5 desvantagens da emissão de nota fiscal avulsa

Apesar de parecer uma solução simples e fácil, a emissão da nota fiscal avulsa pode oferecer uma série de desvantagens ao empreendedor.

Por muito tempo, esse formato de nota foi o único meio que prestadores de serviços e profissionais autônomos tiveram para prestar contas ao município sobre suas atividades.

Mas muita coisa tem mudado na esfera contábil e fiscal, exigindo que empresas se adequem a novos processos e práticas, como é o caso da adoção da nota fiscal eletrônica avulsa.

Diante disso, vejamos quais são as diferenças da emissão da nota fiscal avulsa para a nota eletrônica e quais são as desvantagens da sua adoção. Fique atento!

Emissão da nota fiscal avulsa versus nota fiscal eletrônica avulsa

A nota fiscal avulsa é o modelo tradicional utilizado por empreendedores, existente apenas em formato físico, ou seja, em papel. É um documento que tem por finalidade documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias e/ou prestação de serviços entre as partes.

A nota fiscal eletrônica avulsa, por sua vez, é um documento de existência somente digital, ou seja, sua transmissão e armazenamento ocorrem apenas eletronicamente.

Vale destacar que, para a emissão da nota fiscal eletrônica avulsa, é exigido o uso de Certificado Digital, o que garante sua validade jurídica. Assim, com a assinatura digital do remetente, o documento tem sua autoria e integridade garantidos juridicamente.

Além disso, o Fisco recebe as informações do documento fiscal antes do fato gerador, tornando mais fácil e rápida a liberação das operações.

São inúmeras as vantagens da adoção da nota fiscal eletrônica. Observe:

• eliminação de toda a papelada que antes era gerada com a emissão de nota fiscal avulsa tradicional;
• redução de custos de armazenamento dos documentos fiscais;
• melhor gestão na organização, guarda e gerenciamento de documentos eletrônicos, facilitando a recuperação e o intercâmbio das informações;
• eliminação de processos que antes exigiam digitação manual de notas fiscais na recepção de mercadorias;
• redução da sonegação fiscal e, consequentemente, aumento da arrecadação sem elevação da carga tributária.

5 desvantagens da emissão de nota fiscal avulsa

Reduzir custos, otimizar processos e alcançar a máxima eficiência operacional são prioridades das empresas que almejam longevidade dos seus negócios e alavancagem dos resultados.

No entanto, a adoção de processos que geram sobrecarga de trabalho e acarretam maior gasto com mão de obra, equipamentos e estrutura já não faz parte de uma gestão moderna.

Por isso, vejamos 5 desvantagens de continuar emitindo a nota fiscal avulsa.

1. Excesso de burocracia para a emissão

Imagine o tempo gasto por um funcionário que tem que preencher manualmente a nota fiscal de cada nova recepção de mercadorias e/ou prestação de serviços. Dor de cabeça, não é?

A emissão de nota fiscal avulsa pode ser um empecilho para o crescimento de muitos negócios. Pelo simples fato de não saberem emitir ou mesmo pelo excesso de demanda, muitos empreendedores não preenchem as notas e, assim, elas não são encaminhadas ao Fisco.

Dessa forma, muitos empreendedores acabam caindo na ilegalidade ao se depararem com as situações descritas acima. Portanto, continuar emitindo manualmente documentos fiscais é uma grande desvantagem que leva ao:

• aumento de custo;
• aumento do tempo de emissão;
• menor segurança no processo de elaboração e entrega das informações fiscais e, consequentemente, redução da confiabilidade do Fisco;
• problemas na gestão de todo o controle fiscal;
• limitação na emissão de notas fiscais avulsas, já que isso demanda tempo e menos notas são geradas diariamente.

2. Lentidão na aprovação

A emissão da nota fiscal é um procedimento obrigatório diante da legislação brasileira. Assim, sempre que ocorrer a efetivação de uma operação, seja de venda ou prestação de serviços, deve haver a geração do documento fiscal.

No entanto, no caso da nota fiscal avulsa emitida manualmente, o processo de liberação é lento e acaba comprometendo seriamente os negócios.

Imagine ter que esperar a aceitação do fato gerador pela Secretaria da Fazenda para realizar a recepção de determinada mercadoria que precisa ser rapidamente liberada? Ou ter que aguardar para fazer o fechamento da operação? Complicado, não é?

Com a adoção da nota fiscal eletrônica avulsa, todo o processo é facilitado. As notas são enviadas automaticamente para o Fisco, que libera a operação antes do fato gerador. Isso representa menor custo, otimização do tempo e ganhos de receita.

3. Processos lentos e trabalhosos

A emissão de nota fiscal avulsa torna os processos mais lentos e trabalhosos, já que sua elaboração e transmissão ocorrem de forma manual.

Sem um sistema de gestão de notas fiscais, fica difícil manter o controle das notas emitidas e/ou recebidas. Além disso, pode levar a erros e retrabalhos e ocasionar não conformidades na rotina de elaboração e envio das notas.

Vale destacar que, ao não aderir à automatização, a empresa corre um risco maior de ser autuada pelo Fisco e ter seu CNPJ utilizado por terceiros indevidamente para operações inexistentes, visando, assim, o desconto de duplicatas.

Outro ponto importante é a perda, extravio ou cometimento de erros e falhas dos arquivos, podendo levar a grandes transtornos fiscais e ocasionar prejuízos com possíveis autuações pelo Fisco.

Com a adoção da nota fiscal eletrônica avulsa, o empreendedor conta com:

• conhecimento em tempo real das operações fiscais realizadas e em andamento;
• redução de erros de fornecedores e fraudes;
• possibilidade de manifestação eletrônica logo após o registro da transação, permitindo corrigir as não conformidades com a respectiva atualização do status do órgão fiscalizador;
• maior segurança da autenticidade e validade dos arquivos XML de operação fiscais;
• diminuição de tarefas repetitivas, facilidade na busca de arquivos XML, redução das tarefas de digitação que consomem tempo e recursos sem gerar valor;
• possibilidade de integrar fluxos de trabalho dos diferentes setores da organização, como compras, contas a pagar, estoque, finanças, notificações de remessa (DANFE), entre outros.

4. Limitação dos produtos e/ou serviços que podem constar na nota

Com a elaboração manual das notas fiscais, fica difícil saber ao certo quais produtos e/ou serviços podem constar na nota. Isso limita a atuação da empresa, restringe suas vendas e, consequentemente, faz com que ela perca espaço diante da concorrência.

A melhor forma de estar por dentro de todos os produtos e/ou serviços permitidos é automatizar os processos e aderir ao uso da nota fiscal eletrônica. Toda a listagem de produtos e serviços permitidos é atualizada automaticamente e a empresa não precisa se preocupar em procurar determinado código referente às transações realizadas.

Muitas empresas acabam caindo na malha fina por utilizarem alíquotas diferenciadas de produtos e/ou serviços que não são o objeto das operações da empresa. Para o Fisco, isso significa sonegação e, consequentemente, haverá autuação.

5. Falta de atualização

A emissão de notas fiscais no modelo tradicional, ou melhor, geradas manualmente, impossibilita que haja uma atualização constante das legislações fiscais que vigoram e da própria tributação.

Alíquotas, base de cálculo, isenções, tributos incidentes e demais informações que devem compor uma nota fiscal acabam tendo problemas quando a emissão da nota é realizada manualmente.

Sem um software de gestão, atualizações e novas obrigatoriedades podem não ser cumpridas simplesmente por falta de automatização. Isso pode gerar problemas de sonegação e levar a empresa a ser autuada pelo Fisco.

A adoção da nota fiscal eletrônica é a chave para o sucesso dos negócios. Com ela, é possível ter maior controle fiscal das operações, eliminar erros e falhas manuais (que deixam brechas para a sonegação e autuações) e evitar que suas atividades sejam interrompidas.

Com a chegada do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), aderir à nota fiscal eletrônica é muito além do que uma obrigatoriedade, mas um diferencial competitivo para se manter no mercado.

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