Cupom fiscal x nota fiscal: Principais diferenças

O cupom fiscal e a nota fiscal são frequentemente confundidos. Como ambos fornecem informações sobre a compra e sobre o produto em geral, é comum que sejam tomados pela mesma coisa. A questão, entretanto, é que esses documentos possuem validades e usos diferentes — devido, principalmente, à quantidade de informações que possuem.

Por isso, é especialmente importante conhecer a diferença entre os dois tanto em relação à emissão quanto à aplicação, para garantir o máximo de regularidade fiscal e atendimento às exigências específicas.

O que é o cupom fiscal?

O cupom fiscal diz respeito ao documento que é emitido no ato da compra e que contém detalhes sobre essa transação de maneira geral. Esse tipo de documento normalmente traz poucas informações sobre o cliente e apenas confirma que a compra aconteceu em determinado valor e em certo momento.

É um documento importante do ponto de vista de apuração de tributos devidos e que possui importância equiparada a da nota fiscal nesse sentido. Apesar disso, ele não pode ser utilizado para realizar a troca de produtos, já que não contém informações sobre o cliente. Por lei, a empresa pode exigir a apresentação da nota fiscal – e não do cupom – para realizar a troca de um produto ou devolver o dinheiro, por exemplo.

O advento do cupom fiscal eletrônico

O cupom fiscal eletrônico (CF-e) é um documento de existência puramente digital e que desempenha o mesmo papel de um cupom fiscal comum. A diferença é que ele passa a ser adaptado à nova realidade em que as empresas estão utilizando cada vez mais a emissão digital como solução tributária.

Usualmente, o cupom fiscal é emitido por um aparelho conhecido como Emissor de Cupom Fiscal - ou simplesmente ECF. No cupom fiscal eletrônico, por sua vez, a emissão acontece por meio de um SAT, que é o Sistema de Autenticação e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos.

Esse sistema é composto por um software e por um hardware e a autenticação acontece graças a um certificado digital. Como ele não possui uma emissora acoplada, o consumidor recebe, na verdade, um extrato do CF-e-SAT. Apesar disso, o extrato não é considerado um documento fiscal e, portanto, não tem validade jurídica nesse ponto.

O que é a nota fiscal?

A nota fiscal, por sua vez, é um documento de compra mais completo. Ela contém informações não apenas sobre a empresa que vende, mas também sobre quem compra e sobre a transportadora. É nesse documento que são realizados os cálculos e aferições de impostos devidos, como o ICMS, por exemplo.

Também é um documento exigido no transporte de mercadorias para garantir a procedência dos itens. Comumente, itens que não possuem nota fiscal são apreendidos porque são considerados contrabando.

A grande diferença para o cupom fiscal é que essa nota é emitida internamente na organização, por meio de um sistema de gestão próprio. No caso da nota fiscal eletrônica, por exemplo, a emissão pode ser feita pelo programa da Secretaria de Fazenda ou por um sistema de gestão próprio, sendo indispensável a aquisição de um certificado digital.

Além disso, a nota fiscal é a única capaz de oferecer real garantia para o consumidor. Como ela contém as informações de quem compra, a troca pode ser realizada se estiver dentro das condições estabelecidas com a apresentação desse documento. Também é a nota fiscal a responsável por atestar gastos de maneira segura, como para empregadores ou fornecimento para outras empresas.

Programas de incentivo

Muitos estados brasileiros, como São Paulo e Rio de Janeiro, vêm criando programas de incentivo para a emissão de notas fiscais. Nesses casos, uma possibilidade pode ser quem tiver uma nota fiscal fazer um cadastro do código de modo a concorrer a prêmios em dinheiro. No Rio de Janeiro, por exemplo, esse programa é conhecido como Nota Carioca.

Esse tipo de programa visa a aumentar a arrecadação de certos impostos, como o ISS. Também há mais controle sobre o gasto dos recursos, o que estimula a adesão a esse tipo de programa de maneira contínua.

Já a Nota Fiscal Paulista tem como principal objetivo devolver ao consumidor parte do ICMS pago no produto adquirido. Para isso, é exigido que o consumidor forneça seu CPF para registro e depois ele faz o cadastro da nota na plataforma. Conforme ele for cadastrando mais notas, ele vai acumulando saldos que podem ser sacados e gastos como o consumidor preferir.

A Nota Fiscal Gaúcha, por sua vez, funciona de maneira semelhante à Nota Carioca. Após o cadastro do CPF na emissão do documento fiscal de empresas credenciadas, os consumidores concorrem a prêmios que podem chegar a R$ 1 milhão.

Em Sergipe, o programa se chama Nota da Gente, em que são gerados bilhetes eletrônicos para sorteios de prêmios em dinheiro. O Programa Nota Fiscal Alagoana, por sua vez, mistura tanto o sorteio de prêmios quanto a devolução de impostos.

As outras unidades federativas que possuem programas semelhantes são Minas Gerais, Paraíba, Pará, Rio Grande do Norte, Rondônia, Ceará, Goiás, Distrito Federal, Amazonas, Bahia, Piauí, Paraná. Espera-se que futuramente todas as unidades federativas adotem programas do tipo de modo a garantir uma arrecadação mais satisfatória para o país como um todo.

No geral, portanto, esses programas de incentivo têm como objetivo principal aumentar a regularidade fiscal dos estabelecimentos e, com isso, elevar o aumento da arrecadação de tributos devidos.

Isso também estimula os consumidores a exigirem suas notas fiscais, gerando mais garantia para uma possível troca e também estimulando duplamente a regularidade dos estabelecimentos, que se veem obrigados a realizar esse tipo de emissão para que possam atender às necessidades dos clientes.

O cupom fiscal e a nota fiscal diferem porque o cupom fiscal é menos completo em informações que a nota fiscal, a qual apresenta informações sobre o cliente e sobre a transportadora. Por isso, para mais garantia a nota fiscal é o documento mais importante. Nesse sentido, inclusive, é a nota fiscal que possui programas de incentivo à sua emissão, trazendo benefícios de retorno para quem cadastra as notas.

Para tirar mais dúvidas sobre os documentos fiscais, leia nosso post "Entenda a diferença entre NFC e CF-e e saiba o que precisa para a emissão da NFC-e".