SPED Contábil: dispensa de autenticação de livros contábeis

Para o meio contabilista e empresarial, o ano de 2016 foi marcado por grandes eventos — principalmente aqueles relacionados às obrigações acessórias. Mas a grande novidade veio através do aguardado Decreto nº 8.683/2016, que passou a dispensar as juntas comerciais de realizar a autenticação de livros contábeis para documentos enviados através do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) à Receita Federal.

A nova medida é um avanço na forma como os processos são realizados, representando uma maior agilidade e desburocratização na transmissão e análise dos livros contábeis — que, em alguns Estados, chega a demorar até três meses. A partir de agora, a autenticação desses documentos contábeis digitais passa a ser feita através do recibo de entrega emitido pelo Sped.

Para quem está no Sped, a dispensa da obrigatoriedade do livro contábil vai além de maior facilidade e agilidade — ela representa uma redução nos custos. Segundo o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), a economia na mudança de métodos de quem usa livros contábeis para o sistema de escrituração digital será de R$ 480 milhões por ano.

Nesse contexto, no post de hoje, explicamos melhor o que é o Sped contábil e a dispensa da autenticação de livros contábeis às Juntas Comerciais. Continue a leitura!

O que é o Sped

Se existe uma palavra que ronda a rotina de muitos profissionais contábeis e gestores nos últimos anos é o Sped. Sped contábil, Sped fiscal, NF-e, NFS-e, EFD-Contribuições são algumas variações que estão impactando o dia a dia de muitas empresas.

O Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) funciona como um integrador fiscal entre União, Estados e Municípios. A implantação desse sistema permitiu um grande avanço na forma como os processos contábeis e fiscais são elaborados — antes realizados em papel, agora substituídos por informações em meio digital.

Via de regra, o Sped é composto por uma série de programas, legislações e procedimentos que tornam o processo menos burocrático e transparente — tanto para o governo, quanto para o contribuinte. Em outras palavras, o Sped trouxe maior agilidade aos processos de validações fiscais, escrituração e conferência de documentos, garantindo que as empresas pudessem ter maior transparência na forma como elaboram suas obrigações e, assim, reduzindo os riscos de fraude e sonegação.

Com isso, através da informatização da formalização, o famoso “jeitinho brasileiro” passa a ser deixado de lado. A maior — e, talvez, mais significativa — vantagem do surgimento do Sped é a transparência no faturamento, na contabilidade, na apuração de impostos e tantas outras informações que obrigam as empresas a planejar e saber exatamente quais informações prestar ao Fisco.

Como funciona a nova medida

A regulamentação que dispensa a autenticação de livros contábeis pelas Juntas Comerciais às empresas que estão no Sped é um grande passo no processo de modernização do país quanto a entrega das obrigações aos órgãos fiscalizadores.

E, para as empresas que ainda não aderiram ao sistema digital, essa é uma excelente oportunidade para eliminar a burocracia e os métodos tradicionais. A sistematização eletrônica oferece, ao gestor, a desburocratização dos processos — além de eliminar aquela papelada que acaba gerando maiores custos e mais possibilidades de erro.

Com o avanço tecnológico, o Governo e Receita Federal passam a estabelecer métodos mais práticos para atender às demandas contábeis — através da redução das exigências em meio físico e da aderência ao envio em formato digital.

Antes da nova regra, o contador mandava os livros por meio da transmissão da Escrituração Contábil Digital (ECD) para a Junta Comercial — que também os analisava em um ambiente virtual —, o que implicava em uma demora de meses, em alguns Estados.

Com a nova medida, os livros contábeis passam a serem transmitidos pelas empresas do Sped até 26 de fevereiro de 2016, através da ECD — sendo consideradas autenticadas mesmo que não tenham sido analisadas pela Junta Comercial. Vale destacar que os livros contábeis transmitidos pelo Sped que tiveram indeferimento ou solicitação de providências pelas Juntas comerciais até a referida data não estarão dispensados.

Via de regra, a autenticação da ECD transmitida através do Sped levará em consideração o próprio recibo de entrega que o programa gerador emite no momento da transmissão.

A nova medida também traz uma novidade para empresas de qualquer porte que realizarem a autenticação dos documentos por meio de sistemas públicos eletrônicos, dispensando a autenticação de livros em papel. Segundo o Sebrae, com o fim da autenticação de livros contábeis físicos, haverá uma economia de R$ 333 milhões só com taxas — e, se analisarmos as impressões, a economia será de mais de R$ 100 milhões.

Fica estabelecido que, para as empresas que transmitirem a ECD após 25 de fevereiro de 2016, os livros contábeis serão autenticados no momento da transmissão. Para quem transmiti-la até essa data, a autenticação também ocorrerá no momento da transmissão — com exceção daquelas que estiverem sob status “sob exigência” ou “indeferidas”. As “sob exigência” deverão ser esclarecidas e, então, transmitidas por meio da ECD substituta.

Quem realizará a autenticação

Com a mudança, o Fisco ficará responsável por realizar a autenticação dos livros contábeis entregues em formato digital  as Juntas Comerciais, por sua vez, ficarão encarregadas do registro e fechamento das empresas.

É importante lembrar que, desde 2009, a transmissão via Sped Contábil das empresas tributadas pelo Lucro Real — por uma série de obrigações tributárias e fiscais — já é uma obrigatoriedade. Microempresas, empresas de pequeno porte e Sociedades Simples optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas dessa obrigação.

Sped e a obrigatoriedade do Certificado Digital

É importante reforçar que a dispensa da autenticação dos livros contábeis é direcionada as Juntas comerciais. Para a Receita Federal, o envio do Livro Eletrônico deverá ser por meio de assinatura digital. Ou seja, o responsável pelas declarações econômico-fiscais deverá utilizar a certificação da empresa ou do seu Procurador (e-CNPJ), cuja validação apenas se processará se for apresentado o Certificado Digital.

O Programa Bem Mais Simples

Em 2015, o Governo Federal lançou o Programa Bem Mais Simples, com o intuito de eliminar a burocracia e tornar as transações realizadas no país mais transparentes. Com a simplificação do ambiente de negócios no país, é possível manter um melhor posicionamento competitivo e impulsionar o crescimento e a geração de empregos.

A meta principal do Programa é melhorar a eficiência da gestão pública e a vida dos contribuintes, que se veem abarrotados de papéis e dezenas de obrigações acessórias. Com a redução da papelada e a centralização dos processos em um único lugar, as empresas passam a contar com uma maior vantagem competitiva — já que podem abrir um negócio, unificar cadastros e dar baixa nas atividades através de ambientes virtuais.

Gostou de conhecer o Sped contábil? Então, para aprender ainda mais a otimizar a contabilidade da sua empresa, leia também nosso post apresentando cinco formas de aumentar a produtividade do escritório de contabilidade!