Contabilidade digital: 6 maiores desafios dos profissionais da área!

A área contábil mudou muito. Antigamente, os profissionais eram meros receptores de informações, com a função de registrar dados, entregar obrigatoriedades exigidas pelos regimes tributários e elaborar relatórios e outros documentos. Hoje em dia, os contadores fazem tudo isso e ainda ajudam na gestão empresarial.

Ao lado desse aumento de importância, surgiram, também, várias mudanças — na legislação, nos processos e nos softwares. Veja, a seguir, os 6 principais desafios dos profissionais na era da contabilidade digital e como eles podem superá-los:

Os 6 principais desafios

A extinção de procedimentos

Ainda que as exigências gerais e mais conhecidas da agenda tributária brasileira já estejam informatizadas, pouco a pouco algumas obrigações, emissões, declarações e relatórios estão passando por fase de modernização.

Por exemplo: tarefas ligadas a Imposto sobre Serviços (ISS) e Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) são regulamentadas por cidades e estados, respectivamente, de forma soberana.

Muitas delas ainda não estão totalmente convertidas à modernidade. Então, contadores precisam — o mais rápido possível — se preparar em quesitos legais e de ferramentas para atenderem às novas demandas digitais que brevemente serão obrigatórias nos processos estaduais e municipais.

A segurança de dados

Os procedimentos ligados a transmissões ao Fisco passam pelas mudanças e pelas diferenças que citamos, mas os diários da prestação dos serviços de escritório já estão totalmente na era da contabilidade digital há anos. Esses 2 casos geram preocupação quanto à segurança e à privacidade das informações de clientes e de escritórios.

Para isso, é necessário ter mais do que soluções como antivírus (o básico) e cópias de arquivos em mídias externas (já obsoletos). É preciso investir em soluções como cloud computing, por exemplo, uma forma já consolidada de ter dados armazenados em nuvem com backup constante e automático.

Assim, as chances são mínimas de se perder informações em acidentes técnicos. Além disso, a preocupação com a carga de dados e o seu armazenamento é extinta. Os serviços cloud incluem, ainda, o acesso a aplicativos e a programas de qualquer máquina, em qualquer lugar, e o compartilhamento rápido de novos dados.

A segurança de identidades

As invasões a redes de trabalho, sites, programas e servidores são uma grande ameaça à contabilidade digital. E a ocorrência certamente gera enorme prejuízo a qualquer empresa — principalmente pelo sequestro de dados e acessos. Por sorte, os certificados digitais e físicos garantem essa segurança.

Eles são como identidades dos empreendimentos, oficializadas por unidades certificadoras, com senha. Assim, as invasões são combatidas, pois apenas os usuários identificados e com a senha conseguem usar ferramentas e informações.

Além desse quesito, os certificados são cada vez mais necessários para transmissões de obrigações da agenda tributária.

A integração entre informações

Cada vez mais os departamentos não podem trabalhar alheios uns aos outros, até mesmo pela necessidade de unir informações ou importá-las para algumas tarefas ou pela necessidade de compartilhá-las. Outros fatores que também fazem a integração ser importante são a agilidade e a produtividade.

Podemos ilustrar isso com a possibilidade de softwares contábeis já terem a função de importar notas fiscais e arquivos XML automaticamente junto à Secretaria da Fazenda. É muito mais rápido, seguro e eficiente do que receber os documentos fisicamente, verificar a validade de cada um, digitá-los manualmente e armazenar — em locais separados — notas e arquivos.

A integração entre ferramentas

Podemos unir os desafios técnicos e pensar na incorporação como uma solução para o máximo de eficiência e de resultados. Investir em apenas determinadas necessidades e se atualizar em relação a somente alguns pontos, em vez de adotar uma visão global, pode causar insegurança ou ineficiência.

Ainda que não seja a superação para todos os desafios da contabilidade digital, é a solução para todos os quesitos relacionados à integração, à segurança, à agilidade e à acessibilidade de ferramentas.

O acompanhamento das mudanças na relação legislação-processos

As leis sempre mudaram, mas, atualmente, essas alterações abarcam a exigência de determinados softwares. Por exemplo: a resolução mais recente que envolve o Sistema de Escrituração Pública Digital (Sped) estende a exigência da entrega da Escrituração Contábil Digital (ECD) aos negócios de mais de um regime tributário.

A alteração envolveu leis e um novo layout do programa de elaboração e transmissão. Ou seja, o natural acompanhamento à legislação deve — desde alguns anos já — vir seguido de preparação para utilizar novas ferramentas, com integração, segurança de dados e acessos e extinção ou adição de processos.

Além disso, a informatização já está imposta para todas as entregas regulamentadas pela Receita Federal, inclusive documentos fiscais de operações — com exceção de alguns poucos regidos por cidades, mas já em andamento de modernização. Então, as futuras modificações em leis certamente incluirão quesitos tecnológicos.

Os benefícios da contabilidade digital

Essa nova realidade do funcionamento dos escritórios contábeis pode apresentar desafios. Mas, com a devida atenção aos conhecimentos e às ferramentas, há como garantir o retorno de alguns fatores.

Com a transmissão da ECD, por exemplo, não é mais necessário gerar pilhas de livros manualmente e levá-los à Junta Comercial para autenticação, pois isso ocorre automaticamente com o envio do arquivo ao Fisco. Então, contadores economizam espaço, mão de obra, tempo, material e até combustível — e têm mais fácil e rapidamente a escrituração contábil concluída e legitimada.

Mas não somente o Sped Contábil gera tal retorno sobre as atividades necessárias para atualização do trabalho na área. As atuais leis que regem as outras transmissões referentes ao Sped e às emissões de documentos fiscais, além das integrações sobre as quais falamos anteriormente, também apresentam tais benefícios.

E como os profissionais da contabilidade passaram a ser agentes importantes na gestão de empresas, a contabilidade digital estende suas vantagens aos clientes. Por exemplo: empreendimentos podem contar hoje com relatórios patrimoniais mais exatos e com mais agilidade do que em outras épocas.

Você está acompanhando as mudanças e domina os fatos já consolidados na modernização e na informatização da área? Sente que seus dados e acessos estão seguros? Conte para a gente quais são os seus maiores desafios ou deixe suas dúvidas nos comentários.