Benefícios do uso do certificado digital para órgãos públicos

A identificação digital é uma tecnologia que está rapidamente se espalhando em todos os setores do Brasil e do Mundo. O certificado digital para órgãos públicos é uma das ferramentas que não só está acelerando toda a produtividade dessas entidades públicas, como também aumentando a qualidade de seus serviços.

Essa inovação consiste em um instrumento cuja finalidade é dar autenticidade e confiabilidade nas assinaturas digitais, permitindo a digitalização de documentos com a mesma validade jurídica do físico, realizar transações bancárias online, entre outras aplicabilidades.

A implementação da tecnologia no ramo público garante benefícios tanto para os cidadãos quanto para os órgãos do governo, sejam eles municipais, estaduais ou federais.

Se você quer saber como os certificados digitais são utilizados nessa área, acompanhe a leitura deste artigo. Aqui, você saberá como eles funcionam e, após, listamos e explicamos 5 situações em que a tecnologia é utilizada na prática! Confira!

Como funciona o certificado digital para órgãos públicos

Em qualquer órgão público, a implementação de uma tecnologia deve ser estudada pelas autoridades da entidade e passar por um processo com diversas etapas. Trata-se de um procedimento necessário. Afinal, o orçamento público deve ser gasto com bens úteis para os cidadãos.

As funcionalidades desses certificados são as mesmas dos serviços privados. As principais são:

• garantir validade jurídica para documentos digitalizados;
• realizar transações pela internet;
• assinar digitalmente contratos;
• enviar declarações;
• entre outros.

Os órgãos públicos estão cada vez mais adotando os certificados. Por exemplo, no ano de 2017, o Instituto Nacional da Tecnologia da Informação (ITI), órgão responsável pela edição das normas sobre o tema, negociou a aquisição de cerca de 700 mil desses bens para o governo.

O número de certificados ativos no setor público já ultrapassou 8 milhões, os quais realizam centenas de milhões de transações nos sistemas públicos. Isso é devido ao fato de que esses bens garantem inúmeros benefícios aos órgãos em que são utilizados:

• segurança nas operações pela internet;
• economia de gastos com impressões, armazenamento e envios;
• maximização da agilidade com redução da burocracia;
• aumento da produtividade e qualidade do serviço.

Quais são alguns exemplos do uso do certificado digital nessa área

Você deve estar se perguntando onde são utilizados todos esses certificados. Como eles têm diferentes utilidades, vários órgãos diferentes os implementam em sua rotina. Confira, a seguir, 5 principais exemplos de uso dessa tecnologia.

1. Receita Federal Brasileira

Com a adoção da tecnologia, a Receita Federal criou o Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC). Esse é um portal de comunicação online entre o contribuinte e o órgão. Ele pode ser acessado tanto por pessoas físicas quanto jurídicas, desde que possuam um certificado digital.

A lista de serviços oferecidos pelo e-CAC é excessivamente robusta. Confira alguns exemplos das operações disponibilizadas:

• inscrição, alteração e consulta de matrícula do Cadastro Específico do INSS (CEI);
• consultar situação ou quadro de sócios de um CNPJ;
• consultar informações de um CPF;
• verificar situação fiscal do contribuinte, seja pessoa física ou jurídica;
• obter 2ª vias de autos e notificações para declarações fiscais;
• acompanhar o andamento de requerimentos;
• consultar processos digitais no órgão;
• entre outras inúmeras funcionalidades.

Escrituração dos livros fiscais

Com o advento do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), obter um certificado digital se tornou obrigatório para várias empresas. Esse sistema consiste no envio dos documentos fiscais e contábeis à Receita Federal de forma completamente eletrônica.

Para o Fisco, o certificado não só torna a fiscalização mais prática e eficaz, permite a redução da sonegação fiscal, aumenta a arrecadação pelos contribuintes, como também gera economia, segurança e desburocratização dos procedimentos fiscais.

O seu surgimento não deve ser visto como um entrave às companhias. Os certificados também geram inúmeros benefícios para as empresas que a implementam.

2. Tribunais de Justiça

A partir da data de 17 de dezembro de 2013, o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) aprovou a obrigatoriedade do Processo Judicial Eletrônico (PJe) nos tribunais de todo o território nacional.

Esse sistema torna o peticionamento — envio de documentos em um processo — completamente virtual. A sua origem se deu em virtude da morosidade dos processos brasileiros. A finalidade principal do PJ-e é tornar a prestação jurisdicional mais transparente, ágil, prática e econômica.

Os certificados digitais são o elemento-chave para conquistar esse objetivo, pois eles garantem a validade jurídica dos atos e das assinaturas dos juízes, advogados e servidores. Portanto, é fundamental que eles detenham esse bem.

O peticionamento eletrônico está sendo utilizado em mais de 3.321 órgãos julgadores, como varas, turmas recursais e tribunais. Visto que os custos de implantação da tecnologia e da aquisição dos certificados é econômico, esse número se eleva a cada dia.

3. CONTRAN

O Conselho Nacional de Trânsito (CONTRAN) publicou a Resolução n.º 712 em outubro de 2017. Essa norma entra em vigor em maio de 2018 e permite que a transferência de documentos relativos à propriedade de veículos seja feita eletronicamente.

Os interessados deverão solicitar um Certificado Eletrônico de Registro de Veículo (CRV-e) e, após, adquirir uma Autorização Eletrônica Para Transferência de Propriedade de Veículo (ATPV-e).

A novidade propicia economia e desburocratização do procedimento. Essas vantagens são conseguidas com a assinatura digital, a qual é validada pelo certificado digital.

4. Cartório Digital

Cartórios digitais já são realidade em nosso país. Com o avanço da tecnologia, as montanhas de papéis, as pastas, os carimbos, entre outros documentos comuns de um cartório, são substituídos por simples servidores e computadores contendo todos os arquivos necessários.

Graças à segurança oferecida pelos certificados digitais, os tabeliães e seus escreventes ou auxiliares poderão assinar certidões, registros e demais documentos com a mesma validade jurídica que as suas versões físicas.

Não há razões para recusar a implementação dessa tecnologia. Ela é capaz não somente de maximizar a produtividade dos colaboradores da entidade, como também minimizar os custos com papéis, tintas, impressoras e reduzir drasticamente a burocracia envolvida.

5. Prefeituras

Os certificados digitais têm inúmeras aplicabilidades para as prefeituras do Brasil. Essas funcionalidades variam desde a facilidade na emissão de documentos e na realização de declarações até a participação em programas do governo.

Acesso ao Siconfi

Prefeitos que desejam acessar o sistema da Secretaria do Tesouro Nacional (STN) para consultar declarações, verificar consórcios, entre outros atos similares, deverão fazê-lo por meio do certificado digital.

Uma das funcionalidades do certificado é permitir a identificação do seu usuário. Dessa forma, tem-se a certeza de que o indivíduo que está acessando essas informações é a pessoa legítima para fazê-lo.

Cartão Reforma

O Ministério das Cidades trouxe uma grande novidade para os municípios brasileiros. A partir deste ano, as prefeituras que desejarem participar de um programa chamado Cartão Reforma, que beneficia a compra de materiais de construção, deverão adquirir um certificado digital de pessoa jurídica.

A exigência visa garantir a segurança das informações, das operações e das transações executadas. Elas serão interligadas ao sistema da Receita Federal para assegurar que tudo está sendo cumprido conforme a lei.

O certificado digital para órgãos públicos é acessível, econômico e vantajoso. Porém, o seu impacto vai além de apenas uma vantagem para a entidade. Uma boa prestação dos serviços públicos influencia na qualidade de vida de todos os cidadãos brasileiros. Por essa razão, os certificados digitais emergem-se como componentes fundamentais para o bem-estar social e o desenvolvimento do nosso país.

Se você deseja aproveitar todos os benefícios dessa tecnologia, entre em contato conosco e modernize a sua entidade!