Procuração para emissão de certificado digital: Guia completo!

Uma questão bastante comum é a possibilidade de fazer uma procuração para emissão de certificado digital. A resposta é sim! Entretanto, há muitos cuidados que devem ser observados para garantir que a procuração seja aceita pelas autoridades.

Como esse instrumento é bastante útil para profissionais e gestores de negócios, é interessante que você se aprofunde no assunto. Leia este material para saber mais sobre a emissão de certificado digital por procuração, hipóteses em que é possível fazer esse documento, quais são os passos para emiti-lo e mais!

A emissão de certificado digital

Primeiro, é necessário que você saiba o que é necessário para emitir um certificado digital. Veja nos tópicos seguintes.

Pessoa Física

Para que pessoas físicas possam fazer a emissão, é preciso que o titular do certificado compareça pessoalmente na validação e apresente os seguintes documentos:

• CPF;
• documento de identificação, como cédula de identidade, CNH, passaporte ou carteira de entidade de classe — desde que permitam consulta online do documento;
• carteira de identidade de estrangeiro (CIE), caso você seja estrangeiro domiciliado no Brasil — mas saiba que a CIE provisória não será aceita.

Outros documentos opcionais são título de eleitor, PIS ou PASEP e cadastro específico do INSS (CEI).

Pessoa Jurídica

Para empresas, é preciso fazer coleta presencial de biometria e apresentar os seguintes documentos originais:

• documento de identificação, como identidade, CNH, passaporte e carteira de entidade de classe;
• CIE, em casos especiais;
• CPF;
• Registro Comercial, para empresa individual;
• Certidão Simplificada ou Ato Constitutivo, Contrato Social ou Estatuto em vigor, devendo estar devidamente registrado em órgão competente;
• documento que comprova eleição dos administradores, quando aplicável;
• cartão de CNPJ, que deve ser impresso no máximo há 5 dias.

Quanto aos documentos opcionais, são eles: comprovante de inscrição e situação cadastral e CEI.

Além disso, a fotografia da face e a coleta biométrica (impressão digital) deve ser feita conforme dispõe o DOC-ICP-05.03. Essa é uma exigência que deve ser seguida tanto por uma pessoa física quanto jurídica.

Os casos em que é possível para emitir certificado digital por meio de procuração

De acordo com o item 3.2 do DOC-ICP-05 versão 5.4 e item 3.1.9 da Resolução n.º 42/06, ambos da ITI, é vedada a procuração para emissão de certificado digital para pessoas físicas, independentemente da espécie do documento e sua finalidade.

Nesse caso, é exigido que o próprio interessado compareça fisicamente perante uma Autoridade de Registro (AR) dotado dos documentos que comprovem sua identidade.

Por outro lado, o uso da procuração é permitido para empresas. Isso acontece porque é comum que a organização seja representada por uma pessoa física. O representante legal deverá comparecer à AR pessoalmente e fazer uma procuração pública.

É importante saber que a procuração deve ser pública, o instrumento particular não é apto para confirmar a identidade do representante legal do negócio. Isso está previsto na Resolução n.º 79/10 da ICP-Brasil e tem o objetivo de maximizar os requisitos de segurança para aquisição de certificado digital.

O passo a passo para a emissão de procuração

Antes de proceder aos passos, saiba que o Governo vem tomando medidas para modernizar e otimizar o procedimento, por isso é possível que o processo altere com o transcorrer do tempo.

Saiba também que as procurações eletrônicas podem ser emitidas de duas formas:

• procuração eletrônica do eCAC: caso o outorgante tenha certificado digital;
• procuração eletrônica RFB: caso o outorgante não tenha certificado digital.

Para emitir a procuração eletrônica, será necessário seguir as seguintes etapas:

• acessar o portal oficial da Receita Federal do Brasil (RFB);
• buscar a área de “Procurações”;
• clicar em “Cadastrar procuração digital”;
• solicitar procuração eletrônica por eCAC e RFB;
• clicar em Cadastro, digitar os caracteres apresentados e clicar em Continuar;
• preencher todas as informações solicitadas, incluindo os dados do outorgante e outorgado, palavra-chave, destinação da procuração, entre outras informações;
• cadastrar a procuração e imprimi-la.

A solicitação de procuração RFB deverá ser impressa e assinada pelo outorgante na presença de um servidor da Receita Federal. Porém, você pode se deslocar a um Cartório de Registro Civil para realizar a autenticação (validação) do documento e, depois, enviá-lo à Receita Federal.

O que considerar ao utilizar a procuração para emissão de certificado digital

Existem alguns cuidados que devem ser tomados para que você consiga emitir a procuração, elas têm a finalidade de conferir validade ao documento e o nível de confiança do representante da empresa.

Por isso, caso algum deles esteja faltando, a autoridade competente poderá recusar o documento. Veja quais são:

• o Ato Constitutivo da Pessoa Jurídica deve prever a possibilidade de representação por procuração de forma expressa;
• as procurações devem ser públicas e lavradas em cartório;
• o documento deve prever poderes específicos para atuação perante a ICP-Brasil;
• o instrumento público precisa ser lavrado por um tabelião de notas, sendo necessária a presença dos outorgantes perante o tabelião;
• tenha uma validade expressa de 90 dias, conforme art. 1º da Resolução n.º 107/15 da ITI.

É importante saber que a simples deliberação dos diretores da empresa, mesmo que haja um documento arquivado na Junta Comercial, não é suficiente para permitir a emissão do certificado. Será necessário que o Contrato Social ou Estatuto seja alterado para prever a permissão expressamente.

Na hipótese em que o sócio da empresa se encontra em outro país, ele pode subscrever procuração pública em um consulado brasileiro no exterior.

Por fim, o ITI publicou a Instrução Normativa n.º 5/21, que possibilita a emissão de certificados digitais de forma completamente online, por videoconferência. Isso foi feito para minimizar a propagação do coronavírus, já que a aproximação de pessoas aumenta as chances de infecção.

Há várias exigências que precisam ser seguidas para que você consiga fazer uma procuração para emissão de certificado digital, mas esse ainda é um instrumento que é bastante útil para agilizar a rotina de empresas. Para facilitar o procedimento, você pode contar com uma empresa que dispõe de um ótimo atendimento e serviço ao cliente.

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