Simples Nacional: Guia para micro e pequenos empresários

A Lei Complementar 123/2006, que regulamenta as empresas optantes pelo Simples Nacional, tornou mais simples a vida dos micro e pequenos empresários. Descomplicou a arrecadação de impostos e das obrigações fiscais e trabalhistas.

A agenda tributária, pelo simples, é menos complexa e com menor incidência de impostos se comparada àquelas que incidem sobre grandes organizações. Ainda assim, as obrigações não podem deixar de ser cumpridas, sob pena de multas e impasses na emissão de certidões negativas de débitos.

Tem um negócio e não sabe se ele pode entrar para o Simples? Quer saber mais sobre as vantagens e obrigações das empresas optantes? Continue a leitura.

O que é o Simples Nacional

O Simples Nacional é um dos quatro regimes tributários existentes hoje no Brasil — cinco se contarmos o Microempreendedor Individual (MEI). É um dos enquadramentos fiscais possíveis frente a Receita Federal.

Empresas que faturam acima dos 78 milhões de reais por ano, por exemplo, são obrigadas a adotar um regime de Lucro Real. Já para micro e pequenos empreendimentos muitas vezes é possível optar entre diferentes modelos.

Vantagens para pequenas empresas

A principal vantagem é o recolhimento por meio de uma guia única, o DAS – Documento de Arrecadação do Simples Nacional. Também, o cadastro é único, não havendo necessidade de se inscrever separadamente nas instâncias municipais e estaduais.

Simplificação tributária e contábil é sinônimo de menor risco de erros ou esquecimentos acarretando em multas, além de um gasto menor com processos.

Enquadramentos

O limite de receita bruta anual para negócios tributados pelo Simples Nacional sofreu alterações em 2018, pela Lei Complementar nº 155. Para as microempresas foi mantido o limite de R$ 360 mil. Já para as pequenas, o valor de R$ 3,6 milhões subiu para R$ 4,8 milhões.

Quando as receitas brutas ultrapassam os R$ 360 mil, a empresa deve mudar seu enquadramento de micro para pequena. Ultrapassando os R$ 4,8 milhões, pode ser mantida a condição de Empresas de Pequeno Porte (EPP), mas o regime tributário deve ser alterado para Lucro Real ou Presumido.

Porém, não é só a receita bruta que interessa e alguns outros fatores entram nessa equação. Além de se enquadrar nos limites de faturamento, é necessário checar a lista de impedimentos e conferir se a atividade econômica do seu negócio é elegível ao Simples por meio do código CNAE.

Entenda a Tabela CNAE

CNAE é a sigla para Classificação Nacional de Atividades Econômicas. O registro é único para todo o país e visa listar todas as atividades de venda de produtos ou prestação de serviços que são legais no Brasil.

Empresas públicas e privadas, empreendedores individuais e até instituições sem fins lucrativos devem indicar corretamente a sua atividade primária por meio do código na Tabela CNAE.

Se você tem um negócio e ele se enquadra nos limites de receita impostos pelo Simples, o próximo passo é conferir se a sua atividade é aceita no enquadramento. O Conube, escritório de contabilidade online parceiro da Valid Certificadora, disponibiliza uma ferramenta online para isso.

Se você pesquisar por “consultoria”, por exemplo, verá que a atividade “6204-0/00 - Consultoria em tecnologia da informação” aparece em verde, logo é permitida no Simples Nacional.

A atividade “6619-3/03 - Representações de bancos estrangeiros”, por outro lado, aparece em vermelho, o que significa que há um impeditivo e ela não é elegível ao Simples.

Algumas atividades, ainda, aparecem em amarelo, o que indica que ela é concomitantemente permitida e impeditiva, valendo a pena consultar um especialista.

Dentre as atividades aceitas no Simples, existe uma nova divisão, que indica especificamente as alíquotas a serem cumpridas, dependendo, ainda, de fatores como faturamento e folha de pagamento de funcionário.

Atualmente essa divisão se dá em cinco anexos.

• Anexo I – Comércio
• Anexo II – Indústria
• Anexo III – Locação de Bens Móveis e de Prestação de Serviços
• Anexo IV – Prestação de Serviços
• Anexo V – Prestação de Serviços

Em algumas atividades, também é necessário calcular o fator (r) para descobrir se o enquadramento se dá no Anexo III ou no Anexo V. Também lá no blog do Conube, você pode conferir as tabelas completas de cada um dos anexos.

Impedimentos para opção

A lei estabelece, também, alguns fatores que são impeditivos de enquadramento no Simples, independentemente da atividade e da receita. São eles:

• ter outra pessoa jurídica no quadro societário;
• ser empreendimento sócio de outra empresa;
• possuir filial no exterior;
• ter sócios que integrem o quadro societário de outro negócio se a soma dos faturamentos anuais ultrapassarem R$ 3,6 milhões;
• ter acionistas residentes no exterior;
• ser uma cooperativa (exceto de consumo);
• não ter todas as certidões negativas de débitos;
• ter quaisquer irregularidades nos registros referentes ao CNPJ, alvará ou inscrição estadual.

Quando não aderir ao Simples

Mas não é porque você pode aderir ao Simples que você deve fazê-lo. Para algumas empresas, ainda que seja uma opção, pode não ser um bom negócio.

Um dos motivos que pode levá-lo a abrir mão dessa mudança é o fato de que nesse regime os impostos são calculados a partir da receita bruta anual, não do lucro. É bastante comum que empresas jovens operem com faturamento alto e lucro baixo — ou até prejuízo — e nesses casos o Simples não é a melhor opção.

Outro fator que pode influenciar na escolha é o limite de R$ 3,6 milhões em exportações, ainda que ultrapassar esse número máximo dentro dos demais enquadramentos do Simples não seja algo comum.

Uma última regra geral é que quanto maior o gasto com folha de pagamento, maiores as chances que a mudança seja vantajosa. Claro que cada caso deve ser avaliado de maneira individual e com todas as particularidades da empresa sendo pesadas.

Impostos

O faturamento das empresas optantes deve ser informado mensalmente por meio da plataforma constante dentro do site da Receita Federal. Obrigatoriamente, os valores devem ser colocados conforme atividade geradora da receita e diferença entre naturezas de geração.

Ao final do procedimento, uma única guia é emitida com o total de impostos nacionais, estaduais e municipais a serem pagos. O documento abrange nacionalmente IRPJ, Pis/Cofins, IPI, CSLL e CPP. Ao estado pertinente, o ICMS é cobrado e repassado. Quando há prestação de serviços, o ISS é recolhido e realocado nas cidades quando há incidência.

Os impostos devem ser pagos até o dia 20 de todo mês, data também limite para o fornecimento das informações, sob pena de multa. Para acessar o portal e utilizá-lo, deve-se ter o código de acesso ou logar com um certificado digital.

Procedimentos trabalhistas

A manutenção da folha de pagamento para o enquadramento é relativamente complexa.

Sobre a folha de pagamento, o empregador deve apenas depositar 8% sobre o valor bruto pago a cada funcionário para o fundo de garantia. O percentual do INSS, de 8% a 11%, é descontado dos salários dos colaboradores. Porém, é dever do empresário pagar o documento em dia.

O FGTS deve ser depositado todo mês até o dia 7, e o INSS tem vencimento no dia 20.

Relatórios

As guias são emitidas com a transmissão do relatório de informações previdenciárias, também com o sétimo dia de cada mês como prazo. A elaboração do documento é via software, disponibilizado pelos órgãos governamentais. Para o envio, é necessário o uso de certificado digital se o quadro de colaboradores ultrapassar oito pessoas. Mas o número diminuirá gradativamente.

Além de providenciar mensalmente as informações, empresas optantes pelo Simples devem enviar até cada sétimo dia corrido o CAGED, o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. Essa é uma obrigação estabelecida pelo Ministério do Trabalho para acompanhar as movimentações de contratações e demissões no país.

Anualmente, a RAIS precisa ser transmitida. A Relação Anual de Informações Sociais tem como prazo todo mês de março, com variação em relação ao dia limite.

Redução de custos provenientes da tributação

Organizações não optantes devem pagar mensalmente, junto à Guia da Previdência Social dos colaboradores, 20% sobre o total bruto da folha de pagamento referente ao INSS patronal.

Com a opção pelo Simples Nacional, a cobrança é feita na guia de impostos, porém com alíquota muito inferior e isenção da cobrança para pessoas jurídicas em faixas de faturamento anual baixas.

Declaração anual da Receita Federal

Até o mês de abril de cada ano, os negócios enquadrados devem transmitir a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais — DEFIS. O documento é preenchido no portal do Simples dentro do site da Receita Federal.

Os dados pedidos são referentes às contas bancárias, estoque, folha de pagamento e demais informações que devem ter como base os livros contábeis.

Após o preenchimento, o sistema automaticamente soma os números de faturamentos mensais e impostos calculados e pagos. Na transmissão, a impressão é disponibilizada com o detalhamento dos números.

Agendas de estados e municípios

Os micro e pequenos empreendimentos não ficam livres do cumprimento das agendas tributárias de estados e municípios, e precisam elaborá-los e transmiti-los.

Com o pagamento de todos os tributos feitos à nação, basta que os valores sejam pegos na plataforma da Receita Federal se as cifras repassadas necessitarem ser informadas manualmente.

Notas fiscais

Atualmente, nenhum ramo de atividade pode emitir notas manuais. Todos os modelos foram gradativamente extintos.

Para indústrias e comércios com operações que não envolvam o cliente final, é obrigatória a emissão da Nota Fiscal Eletrônica. Para que ela seja autorizada e sua impressão seja liberada, é indispensável a assinatura com certificado digital.

Prestadores de serviços devem seguir as normas e leis municipais de autorização de uso das notas para faturamento de serviços. Em geral, os sistemas de fiscalização dos municípios exigem assinatura com a identidade jurídica digital, mas ainda há cidades que emitem o documento apenas com senha de usuário.

Escrituração contábil

As micro e pequenas empresas beneficiadas pela Lei Complementar 123/2006 estão sujeitas ao registro das operações diárias de qualquer natureza que movimentem dinheiro, e a influência delas nos resultados do empreendimento.

Os livros contábeis mantidos devem ser autenticados pela Junta Comercial do estado responsável.

• Diário: contém todas as ações do dia a dia, em lançamentos de partidas duplas com débito e crédito;
• Balanço patrimonial: é composto por ativo (bens e direitos), passivo (obrigações) e patrimônio líquido (resultado advindo da diferença entre os dois grupos);
• Demonstrativo de lucro ou prejuízo acumulado: atesta o resultado líquido ao final do exercício, levando em conta as mutações patrimoniais históricas;
• Demonstração de resultado do exercício: apura o lucro líquido apenas do ano referente ao livro.

Opção

Para enquadrar uma empresa não basta verificar prós e contras e proceder com o pedido no portal da Receita Federal. É importante cuidar para que os prazos não sejam ultrapassados e verificar se ainda estão em curso.

Novas pessoas jurídicas têm o período de 180 dias após o selo de registro de abertura de firma na Junta Comercial, e as já existentes podem fazer o pedido durante todo o mês de janeiro de cada ano.

Na hipótese de qualquer um desses prazos não ser observado, o empresário terá de esperar até o mês de janeiro do ano seguinte para poder proceder com a mudança de tributação.

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