da empresa.

Por esse motivo, é responsabilidade do escritório de contabilidade garantir a segurança dessas informações e permitir que o acesso seja feito somente por aqueles que tenham sido autorizados pelo cliente para acessá-las.

Controlar o acesso às informações do cliente e do próprio escritório (tais como propostas enviadas para potenciais, documentos administrativos internos etc..) é essencial, tanto enquanto medida para preservar a boa gestão de documentos ― ou seja, como mais uma garantia de que a política de organização do escritório será mantida ―, quanto como forma de resguardar os interesses do cliente.

Esse tipo de controle é importante, inclusive, para minimizar os erros ocasionados pela facilidade de acesso aos documentos. Não são raros os casos em que um profissional que não tenha sido treinado adequadamente (ou mesmo um profissional experiente, por um lapso) comete o erro de excluir acidentalmente algum arquivo importante no sistema do escritório. Com a mesma frequência, arquivos são movidos para outras pastas por acidente e ficam perdidos por várias semanas ou mais tempo.

Também não é difícil imaginar a hipótese em que alguém acessa um estatuto social com o objetivo de usá-lo como modelo para a elaboração de um novo documento e, depois de realizar incontáveis modificações, acaba acidentalmente salvando o novo documento "por cima" do arquivo original.

Não há dúvidas, enfim, de que é mais viável administrar a organização de um sistema que seja acessível a poucos usuários. Dessa forma, a quantidade de erros será necessariamente bem menor e eventuais problemas poderão ser identificados e retificados com maior facilidade.

7. Faça backups de dados constantes

Qualquer empresa que se preze faz backups frequentes de todos os seus dados. Isso vale em dobro para escritórios de contabilidade.

A prática de salvar cópias de segurança das informações com as quais se trabalha é inquestionavelmente importante. Por mais que se tomem todas as medidas para evitar problemas, mais cedo ou mais tarde eles, inevitavelmente, aparecem, com as mais diversas roupagens: desde problemas com vírus de computador até a exclusão acidental de arquivos ou, ainda, a simples necessidade de se revisitar informações antigas. É nessas horas que o backup faz falta.

Com vistas a evitar surpresas desagradáveis, algumas medidas são recomendáveis:

• fazer o backup de todos os dados do escritório pelo menos uma vez por semana;
• fazer mais de um backup: é prudente ter um "backup do backup" para a hipótese em que, por exemplo, um vírus também atinja a cópia de segurança principal;
• salvar os backups em mais de um dispositivo, inclusive pen-drives e hard drives (HDs) portáteis;
• salvar todos os dados na nuvem ou, no mínimo, os arquivos essenciais.

   

Por fim, uma boa recomendação é nunca deletar versões antigas de arquivos nos quais o escritório tenha trabalhado. Frequentemente, pode ser útil ou importante acessar o histórico de versões de um contrato, por exemplo. Assim, o ideal é nomear os arquivos indicando a data, seguindo o padrão ano-mês-dia.

Dessa forma, duas versões do mesmo arquivo deverão ser nomeadas de acordo com o exemplo "Contrato - serviços contábeis empresa XYZ - 2017-09-12.doc" e "Contrato - serviços contábeis empresa XYZ - 2017-09-13.doc". Com esse padrão, o pesquisador de arquivos do seu computador, com a opção de ordenação "por nome" ativada, mostrará os arquivos na ordem cronológica das versões.

8. Invista no uso da assinatura digital

O Certificado Digital é a ferramenta que possibilita uma migração muito mais expressiva dos processos que exigem documentação física para a documentação exclusivamente digital. Esse motivo, independentemente de qualquer outra consideração, já indica que ele é um dos caminhos mais interessantes no âmbito da tarefa de aprimorar a gestão de documentos.

O objetivo dessa tecnologia é, afinal, funcionar como um meio de identificação de pessoas no ambiente digital para fins de realização de operações de diversas naturezas. Portanto, o Certificado Digital identifica o seu titular por meio de uma chave privada, que não pode ser compartilhada entre dois ou mais indivíduos.

Como cada Certificado Digital só pode ter um titular, o seu propósito é servir como alternativa, na internet, ao ato de apresentar a cédula de identidade, por exemplo, guardadas as devidas proporções. Ele permite ao titular, portanto, assinar contratos, processos, emitir documentos fiscais, entre tantas outras possibilidades (a depender do tipo de certificado), conferindo comprovação de que o titular do Certificado Digital é, de fato, o signatário de tais documentos.

No âmbito da gestão de documentos, sua utilização passa a servir, inclusive, para permitir que o usuário deixe completamente de usar documentos físicos. Se antes a via física ainda era indispensável para dar segurança jurídica na assinatura de um contrato, por exemplo, hoje a legislação brasileira reconhece que assinatura digital, por meio do referido certificado, tem exatamente o mesmo valor legal que a assinatura feita à mão no documento físico.

E isso não se limita à assinatura de contratos. Há uma série de processos, inclusive os típicos atos relacionados à prestação de serviços de assessoria contábil, que já podem ser conduzidos completamente por meio de assinatura digital. Assim funciona, por exemplo, o processo de registro de empresa ou averbação de alteração de contrato social perante as Juntas Comerciais dos Estados.

Foi-se o tempo em que o contador se via obrigado a organizar um grande processo físico para análise pelo órgão de registro. Com a tecnologia do Certificado Digital, todos os documentos, inclusive os atos de registro ou alteração e os formulários necessários a esses pedidos, dispensam esse preenchimento à mão.

Convenhamos: é humanamente impossível conduzir eficientemente o negócio de um escritório de contabilidade sem uma boa gestão de documentos. A responsabilidade dada ao prestador desse tipo de serviço é tão grande que é preciso fazer um bom planejamento e tomar uma série de medidas para preparar o escritório de contabilidade para os desafios de seu ofício.

Desde minimizar o uso de documentos físicos até treinar bem as equipes do escritório e conhecer e utilizar as novas tecnologias, a exemplo do Certificado Digital, acreditamos que essas dicas sejam um excelente ponto de partida para a estruturação de um serviço de maior qualidade.

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