ECF: 7 dicas para entregar corretamente
Por muito tempo, a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ) fez parte do conjunto de exigências impostas às pessoas jurídicas, mas teve sua utilização interrompida desde 2014.
Isso aconteceu porque uma nova obrigação acessória agora faz parte da vida das empresas: a Escrituração Contábil Fiscal (ECF). Essa nova declaração entrou como substituta da DIPJ.
O intuito da mudança é fortalecer os mecanismos de controle fiscal, contábil e tributário, de forma que os órgãos fiscalizadores possam cruzar os dados entre empresas e pessoas físicas e combater a sonegação fiscal e a evasão no pagamento de dívidas.
Neste post, vamos discutir alguns pontos importantes sobre a DIPJ e mostrar como você deve organizar as informações para não perder os prazos e cair na malha fina da Receita Federal. Acompanhe!
O que é a ECF?
Instituída em 1998 por meio da Instrução Normativa SRF nº 127, a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica, conhecida como DIPJ, é uma declaração de rendimentos da pessoa jurídica, apresentada anualmente no período de 1 de janeiro a 31 de dezembro do ano anterior ao da entrega da declaração.
No entanto, com o surgimento da Escrituração Contábil Fiscal (ECF), muita coisa mudou e ainda vem mudando. Uma das novidades é a substituição da DIPJ pela ECF.
A DIPJ era um procedimento obrigatório para a maioria das empresas domiciliadas e equiparadas no Brasil. Os contribuintes tinham que baixar um software no portal da Receita Federal, preencher formulários com informações necessárias e utilizar o mesmo sistema para envio à RFB. Todo o processo era manual, o que muitas vezes gerava erros, falhas e retrabalhos.
A DIPJ era considerada uma declaração simples e, por isso, muitas empresas se descuidavam na preparação das suas informações ou não mantinham nenhum controle ou organização dos dados.
Com a ECF, a exigência aumentou e empresas tiveram que travar uma verdadeira batalha contra o tempo para ajustar seus dados fiscais e contábeis referentes às novas exigências.
DIPJ foi extinta? E agora?
Na verdade, a DIPJ foi substituída por uma declaração com um número muito maior de informações. Ao contrário das poucas fichas que eram exigidas para o preenchimento da DIPJ, na ECF encontram-se 14 módulos, sendo uma declaração muito mais extensa do que a substituída.
Além disso, com a ECD (Escrituração Contábil Digital), houve a inclusão dos Livros de Apuração do Lucro Real (Lalur) e da Contribuição Social (LACS), presentes na ficha “M” da ECF. Vale destacar que a nova obrigatoriedade tem um sistema de rastreabilidade de informações que a DIPJ não possuía. Isso significa que ficou "quase impossível" cometer erros e outras não conformidades.
Essa rastreabilidade está vinculada à verificação das informações que, obrigatoriamente, devem constar na ECF. Isso porque devem ser declaradas por meio da ECF todas as ações que influenciam a base de cálculo e o valor devido do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).
Na ECF, o contribuinte deve vincular as informações com o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), o que permite um monitoramento efetivo de identificação de cada ação.
Isso tudo representa para as empresas um novo nível de organização. Nesse contexto, a certificação digital é um diferencial, já que a nova obrigação deve ser assinada por um Certificado Digital válido.
Qual é a diferença entre a ECF e a DIPJ?
A maior diferença está na quantidade de informações que devem ser transmitidas. Diferentemente das poucas fichas que faziam parte da DIPJ, a ECF possui 14 módulos, conforme Manual disponível no portal da Receita Federal do Brasil.
Entre as mudanças, algumas se destacam:
Livros de Apuração do Lucro Real e da Contribuição Social
A ECF surgiu como uma declaração substituta da DIPJ e, junto com ela, algumas informações se tornam obrigatórias. Por exemplo, foram inseridos o Livro de Apuração do Lucro Real (LALUR), bem como o Livro de Apuração da Contribuição Social (LACS), presentes na ficha “M” da ECF.
Vale destacar que muitas empresas não mantêm uma organização e controle das informações que passam a ser exigidas com a ECF. Portanto, uma boa ideia é investir em sistemas eletrônicos de gestão contábil que possam ajudar no processo de integração. Assim, é possível garantir o preenchimento correto e a transmissão dentro do prazo.
Ficha IPI
A grande vantagem trazida pela ECF é a exclusão da obrigatoriedade de apresentação da ficha do IPI, que antes fazia parte da DIPJ.
O processo de preenchimento era oneroso para a empresa, uma vez que exigia a digitação de cada informação no sistema, o que frequentemente gerava erros e outras inconsistências.
Novidades para 2017
Todas as pessoas jurídicas ou equiparadas (isentas, imunes e inativas) não optantes pelo Simples Nacional são obrigadas a preencher e entregar a ECF em 2017.
No entanto, é preciso ficar atento para o prazo de envio. Este ano, o limite é o último dia útil do mês de julho, ou seja, até o dia 31/07/2017, uma segunda-feira.
Além da data de entrega, a ECF conta com um novo leiaute, disponibilizado no Ato Declaratório COFIS 30/2017, que contém novos blocos e atualizações de tabela.
Vejamos abaixo algumas das novidades!
Atualização de Tabelas
- M300/M350 – Inclusão/Alteração: referentes à Inclusão e Alteração dos Juros sobre Capital Próprio e Lucros Disponibilizados no Exterior.
- M300/M350 – Exclusão: relacionadas a ajustes decorrentes de diferença entre os resultados apurados em moeda diferente da moeda nacional e Perdas Dedutíveis em Operações de Créditos.
- N620/N630: Atualização de instruções referente à Redução por Reinvestimento.
Criação do Bloco W
O Bloco W é um acordo firmado entre todos os países do G20, do qual o Brasil é signatário. Os controladores dos grupos multinacionais precisam fornecer à Receita Federal informações e indicadores da localização das suas atividades, alocação global de renda e os impostos pagos e devidos.
Estão obrigados a apresentar as informações no Bloco W os grupos multinacionais com faturamento em 2016 superior a R$ 2.260.000.000,00. Isso significa que a empresa está dispensada de apresentar o Bloco W se o valor foi abaixo desse teto.
Bloco Q
Com a ECF, empresas optantes pelo Lucro Presumido devem preencher o Livro Caixa, também chamado de Bloco Q. Mas não todas as empresas enquadradas nesse regime tributário, apenas aquelas cuja receita tenha ultrapassado o montante de R$ 1.200.000,00, ou proporcional ao período a que se refere.
Como preencher a ECF?
O contribuinte deve ficar atento às regras estabelecidas no Manual de Orientação da declaração. O documento descreve todas as diretrizes para a entrega e explica como realizar a retificação.
É importante destacar que a empresa deve contar com a ajuda de um profissional da contabilidade, que vai auxiliar em todo o processo, desde o preenchimento até a transmissão.
Além disso, é por meio do profissional de contabilidade que será escolhido o melhor regime tributário, um fator decisório para os negócios quanto às análises e projeções financeiras da empresa.
Outro ponto de destaque é a adoção de um software de gestão ou sistema contábil. Todo o processo se tornará mais fácil se a empresa puder contar com a tecnologia apropriada.
Muitos empreendedores acabam realizando suas escolhas levando em consideração apenas a questão custo. Mas saiba que o barato pode sair muito caro! Por isso, é preciso colocar na ponta do lápis todas as vantagens e funcionalidades que o investimento em um software poderá trazer para a empresa.
Com um software adequado, é possível recuperar as informações do próprio sistema da empresa, integrar dados de diversos setores e eliminar divergências na apuração do IRPJ e da CSLL, por exemplo. Além de levar maior transparência e qualidade às informações, uma vez que o procedimento evita erros decorrentes da digitação manual dos dados.
Vale destacar que, para a transmissão da ECF, a empresa deve contar com um Certificado Digital tipo A3 ou A1, credenciado por uma Autoridade Certificadora (AC) ICP-Brasil. O certificado é a ferramenta que vai garantir a autenticidade, confidencialidade, integridade e a validade jurídica do documento digital.
Além disso, é necessário ter a assinatura eletrônica do contador com o certificado da pessoa física (e-CPF ou e-PF). No caso do representante legal, esse certificado também deve ser utilizado, ou uma procuração eletrônica.
O que acontece se a ECF não for entregue?
As multas variam conforme o enquadramento tributário da empresa. Ou seja, aquelas tributadas pelo Lucro Real que deixarem de apresentar a declaração ou apresentaram com erros ou omissões, a multa será limitada a 10% do lucro líquido ou R$ 5 milhões (para as demais empresas).
No caso de empresas que entregarem a declaração fora do prazo, para empresas imunes, isentas ou em início de atividade, a multa será de R$ 500 por mês-calendário ou R$ 1.500 para as demais empresas por igual período.
No caso de informações inexatas, incompletas ou omitidas, a multa será de 3% do valor das transações comerciais ou das operações financeiras, não inferior a R$ 100.
7 dicas para a entrega correta da ECF
Contribuintes que deixarem para organizar as informações da empresa na última hora podem acabar cometendo sérios erros durante o preenchimento e entrega. Consequentemente, correm o risco de cair nas garras do Fisco.
A ECF surgiu em 2014 como uma declaração substituta da DIPJ. Como dito anteriormente, o prazo de entrega está previsto para o último dia útil do mês de julho do ano posterior ao do período da escrituração, devendo ser enviado por meio do Sistema Público de Escrituração (SPED), com o Programa Validador e Assinador (PVA).
No entanto, é preciso ter todas as informações organizadas e muito bem controladas para não ter problema durante o preenchimento dos módulos que compõem a ECF.
Vejamos algumas dicas que podem ajudar você, contribuinte, em todo esse processo. Acompanhe!
1. Primeiro passo: entenda a ECF
Apesar de a nova declaração substituir a DIPJ, sua estrutura é mais complexa e exige um nível de detalhamento muito maior que a antiga obrigação. Por isso, é fundamental que o contribuinte entenda o que é a ECF é quais informações fazem parte dessa declaração.
Como a nova obrigação é parte do SPED, todos os dados passam a ser interligados e integrados. Isso possibilita que os órgãos fiscalizadores tenham um controle muito maior em relação ao que está sendo prestado e consigam verificar se as informações estão realmente corretas.
É preciso ter muita atenção aos prazos, às contas e à adequação dos processos internos, já que a ECF exige uma organização e um detalhamento muito mais complexo quando comparada à DIPJ.
Isso significa que empresas terão que rever seus processos e ajustá-los conforme as novas exigências. A adoção de tecnologia é uma solução que traz inovação aos processos e favorece a imagem da empresa diante do mercado.
2. Organize-se para fazer a entrega em dia
Planejamento e organização são fundamentais para a entrega da ECF. Não basta apenas juntar os dados e lançá-los no software, é preciso entender quais informações são solicitadas e quais campos devem ser preenchidos.
A dica aqui é realizar um bom mapeamento do Plano de Contas Societário com o referencial da ECF. Caso esse mapeamento não seja feito, o Programa Validador Assinador (PVA) do SPED não recepcionará as informações. Portanto, não será possível efetivar a transmissão.
O mapeamento serve como um “norte” no processo de implementação da ECF. Ou seja, o contribuinte deverá organizar seu Plano de Contas e selecionar os dados importantes para a entrega da declaração.
Vale destacar que todas as receitas e despesas devem ser mapeadas, sem exceção, uma vez que é necessário realizar uma verificação da parte contábil e da parte fiscal. É preciso ajustar, assim, todas as contas que vão influenciar no cálculo do Imposto de Renda e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido conforme a legislação em vigor.
3. ECD é o ponto de partida
A ECF não é uma declaração isolada. Mas o que isso significa? O contribuinte não vai partir do zero! É preciso entender que muitas informações devem ser importadas da Escrituração Contábil Digital – ECD, que também faz parte do SPED.
A ECD é responsável por todo o envio contábil das pessoas jurídicas, como balanço patrimonial, demonstrações, entre outros. Se a empresa precisar recuperar os dados da ECD, é necessário que o plano contábil da empresa com o plano referencial da Receita Federal já tenha sido mapeado, o que garante que o validador da ECF já saia elaborado.
Isso significa que investir em um software de gestão é indispensável para o processo de preenchimento e transmissão da ECF, bem como para as demais obrigatoriedades.
4. Confira as aplicações em benefícios fiscais
Empresas que realizam a ECF podem se beneficiar no alcance de benefícios fiscais concedidos pelo Governo. Alguns programas possibilitam a dedução, na apuração do IR devido, ou a exclusão, na determinação do Lucro Real para cálculo do IRPJ e da base de cálculo da CSLL.
No entanto, a empresa poderá usufruir das vantagens fiscais apenas se mantiver suas informações corretas e organizadas. Ou seja, é fundamental que o contribuinte tenha um bom planejamento tributário e que o regime adotado pela sua empresa seja adequado ao seu faturamento ou lucro.
O erro de muitos empreendedores é analisar apenas os benefícios concedidos, sem avaliar se o enquadramento tributário está correto. Nessa classificação errônea, o pagamento de tributos desnecessários acaba sendo um custo que poderia ser evitado com um bom planejamento.
5. Conte com a ajuda de um software contábil para levantar informações
Para atender à demanda da nova declaração, empresas precisam adotar um software que possa suprir todas as exigências que a ECF requer. Isso significa que o sistema contábil deve não apenas atender à apuração e entrega da obrigação, mas também ser uma solução fiscal e contábil para a rotina dos negócios.
Por isso, no processo de escolha de um software de gestão contábil, fique atento às seguintes funcionalidades:
- apuração dos tributos, compensações e comparativos com os diferentes regimes de tributação, com integração e rastreabilidades das informações;
- parametrização das informações necessárias para a escrituração, de forma flexível;
- emissão de relatórios;
- realização de validações prévias para a conferência das informações antes do envio ao Fisco, possibilitando a correção de não conformidades no momento da transmissão dos dados para o ambiente SPED;
- integração com os principais ERPs;
- controle e gestão de tributos que, consequentemente, reduza o tempo de trabalho e erros.
6. Use o Certificado Digital para facilitar o preenchimento
A ECF exige o uso de Certificado Digital para contabilistas e pessoas jurídicas. O e-CNPJ A1 ou e-CNPJ A3 é para empresas, ao passo que os contabilistas só podem utilizar o e-CPF, que serve para assinar documentos e realizar transmissões ao SPED.
A ECF faz parte do conjunto de declarações do SPED, portanto é obrigatória a assinatura digital por meio de um Certificado Digital. Mas muito além de uma obrigatoriedade, ela confere ao documento eletrônico a mesma validade jurídica do papel, tornando os processos mais seguros, ágeis e transparentes.
A certificação digital é uma ferramenta que se tornou indispensável à rotina das empresas nos seus mais diversos processos, permitindo que transações eletrônicas e o envio de declarações sejam realizados dentro de um ambiente seguro. Isso aumenta sua confiabilidade, sua autenticidade e sua integridade, e ajuda a evitar fraudes, adulterações e interceptações de terceiros ou de pessoas não habilitadas.
7. Invista na ajuda de um profissional qualificado
A entrega da ECF é obrigatória a todas as pessoas jurídicas, inclusive as imunes, isentas e inativas, tributadas pelo lucro real, lucro arbitrado ou lucro presumido. Ela possui um nível de exigência e complexidade muito maior quando comparada à DIPJ, portanto as empresas precisam se preparar para o processo de elaboração, preenchimento e transmissão. Qualquer problema nos dados faz com que a validação seja negada, impossibilitando o envio.
As novas exigências requerem uma revisão de critérios e conceitos nos procedimentos contábeis e fiscais das empresas, o que exige o acompanhamento de um profissional qualificado no processo de convergência das informações a serem transmitidas para a Receita Federal do Brasil.
Com o auxílio de um contador, não apenas a elaboração e transmissão da nova obrigação acessória será realizada, mas também toda a parte de gestão de impostos (IRPJ e CSLL) será feita de forma completa, desde a apuração até a entrega da obrigação.
O contador é o profissional que ajudará a empresa durante toda a sua trajetória. Apenas com um acompanhamento e monitoramento das finanças da organização será possível buscar formas de crescimento e dentro das exigências impostas pela Receita Federal. Isso significa que o empreendedor precisa procurar um bom profissional.
A DIPJ é uma declaração extinta, e não há dúvidas de que a ECF veio para ficar. No entanto, o contribuinte precisa entender que o nível de informações que devem ser prestadas é maior e exige um detalhamento que antes não existia. Além disso, os dados precisam ser validados e assinados para que o programa validador possa realizar a transmissão.
Para muitas empresas e profissionais contábeis, a ECF é um grande desafio. A obrigação acessória é complexa e envolve um grande número de informações. Omissões, erros ou entrega fora do prazo podem gerar uma multa pecuniária bastante significativa.
Portanto, é fundamental que o contribuinte e o contador estejam atualizados em relação à legislação em vigor e às informações que devem ser declaradas nessa obrigação acessória.
O uso de um software de gestão ou um sistema contábil garante que as informações sejam geradas de maneira correta e a apuração do IRPJ e da CSLL estejam em conformidade com as especificações do Manual disponibilizado pela RFB.
A ECF é uma obrigação que surgiu para interligar as informações contábeis e fiscais referentes à apuração do IRPJ e da CSLL, de forma que os órgãos fiscalizadores possam ter acesso mais fácil aos dados da empresa. Com o cruzamento das informações, é possível realizar uma auditoria eletrônica do que foi declarado.
Muito além de uma obrigatoriedade, a ECF representa a possibilidade de modernizarem seus negócios e adequarem seus processos a práticas que agilizem as tarefas diárias e ofereçam maior qualidade das informações prestadas.
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