Modelo de balanço patrimonial: aprenda a fazer o seu

Os livros contábeis são obrigações legais das empresas. E além da elaboração, a transmissão de todos eles ao Fisco no SPED Contábil — obrigatoriamente por meio de Certificado Digital — também é uma imposição às organizações.

Para esse cumprimento, além da necessidade de ter clara a situação financeira do negócio, é de extrema importância ter um modelo de balanço patrimonial que atenda às diretrizes certas do documento e auxilie o empreendimento na visão da evolução do patrimônio — função dessa demonstração contábil.

Veja agora como fazer corretamente o seu balanço patrimonial, tendo na escrituração uma ferramenta empresarial e atendendo às obrigações impostas por lei.

O que é um balanço patrimonial

Certamente em algum momento você já se deparou com os dizeres “fechado para balanço” no dia a dia de uma empresa. Está é uma visão romântica, mas tem certo sentido, pois a organização deve avaliar sua situação econômico financeira em determinados períodos do seu negócio, no mínimo uma vez ao ano.

Ou seja, um modelo de balanço deve mostrar uma posição patrimonial estática da empresa, que pode ser mensal, trimestral, semestral e anual.

As contas apresentadas no balanço patrimonial devem ser organizadas de maneira uniforme. As contas do Ativo devem ser classificadas em ordem decrescente de grau de liquidez e, para o Passivo, em ordem decrescente de prioridade de pagamento.

A estruturação de um modelo de balanço patrimonial deve ser feita da seguinte forma, basicamente:

( + )	Ativo
( + )	Ativo Circulante
( + )	Ativo Não Circulante

( - )	Passivo
( - )	Passivo Circulante
( - )	Passivo Não Circulante
( = )	Patrimônio Líquido

Veja de maneira mais detalhada:

Ativo

No Ativo, são apresentados os bens, direitos e aplicações. Ou seja, essa categoria compreende todos os recursos controlados pela empresa e que se espera que resultem em benefícios econômicos futuros.

Passivo

No Passivo, estão as exigibilidades e obrigações. Classificam-se primeiro as contas a pagar, salários, dividendos, empréstimos etc.

Patrimônio Líquido

O Patrimônio Líquido representa a diferença entre o Ativo e o Passivo, ou seja, o valor líquido da empresa. Nessa conta, estão inseridos o Capital Social, Reserva de Capital, Ajustes de Avaliação Patrimonial, Reservas de Lucros, Ações em Tesouraria e Prejuízos Acumulados.

Muito além de uma obrigatoriedade, a elaboração do balanço patrimonial é um importante instrumento de avaliação de diversos aspectos, como estoques, liquidez financeira e cálculo de dívidas.

Apresentação dos grupos

A demonstração é composta apenas por ativo e passivo — além do patrimônio líquido, resultado da diferença entre os grupos.

O ativo compreende as contas de bens, direitos e disponibilidades, enquanto o passivo abrange as obrigações e o patrimônio líquido. Este último equilibra os saldos e consta no passivo por ser tecnicamente uma obrigação da empresa para com os sócios e acionistas.

Estruturação e divisão dos grupos

Os grupos de posses e pagamentos a serem efetuados são divididos em subgrupos, que separam recebimentos e obrigações em curto e longo prazos e o dinheiro já disponível.

Ativo circulante

O primeiro subgrupo do ativo diz respeito a valores como caixa, aplicações em curso possivelmente rentáveis, estoques e recebimentos breves. São os bens que circulam rotineiramente, que têm movimento.

Ou seja, nesse grupo são registrados os elementos com maior grau de liquidez, que podem ser convertidos em dinheiro em um curto prazo. Aqui vale destacar que liquidez é a capacidade de pagamento de uma empresa em cumprir acordos financeiros e saldar dívidas.

Entre algumas contas do ativo circulante, se destacam:

• bancos e caixa;
• matéria-prima;
• produtos inacabados;
• mercadorias prontas para revenda;
• contas a receber com prazo de vencimento dentro do exercício vigente (menor que 360 dias);
• investimentos de curto prazo.

Ativo não circulante

Esses números são de direitos que podem ser convertidos em dinheiro, mas com previsão de que fiquem parados por bastante tempo, como quotas de participação da empresa em outro negócio.

Via de regra, são itens com menor grau de liquidez, que levam de médio a longo prazo para se transformarem em dinheiro. O Ativo não circulante será composto pelo:

Ativo Realizável a Longo Prazo

São as contas que tenham sua realização certa ou provável recebimento após o término do exercício seguinte. Ou seja, cuja realização ocorra um ano a partir do próximo balanço, geralmente. Por exemplo:

• duplicatas a receber;
• empréstimos a Coligadas e Controladas;
• depósitos Judiciais.

Investimentos

São classificadas as participações societárias permanentes, como aplicações para a aquisição de ações e outros títulos de participação societária. Por exemplo:

• propriedades para investimento;
• investimento em ouro;
• terrenos e imóveis para futura utilização;
• investimentos em Coligadas e Controladas.

Imobilizado

Nessa conta são inseridos os bens e direitos tangíveis permanentes utilizados para a manutenção das atividades da empresa. Ou seja, são os bens móveis e imóveis, como prédios, carros, máquinas e equipamentos.

Intangível

Constituem-se como propriedade imaterial das empresas. Isso significa que, apesar de possuírem valor econômico, são desprovidos de materialidade. Por exemplo:

• patentes;
• marcas;
• direitos autorais;
• softwares;
• licenças;
• recursos humanos;
• know-how;
• clientes.

Passivo circulante

Tais obrigações são as que devem ser cumpridas no curto prazo — contas a vencer dentro do ano de referência. Em geral são impostos, folha de pagamento e fornecedores.

Passivo não circulante

A natureza desse subgrupo é a mesma que a do circulante, porém as contas elencadas devem ser honradas apenas no ano seguinte. Geralmente são lançamentos relacionados a pagamentos de fornecedores, de financiamentos e de empréstimos.

Patrimônio Líquido

A parte positiva do passivo é composta pelos resultados do empreendimento e outros valores que dizem respeito aos sócios e acionistas: lucros acumulados e capital social integralizado. O Patrimônio Líquido será composto de:

Capital Social

É o valor que os sócios ou acionistas injetam na empresa no processo de abertura. Ou seja, é a quantia bruta investida para dar início ao negócio, considerando o tempo suficiente que ela ainda não vai gerar lucros para conseguir se manter.

Reservas de Capital

São valores recebidos pela companhia, mas não transitam pelo Resultado como Receitas. Em geral, são recursos utilizados para absorver prejuízos (quando estes ultrapassam as reservas de lucros), incorporação ao capital ou ainda para o reembolso, resgate ou compra de ações.

Ajustes de Avaliação Patrimonial

Corresponde ao acerto de valores entre o ativo ou passivo, que pode ser para mais ou para menos. Assim, o Ajuste de Avaliação Patrimonial é o resultado da avaliação dos bens em relação ao seu valor justo, que significa a quantia pela qual um ativo pode ser trocado, ou um passivo liquidado.

Reservas de Lucros

Equivalem aos lucros obtidos pela empresa. Essas Reservas devem fazer parte do Patrimônio Líquido.

Ações em Tesouraria

São ações adquiridas pela própria empresa e mantidas em Tesouraria.

Prejuízos Acumulados

Quando houver prejuízo, deverá, obrigatoriamente, ser absolvido pelas reservas de lucros e reserva legal, nessa ordem. Se ainda houver saldo remanescente, pode ser usada a reserva de capital.

Exatidão no documento

Para que o seu modelo de balanço patrimonial esteja exato e atenda à legislação contábil ao mesmo tempo, a escrituração não pode ter erros. O primeiro quesito a conferir é se os totais de ativo e passivo são os mesmos. Isso sempre deve ocorrer por conta do método utilizado no Brasil para lançamentos, o de partidas dobradas.

Mas, antes mesmo da emissão da demonstração, é possível verificar a exatidão pelo balancete e pelo relatório do Livro Razão:

• no balancete, o período escolhido deve terminar com equidade entre os grupos principais, constando todas as contas e demais grupos da contabilidade;
• no Razão, não deve haver sobra de saldo ao final do livro. Todas as contas utilizadas em lançamentos do ano de referência devem ter saldos que batam. Assim, é fácil identificar um erro e localizá-lo.

Qual a importância do balanço patrimonial

O balanço patrimonial faz parte do conjunto de demonstrações financeiras que devem ser elaboradas e enviadas anualmente.

Assim, micro, pequenas, médias ou grandes empresas (exceto os Microempreendedores Individuais – MEIs) são obrigadas à transmissão do balanço patrimonial, gerado após a escrituração contábil.

Apesar de a entrega do balanço patrimonial ser anual, dependendo do porte da empresa, as informações podem ser atualizadas em períodos menores (semestral, trimestral e até mensalmente, se possível), tornando mais fácil a consolidação dos dados ao final do exercício.

Outro ponto importante que deve ser destacado é que o balanço patrimonial é um procedimento indispensável na avaliação de riscos em concessão de financiamentos às empresas, já que podem ser levantadas informações históricas sobre a capacidade de:

• pagamentos das obrigações;
• índice de endividamento;
• lucratividade;
• rentabilidade do negócio.

A entrega do balanço patrimonial pode ser feita de forma digital, por meio do Sistema Público de Escrituração Contábil – SPED. Para isso, é necessário possuir um Certificado Digital emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada na ICP-Brasil.

Fique atento!

É importante destacar que, desde 1º de janeiro de 2016, pessoas jurídicas (tributadas pelo Lucro Real ou com base no Lucro Presumido) que elaboram a contabilidade completa (Balanço Patrimonial, Demonstração do Resultado do Exercício, entre outros), devem enviar os fatos contábeis por meio do arquivo ECD (Escrituração Contábil Digital) para o ambiente SPED.

Com novas alterações, toda ECD deve ser assinada por um certificado e-PJ ou e-CNPJ, independentemente das outras assinaturas.

Isso significa que o livro digital deve ser assinado digitalmente pelo certificado da pessoa jurídica (e-CNPJ ou e-PJ), pelo contador e pelo responsável pela assinatura da ECD, que pode ser o próprio e-CNPJ ou e-PJ ou outro representante, conforme ato societário.

Utilização do balanço patrimonial nos negócios

A demonstração contábil, unida às demais demonstrações, não serve apenas para atender aos órgãos governamentais e manter a contabilidade em dia. Feito corretamente, o documento é uma ferramenta para a empresa.

Nele, é possível ver a evolução das posses e do ativo em geral, verificando o crescimento da organização entre períodos. Também é importante e possível constatar se o aumento das obrigações — algo natural — não foi proporcionalmente maior que o de bens e direitos.

Então, é muito importante ter boas práticas no trabalho com o modelo de balanço patrimonial integralmente, desde a escrituração até seu uso pós-emissão e envio ao Fisco. Sem exatidão e valores corretos, pode acontecer um diagnóstico equivocado por parte de profissionais contábeis ou gestores. Além disso, a transmissão no SPED será de uma demonstração inexata, o que vai gerar transtornos.

Cuidados que devem ser observados ao elaborar um balanço patrimonial

Considera-se um balanço patrimonial saudável quando a geração de recursos em caixa está sendo superior aos compromissos de endividamento.

É fundamental efetuar uma estruturação correta do balanço patrimonial, que retrate a situação real da empresa. Assim, é possível fazer um planejamento financeiro eficaz e, consequentemente, levar o negócio a resultados positivos.

Vejamos alguns cuidados que não devem ser deixados de lado:

1. Mantenha-se organizado

Não importa o tamanho da sua empresa, na hora de elaborar o balanço patrimonial é fundamental que os documentos e informações estejam organizados e atualizados.

O gestor precisa conhecer seus ativos e seus passivos para dimensionar o patrimônio de sua empresa e garantir liquidez, afinal, é necessário gerar lucro para continuar funcionando de forma saudável.

2. Otimize e informatize os processos

Investir em sistemas de gestão que deem suporte ao negócio e otimizem os processos é a melhor solução. Por exemplo, é muito importante que a empresa realize a digitalização dos documentos que vão compor a elaboração do balanço patrimonial.

No entanto, é preciso ficar atento, já que a autenticidade dos documentos digitalizados poderá ser atestada apenas por meio de um Certificado Digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

3. Analise a contabilidade periodicamente

Ao avaliar as contas periodicamente, você evita o acúmulo de trabalho e a desorganização. Além disso, dessa forma ainda é possível controlar com maior eficiência as informações.

Ao acompanhar a evolução periodicamente, é possível conhecer:

• os recursos disponíveis;
• o estoque, analisando quantidades, itens e valores;
• maquinários, veículos e suas depreciações;
• valores pagos aos fornecedores;
• provisões e salários a serem pagos aos funcionários;
• o total de contas a pagar e a receber, bem como seus prazos de vencimento.

O balanço patrimonial é uma fonte de informações extremamente importante para o bom funcionamento dos negócios. Essa demonstração, além de informar a situação financeira e patrimonial (ou seja, os bens, direitos e obrigações), também evidencia todos os investimentos e suas fontes de recursos.

Com um balanço patrimonial bem-estruturado e corretamente elaborado, o gestor passa a ter uma poderosa arma estratégica para alavancar seu negócio.

Restou alguma dúvida em relação às atividades do balanço? Tem uma boa dica para dar sobre o assunto? Deixe sua opinião nos comentários!