O que é Sped Contábil: esclareça 15 dúvidas!

O que é Sped contábil? A obrigação substitui a emissão de livros contábeis em papel e suas autenticações manuais por arquivos em formatos digitais para os dois processos. Ela unifica as escriturações e as envia aos órgãos federais e estaduais responsáveis e fiscalizadores, em várias camadas.

O Sped (Sistema Público de Escrituração Digital) tem conceito relativamente simples, mas, com tantas regras e leis que o regulamentam, deixa várias dúvidas em contadores e contribuintes acerca da formulação e da entrega.

Agora, vamos esclarecer 15 incertezas comuns, porém muito importantes de se esclarecerem por todos os envolvidos no cumprimento da obrigação.

1. Quem está obrigado a entregar?

Este ano, as organizações tributadas por lucro real e presumido, imunes e isentas de IRPJ e sociedades em conta de participação (SCP) devem transmitir os livros contábeis. Além disso, algumas empresas optantes pelo Simples Nacional abrangidas pelas novas exceções também ficam sujeitas ao Sped contábil. Porém, é necessário que a verificação em relação às optantes seja estadual, pois há diferença entre os estados em relação a essa resolução.

Até o ano de 2014, apenas as empresas tributadas pelo lucro real precisavam entregar a Escrituração Contábil Digital.

2. Qual é o prazo de transmissão?

Outra alteração para 2016: o prazo passou a ser o último dia útil do mês de maio, 31. Até o exercício anterior, era o último dia útil do mês de junho.

3. Como recuperar o recibo de entrega?

Uma reclamação antiga de profissionais da contabilidade é a não disponibilização desse e de outros recibos de obrigações no e-CAC da Receita Federal. Ainda não há previsão para que o recurso seja oferecido.

Entretanto, não é impossível recuperar o recibo se for necessário. Basta baixar e instalar o programa Receitanet BX. Nele, o relatório e o recibo são recuperados após o contribuinte ou procurador acessar identificando-se com certificado digital.

4. Como obter o termo de autenticação do livro Diário?

Como vimos, a autenticação manual na Junta Comercial de livros contábeis foi substituída pela digital no Sped contábil. Então, é emitida on-line. Pode ser preciso recuperá-la ou imprimir para armazenamento.

No leiaute do software, o usuário deve ir ao campo do menu superior "Consultar Situação" e clicar na aba "Termo de Autenticação".

5. Quais são os livros contábeis obrigatórios?

Toda a escrituração mantida pelas empresas em seus exercícios anuais deve ser transmitida no Sped. Os livros são Diário, Razão e auxiliares resumidos. Os demonstrativos são Balanço Patrimonial, Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) e Demonstrativo de Lucro ou Prejuízo Acumulado (DLPA).

O centro de custo contábil ainda é facultativo nas escriturações, podendo o envio ser feito sem sua adoção.

6. Quais são as penalidades por atraso ou omissão?

A lei que regulamenta o desenvolvimento e a entrega da Escrituração Contábil Digital (ECD) prevê multa de R$ 5 mil por mês-calendário em caso de atraso ou não entrega. O mesmo valor aplica-se às infrações, sendo uma aplicação por violação.

7. Empresas em liquidação devem cumprir a obrigação?

Mesmo que não tenha havido movimento no ano de referência dos dados e ainda que a empresa esteja em processo de liquidação, a ECD deve ser formulada e entregue.

8. Como registrar lançamentos internacionais no Sped?

A Receita Federal disponibiliza um plano de contas padrão que abrange a contabilidade globalizada. Basta adequar o plano referencial da empresa ao oferecido pelo órgão, cumprindo o padrão internacional dos registros de contabilidade.

9. O que é Sped contábil centralizado?

Quando uma organização possui filiais, é possível manter apenas um livro Diário que compreenda todas as unidades e transmiti-lo.

Caso seja de interesse do negócio, a descentralização pode ser escolhida — obrigando cada filial a escriturar e entregar sua própria contabilidade de forma independente.

10. É preciso ter certificação digital para concluir a transmissão?

Em qualquer caso, sim, mas a empresa não necessita obrigatoriamente possuir o seu próprio certificado digital para que a entrega seja feita. O contador pode, através de procuração, representar o CNPJ pela sua assinatura em certificação e enviar a ECD pelo software.

11. É possível enviar mais de um arquivo referente ao mesmo ano-exercício?

Todas as obrigações de declarações e seus acessórios possibilitam a entrega de dois ou mais arquivos. Porém, a transmissão deve ser de diferentes períodos parciais e eles devem se encaixar fazendo o fechamento de todo o ano ou tempo de atuação dentro de determinado ano. A possibilidade é prevista para o atendimento de empresas que tenham encerrado escriturações parciais ou trocado de sistema contábil ou prestadora de serviços de contabilidade.

12. O prazo de entrega pode ser modificado?

Mesmo as empresas que adotam exercício social diferente do padrão janeiro a dezembro são obrigadas a fazer a transmissão dentro do prazo geral. Ele é único e imutável. Esses casos são atendidos pelas opções de envios parciais e múltiplos.

13. Existe tamanho limite de arquivo para validação do Sped?

O máximo suportado pelos softwares para que o arquivo seja validado e transmitido é de 1 GB.

Na hipótese de a movimentação ser muito grande — geralmente em organizações de portes nacional e internacional — e o tamanho for ultrapassado, a escrituração pode ser fracionada. A divisão pode ser feita em até 12 partes, sendo transmitidos livros Diários mensais.

14. Sociedades civis ainda precisam autenticar a contabilidade em cartório?

Com a obrigação do envio da Escrituração Contábil Digital estendida às sociedades civis, os livros contábeis não necessitam mais ser autenticados em cartório. Também não é solicitada a autenticação em Junta Comercial de estado. Basta que a contabilidade seja escriturada e transmitida.

15. Como verificar se todos os arquivos foram entregues?

Contadores e empresas contábeis possuem listas de clientes obrigados a atender ao Sped. Por isso, precisam de controle quanto ao envio de todas as escriturações, para que não sejam penalizados.

A confirmação é feita pelo programa Receitanet BX através do certificado digital. A assinatura abre a demonstração de todos os CNPJ procurados pelo prestador.

Caso não haja a procuração, a consulta oferece a opção de visualização simplificada pelo número do CNPJ pretendido.

Você está mais esclarecido sobre o que é Sped contábil e suas resoluções mais complexas e em geral menos utilizadas. Não esqueça: o prazo foi reduzido em um mês.

Restou dúvida ou tem alguma adição a fazer? Deixe nos comentários.