Os 10 tipos de notas fiscais e suas diferenças!
A emissão de notas fiscais faz parte do dia a dia de qualquer empresa que lida com a prestação de serviços e/ou venda de mercadorias. Com o auxílio de um certificado digital, empresas e microempreendedores têm um meio simples de registrar as suas operações, enviar obrigações acessórias, acompanhar a venda de produtos e manter uma rotina fiscal organizada.
Os tipos de notas fiscais são variados. Portanto, conhecê-las faz você evitar erros e não ser pego desprevenido se precisar fazer uma venda para o exterior ou se deparar com um “denegado” na nota. Além disso, consumidores terão os mecanismos para acompanhar a validação dos dados e evitar fraudes.
Se quiser conhecer mais a fundo os tipos de notas fiscais e algumas situações específicas que podem acontecer com elas, é só seguir com a gente.
1. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A NF-e é um documento digital, emitido e armazenado em meios eletrônicos, criado para substituir os modelos 1 e 1A. Ela auxilia negócios e consumidores a documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços. Em outras palavras, a NF-e é a versão digitalizada de uma nota fiscal impressa e tem equiparação legal a esta.
A validação da NF-e é garantida pelo seu certificado digital associado a um software de emissão. A questão da obrigatoriedade da NF-e as condições de sua emissão estão sujeitas a legislações estaduais e municipais. De maneira geral, sua emissão é obrigatória, com exceção ao Microempreendedor Individual (MEI), que está dispensado dessa obrigação quando a venda é para outra pessoa física ou, sendo para pessoa jurídica, se o comprador emitir uma nota de entrada.
O uso da NF-e, mesmo nos casos de não obrigatoriedade, pode trazer uma série de vantagens ao empreendedor. A empresa economiza recursos, facilita a emissão de documentos fiscais e tem uma forma ágil de consultar os dados de venda e prestar contas ao fisco. A impressão de comprovantes deixa de ser necessária e o armazenamento será feito apenas em meios digitais, tornando a gestão das informações fiscais mais prática e simples.
Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANF-e)
O DANF-e é uma versão simplificada da nota fiscal eletrônica. Ele é enviado junto à mercadoria durante o processo de entrega do produto e tem todas as informações básicas sobre o item (dados como emitente, destinatário, valor da mercadoria e impostos recolhidos).
O documento também contém uma chave de acesso, que permite a qualquer pessoa acessar os dados completos da nota fiscal eletrônica online. Além disso, as informações contidas nela auxiliam profissionais a realizar a escrituração das operações documentadas pela NF-e e podem substituir as notas fiscais em compensações de crédito.
2. Nota Fiscal Complementar
Emitiu uma NF-e e agora precisa reajustar o preço, a quantidade de um item ou a descrição dos produtos? Para esses casos, uma Nota Fiscal Complementar é emitida. Uma situação comum para seu uso é em exportações em que há uma alteração brusca no câmbio das moedas envolvidas após a emissão da NF-e.
A emissão deve informar apenas o que mudou e não repetir todas as informações. Então, se a quantidade de um certo produto era de 20 unidades na NF-e original e passou a ser de 25 unidades no total, a NF-e Complementar informará “complemento de quantidade” como sendo de 5. Se um campo qualquer não tem complementação, então ele não é informado na NF-e Complementar.
3. Nota Fiscal Denegada
Aqui, entramos mais em uma situação (ou status) do que propriamente em um tipo de nota fiscal. Ler que a NF-e foi “denegada” significa que o sistema encontrou alguma irregularidade, que pode ser tanto no emissor quanto no destinatário. Essa irregularidade pode ser de ordem fiscal ou na Inscrição Estadual de uma das partes envolvidas, por exemplo.
Se a NF-e foi denegada significa que o número da nota já foi cadastrado e não pode ser mais utilizado. Ou seja, não tem como corrigir uma NF-e Denegada. Deve-se descobrir o motivo da denegação junto à Secretaria de Estado, corrigir a irregularidade e emitir uma nova nota.
4. Nota Fiscal Rejeitada
Se compararmos com o item anterior, pode até parecer dois termos para a mesma coisa, mas não é. Se a NF-e foi rejeitada (não denegada) significa que um erro foi identificado (não uma irregularidade) na sua emissão. A boa notícia é que a rejeição, podemos dizer assim, é uma situação menos grave, inclusive, o número da nota não fica inutilizado. Basta identificar o erro e emiti-la novamente, podendo utilizar o mesmo número.
5. Nota Fiscal de Devolução
A Nota Fiscal de Devolução é aquela que deve ser emitida nas muitas situações em que a NF é gerada regularmente, mas a transação não é concluída — o comprador não aceitou a entrega ou houve recusa por motivo qualquer.
Na transação entre empresas, no caso de o comprador não aceitar o produto, ele deve gerar a NF de Devolução.
6. Nota Fiscal de Exportação
Importar e exportar produtos são processos bem distintos. A legislação facilita sua vida na hora de exportar um produto e vários tributos são isentos por leis de incentivo fiscal.
Basicamente, na hora de emitir sua NF de Exportação no software, você terá que especificar informações — como local de embarque e que a operação é isenta de IPI e ICMS, citando o Parágrafo único da Lei Complementar n. 87/96.
7. Nota Fiscal de Remessa
Essa nota fiscal cobre uma série de situações específicas. É ela que deve ser usada quando um produto é enviado para reparo, por exemplo. Algumas empresas também podem ter a prática de enviar um produto para teste gratuito do cliente com opção de devolução dentro de um período máximo de 180 dias, por exemplo — situação em que esse tipo de nota também se aplica.
Outras situações em que a NF de Remessa se aplica é no envio de amostras grátis e mostruário ou no envio de itens para uma feira de expositores, resumindo: um produto está sendo transportado, mas não está acontecendo uma venda? Nota Fiscal de Remessa.
8. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
O CT-e é um documento fiscal utilizado no transporte de cargas. Ele é válido no envio de mercadorias por meios aéreos, ferroviários, fluviais e rodoviários.
O CT-e foi criado para diminuir os problemas durante o transporte de mercadorias entre o remetente e o destinatário. Graças a ele, erros se tornaram menos frequentes e o processo de envio de cargas ficou mais ágil. Hoje, ele já substitui as notas fiscais dos modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27.
9. Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)
A NFS-e é utilizada para comprovar a prestação de serviços para uma empresa ou pessoa física. A sua criação foi realizada para substituir a emissão da Declaração de Serviço, que era exigida pelos municípios em todo o Brasil.
A emissão da NFS-e é feita junto à prefeitura em que o CNPJ do prestador de serviços está registrado. Isso ocorre independentemente do local em que o tomador de serviços se encontra.
Grande parte das empresas brasileiras de pequeno e médio porte devem emitir a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica. Além disso, ela é utilizada por MEIs. O documento está atrelado principalmente ao recolhimento de impostos municipais, como o Imposto sobre Serviços Prestados (ISS).
10. Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e)
NFC-e é um documento criado para substituir dois tipos de documentos fiscais: nota fiscal de venda ao consumidor (modelo 2) e cupom fiscal, emitido por uma impressora ECF. Essa nota não deve ser confundida com a NF-e de produtos e mercadorias, apesar de as duas serem semelhantes.
A emissão da NFC-e é mais comum no varejo e no comércio. Em geral, ela é emitida por locais como supermercados, farmácias, bares, açougues e restaurantes.
A sua principal vantagem está na digitalização dos processos de emissão do cupom fiscal. Essa rotina é executada com uma comunicação direta com a Secretaria da Fazenda local, evitando fraudes e permitindo que o cliente documente os dados de modo automático.
Assim como o DANF-e, a NFC-e deve ser impressa no momento da venda do produto. O documento deve conter a chave de acesso e o QR Code, permitindo que o consumidor possa validar o documento fiscal com o auxílio da internet a qualquer momento.
Independentemente do tipo de nota fiscal emitido pelo seu negócio, o uso de um certificado digital é essencial. Ele torna o documento seguro e traz integridade às notas emitidas. Em alguns casos, o seu uso é obrigatório, portanto, esteja atento! Aproveite e conheça a linha completa de certificados digitais da Valid para autenticação de notas fiscais, escolha o NFe, NFc ou CTe de acordo com a sua necessidade.
A legislação é bem extensa e são vários os tipos de notas fiscais, então, informação é a maior aliada do seu dia a dia. Gostou deste artigo? Compartilhe o texto nas suas redes sociais e leve conhecimento para seus amigos e seguidores.