eSocial: entenda todas as normas e mudanças recentes

O eSocial é uma das principais ferramentas de recolhimento de tributos trabalhistas do governo. E desde o dia 1º de outubro de 2015, entrou no ar o Módulo do Empregador Doméstico. Nele, é possível consultar as informações referentes à relação trabalhista entre empregador e empregado doméstico, além de todos os direitos e obrigações.

O sistema também é responsável por emitir a guia unificada de recolhimentos de encargos trabalhistas, referentes ao trabalho prestado durante o mês. Assim, a solução traz mais agilidade para o pagamento de tributos trabalhistas e, dessa forma, reduz o número de fraudes ou erros na hora do empregador recolher os impostos da área, garantindo a manutenção de uma empregada doméstica legal.

Por muito tempo, empregador e empregado doméstico mantiveram uma relação trabalhista informal, seja pela burocracia, pelo desconhecimento ou mesmo pela falta de uma norma específica que pudesse enquadrar esse tipo de atividade. Mas, essa é uma realidade do passado. Recentemente, foi alterada a legislação referente aos direitos trabalhistas destinados ao emprego doméstico, trazendo mais segurança para o trabalhador e o seu patrão.

De forma geral, o eSocial possibilita o recolhimento unificado dos tributos e do FGTS para os empregadores domésticos, por meio do Módulo do Empregador Doméstico, que tem o seu recolhimento obrigatório desde 2015. São eles:

Trabalhador

• 8% a 11% de Contribuição Previdenciária;
• Imposto sobre a Renda da Pessoa Física — caso incida.

Empregador

• 8% de contribuição patronal previdenciária;
• 0,8% de seguro contra acidentes de trabalho;
• 8% de FGTS;
• 3,2% de indenização compensatória, que representa a multa de FGTS.

Porém, muitas dúvidas surgem sobre o trabalho doméstico e em outras categorias, o que pode gerar problemas a empregadores e empregados, caso as informações repassadas não estejam corretas ou não sejam enviadas.

Pensando nisso, elaboramos este post com algumas dicas para ajudá-lo a tornar a empregada doméstica legal. Continue acompanhando!

Mas o que é o eSocial?

O eSocial (também conhecido como Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas) é um projeto do Governo Federal que, através de um sistema de escrituração digital, disponibiliza a geração das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias referentes às relações de trabalho. Ele foi criado a partir da regulamentação da Emenda Constitucional n° 72/2013, para trazer menos burocracia para empregadores.

O sistema do eSocial permite que todas as informações do vínculo empregatício sejam unificadas, como FGTS, INSS, multa por demissão sem justa causa, acidente de trabalho, cadastramento, folha de pagamento e demais dados.

No eSocial, é gerado o Documento de Arrecadação eSocial (DAE), que permite o recolhimento e a emissão de uma guia unificada. O sistema é um progresso da legislação referente a essa atividade, permitindo que empregadores domésticos cadastrem e insiram informações dos seus empregados no site e, assim, possam recolher os impostos devidos.

E qual é a função do eSocial para que o empregador mantenha uma empregada doméstica legal?

O eSocial é uma facilidade online para o empregador, que permite unificar as obrigações e simplificar as informações prestadas. O endereço eletrônico para acesso e adesão é o www.esocial.gov.br.

Desde 2015, seu uso é obrigatório para todos os empregadores e empregados domésticos. Além disso, por meio do eSocial é realizado o recolhimento do FGTS e também gerado o DAE e os demais tributos devidos pelo empregador. Em outras palavras, o eSocial funciona como uma plataforma centralizada para a gestão de encargos e tributos trabalhistas de várias categorias.

Mas, como acessar o sistema e realizar o cadastro de forma eficiente? Confira nossas dicas para não cometer erros e evitar problemas que possam gerar dores de cabeça. Fique de olho!

1. Escolha a forma de acesso

Para empregadores que desejam cadastrar os seus colaboradores domésticos, é preciso acessar o portal do eSocial e fornecer as informações da relação trabalhista.

Os empregadores que já mantinham cadastro no antigo portal do eSocial devem recadastrar os trabalhadores domésticos, uma vez que o novo portal não efetuou a transferência.

O acesso ao portal ocorre apenas com a utilização do CPF do empregador, não sendo possível utilizar o CEI para o cadastramento.

O acesso pode ocorrer de duas formas:

• Certificado Eletrônico, emitido no padrão ICP-Brasil;
• código de acesso, mediante identificação (todo empregador que já mantinha acesso no antigo portal deverá gerar um novo código de acesso e realizar um novo cadastramento).

2. Tenha todos os dados do empregado doméstico em mãos

Ao acessar o portal eSocial, o empregador deverá ter em mãos para o cadastramento do empregado:

• nome;
• número do CPF;
• data de nascimento;
• número do NIS — NIT/PIS/PASEP;
• nacionalidade;
• raça/cor;
• escolaridade.

No próximo passo, será preciso informar:

• a data em que o trabalhador doméstico foi admitido;
• o número do telefone do empregador;
• um e-mail para contato;
• a CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social) do trabalhador com número, série e Unidade Federativa.

3. Fique atento: sem o CPF e o NIS do empregado doméstico, não é possível cadastrá-lo no eSocial

Tanto as informações do número de CPF quanto do NIS são obrigatórias para o cadastro no eSocial. Em caso de falta de informações, é possível obtê-las de dois modos:

• no caso do CPF: procurando uma das agências do Banco do Brasil, Caixa Econômica Federal ou Correios para realizar a inscrição do documento. Tal processo também é disponibilizado pela internet, por meio do endereço http://idg.receita.fazenda.gov.br/interface/lista-de-servicos/cadastros/cpf/pedido-de-inscricao-no-cpf
• no caso do NIS: poderá realizar o cadastramento no site www5.dataprev.gov.br/cnisinternet/ ou pela Central Telefônica 135.

4. Fique atento à data de vencimento da guia única de recolhimento mensal

Mensalmente, o empregador deverá emitir no portal do eSocial a guia unificada com todos os recolhimentos. Essa guia deverá ser quitada até o dia 7 de cada mês. Caso esse dia não seja de expediente bancário, o recolhimento deverá ser realizado no dia útil posterior ao vencimento.

Fique sempre atento a essa data. Emita a guia com antecedência e, se possível, faça o agendamento do pagamento pelo internet banking do seu banco. Evitando atrasos, você não terá gastos maiores com o recolhimento do tributo, como juros e multas.

5. Saiba que as verbas rescisórias são calculadas diretamente pelo eSocial

O empregador deverá informar a data do desligamento ocorrido a partir de 1º/11/2015. Ao informar esse dado, a guia rescisória será gerada, referente aos recolhimentos devidos sobre a remuneração do mês anterior e do mês de rescisão. No caso do trabalhador ter direito ao saque, serão emitidos dois DAE:

• a primeira guia recolherá os 8% do FGTS e os 3,2% relativos à indenização compensatória pela perda do emprego;
• a segunda guia é referente ao aviso prévio trabalhado, que será até o dia de desligamento do empregado.

6. Atente aos prazos

Empregadores precisam ficar atentos aos prazos das verbas rescisórios dos trabalhadores domésticos, tais como:

Aviso-prévio trabalhado

O empregador terá o prazo de um dia útil após o término do prazo de aviso-prévio trabalhado para realizar o pagamento. Caso o empregador marque a homologação dentro desse prazo, o valor poderá ser quitado no ato da homologação.

Aviso-prévio indenizado

Nesse caso, o empregador terá 10 dias ininterruptos após comunicar a demissão para quitar as verbas rescisórias. E assim como no aviso-prévio indenizado, caso ocorra homologação da demissão, ela poderá ser feita durante a homologação.

Como facilitar o uso do eSocial?

Dentro do ambiente doméstico, o uso do eSocial pode ser um pouco mais difícil. Normalmente, o empregador não é um especialista em questões burocráticas e, mesmo assim, precisa lidar com esses pontos.

Com isso, toda a tarefa pode ficar um pouco mais difícil e demorada. Dependendo do caso, a empresa não terá os recursos técnicos necessários para executar todas as rotinas administrativas com a qualidade necessária. Consequentemente, aumentam as chances de erros e irregularidades, resultando em multas e prejuízos para ambos os lados.

Para que isso não aconteça, algumas dicas fazem toda a diferença. Aproveite para verificar quais práticas podem ser otimizadas e, assim, diminuir as chances de algo dar errado. Confira abaixo!

Contrate um profissional de contabilidade

É muito comum que as pessoas contratem contadores para diversas tarefas, sendo a declaração de Imposto de Renda a mais frequente. Entre os não isentos e entre quem não faz a declaração simplificada, é ainda mais relevante a ajuda de um profissional desse tipo. Ele possui o conhecimento técnico para evitar erros simples e, ao mesmo tempo, dá ao empregador a chance de focar em atividades mais importantes para o seu dia a dia.

Da mesma forma que utilizamos contadores para o envio da declaração de Imposto de Renda, algo parecido pode ser feito com o eSocial. Há duas questões principais: esse sistema não é totalmente intuitivo e essa é uma obrigação muito recente.

As duas coisas tornam mais difícil o seu uso correto. E lembre-se que, em caso de erros, os custos aumentam rapidamente. Logo, o apoio de um contador pode ser fundamental: um profissional da área de contabilidade tem todos os conhecimentos necessários para cumprir com as obrigações relacionadas a essa declaração, evitando erros comuns.

A ajuda dele, portanto, é necessária para manter tudo em dia e totalmente regularizado, evitando multas e possíveis punições pela não adequação ao que é exigido por lei. O ideal é contratar um profissional especializado e experiente, capaz de cumprir todos os requisitos da forma certa.

Se possível, verifique com outros clientes como é o perfil do profissional que você deseja contratar. Além disso, verifique se ele possui certificados de qualidade e está em dia com as suas obrigações com o órgão regulamentador da profissão.

Guarde todos os comprovantes de pagamento

O DAE está entre os documentos mais importantes gerados pelo eSocial. Ele funciona como uma espécie de recibo, garantindo que o empregador quitou os valores referentes ao trabalho da empregada doméstica conforme manda a lei. Assim, transtornos jurídicos são evitados e o empregador terá a garantia de que todos os pagamentos foram feitos corretamente.

Para o trabalhador, ele é utilizado para dar entrada no seguro-desemprego, acessar o FGTS e solicitar outros direitos. Sem ele, é quase como se não houvesse regularização da situação empregatícia. Em outras palavras, o DAE é a porta de acesso do trabalhador aos seus direitos trabalhistas.

O caso é que erros no eSocial impedem a impressão de uma segunda via que corresponda totalmente à versão original. Com isso, perder esse comprovante pode trazer dores de cabeça, irregularidades e dificuldades para todas as partes.

Para evitar esse cenário, você deve guardar todos os comprovantes de pagamento em um local protegido. Faça cópias de segurança e garanta que cada uma fique armazenada em um servidor diferente. Se possível, armazene cópias digitalmente, evitando que problemas graves (como incêndios, extravio ou apenas danos físicos) comprometam a integridade de seus comprovantes.

Mande também uma das cópias para o empregado, assim não há nenhum risco de que essa informação seja perdida. Além disso, essa prática dá ao trabalhador a segurança de que os seus direitos estarão garantidos caso o contrato de trabalho seja encerrado.

Fique atento às mudanças na lei

Embora o eSocial já esteja em funcionamento parcial graças a esse módulo, ele ainda não foi implantado totalmente. Segundo a Receita Federal, o novo prazo para a conclusão de tal transformação é junho de 2018.

Porém, até que tudo comece a funcionar de maneira definitiva, muitas transformações podem acontecer. Devido à busca constante por processos melhores e mais alinhados, é muito provável que ainda sejam anunciadas mudanças nesse tema até que tudo esteja devidamente implantado. Não prestar atenção nisso pode fazer com que você utilize o módulo incorretamente.

As mudanças podem surgir a qualquer momento. Sendo assim, é necessário ficar de olho na lei, a fim de identificar com precisão o que precisa ser feito de maneira diferente.

A partir de 2018, por exemplo, uma série de mudanças será feita na plataforma a partir da Lei Complementar nº 155/2016. Ela afetará grande parte dos usuários do eSocial, como empresas inseridas no Simples Nacional e Microempreendedores Individuais (MEIs). Novos limites de faturamento serão impostos, assim como serão feitas modificações na emissão de tributos.

As medidas foram aprovadas pelo Comitê Gestor do Simples Nacional e publicadas em duas resoluções: a CGSN nºs 136 e 137, ambas publicadas no Diário Oficial da União. Confira abaixo como todas as mudanças afetam o seu negócio!

Resolução CGSN nº 136

A Resolução CGSN nº 136 implementa novos limites de recolhimento de ICMS e ISS no Simples Nacional para o ano-calendário de 2018. Eles serão compostos pelos seguintes valores:

• R$ 1.800.000,00 para o Acre, o Amapá e Roraima;
• R$ 3.600.000,00 para todos os outros estados e o Distrito Federal.

O limite anual de faturamento para empresas que optam pelo Simples Nacional também será modificado. A partir de 2018, a cifra máxima será de R$ 4.800.000,00.

Os limites acima descritos serão considerados apenas para fins de recolhimento de ICMS e ISS. Caso a empresa supere esses valores, o gestor deverá buscar recolher os impostos devidos diretamente aos órgãos fiscais do Estado, Distrito Federal ou Município.

Resolução CGSN nº 137

A Resolução CGSN nº 137 é mais abrangente do que a Resolução CGSN nº 136. Da necessidade do uso de Certificados Digitais às atividades inseridas no MEI, separamos as novidades mais importantes para você. Confira!

Certificados digitais serão obrigatórios para mais pessoas

A partir de julho de 2018, empresas de pequeno porte e microempresas com empregados deverão utilizar certificados digitais para cumprir as obrigações da GFIP e do eSocial. Contudo, companhias com apenas um empregado e que façam uso da modalidade online continuarão com o uso do código de acesso.

Novas nomenclaturas para as ocupações que fazem parte do regime de Microempreendedor Individual (MEI)

O CGSN também determinou que todas as ocupações do MEI passem a ter o termo “independente” no final de sua descrição.

Observe as mudanças nas ocupações que podem fazer parte do MEI

Também foram inseridas novas ocupações no regime, que são:

• apicultor(a) independente;
• cerqueiro(a) independente;
• locador(a) de bicicletas, independente;
• locador(a) de material e equipamento esportivo, independente;
• locador(a) de motocicleta, sem condutor, independente;
• locador(a) de vídeo games, independente;
• viveirista independente;
• prestador(a) de serviços de colheita, sob contrato de empreitada, independente;
• prestador(a) de serviços de poda, sob contrato de empreitada, independente;
• prestador(a) de serviços de preparação de terrenos, sob contrato de empreitada, independente;
• prestador(a) de serviços de roçagem, destocamento, lavração, gradagem e sulcamento, sob contrato de empreitada, independente;
• prestador(a) de serviços de semeadura, sob contrato de empreitada, independente.

Além disso, a partir de 2018, quem atua como arquivista de documentos, contador ou técnico contábil e personal trainer não poderá ser mais MEI. Tais profissionais devem solicitar o seu desquadramento no Portal do Simples Nacional.

Entre as outras mudanças, também destacamos:

• guincheiros independentes terão incidência simultânea de ICMS e ISS a partir de 2018;
• as declarações retificadoras que possuam como objetivos a redução de débitos não serão consideradas quando existir parcelamento deferido para o mesmo período;
• todos os débitos do ISS ou do ICMS que não forem lançados no Sistema Único de Fiscalização e Contencioso do Simples Nacional (Sefisc), em qualquer uma das hipóteses autorizadas pelo CGSN (de acordo com o artigo 129 da Resolução CGSN nº 94/2011), serão inseridos na dívida ativa estadual, distrital ou municipal conforme a localização da empresa.

Novamente, contar com um profissional de contabilidade é bastante útil. Como ele está sempre atualizado, é provável que consiga absorver as transformações sem dificuldades e manter a regularização.

Fique atento às condições especiais

É necessário dar ainda mais atenção às questões “especiais” ligadas ao pagamento dos direitos do trabalhador doméstico. Por exemplo, as férias e o 13° salário são situações que precisam ser observadas com cuidado.

O 13°, por exemplo, pode ser quitado em duas parcelas ou de uma só vez. Nesse último caso, fique atento ao prazo-limite para o pagamento — normalmente, é o começo de dezembro.

As férias devem ser informadas adequadamente no sistema. Caso sejam fracionadas, o empregador precisa calcular o tempo trabalhado no mês.

Inclusive, essa é outra questão que merece atenção. No caso de faltas ou licenças, o salário deve ser proporcional aos dias trabalhados. De maneira semelhante, horas extras precisam estar dentro do limite permitido e também devem ser remuneradas.

Caso você tenha um contador, é necessário transmitir todos esses dados para ele, para que ele possa definir corretamente qual é a base de cálculo. Evitar erros no pagamento de férias, décimo terceiro ou horas extras livram o empregador de prejuízos como o pagamento de multas trabalhistas.

Fique atento à base de cálculo

Como já falamos anteriormente, estar em dia com os tributos trabalhistas é um ponto-chave para evitar problemas fiscais e legais. Além de um bom controle sobre os seus comprovantes e datas de pagamento, você também pode utilizar o eSocial para verificar quais são os tributos devidos.

Hoje, além de plataforma de pagamentos, o eSocial também funciona como um mecanismo para apurar quais são os tributos devidos pelo empregador. Mas, que fique claro: ele não possui funções como o controle de ponto e tampouco pode ser considerado um sistema de folha de pagamento completo.

Questões como horas extras e descontos não podem ser adicionadas a esse sistema, já que não dizem respeito ao pagamento de impostos. A mudança acontece na base de cálculo, dada pela renda mensal.

Se você não informar corretamente ao contador ou não fizer os cálculos por conta própria, o valor mensal estará incorreto e os tributos também. Por isso, tenha atenção para garantir que o montante seja estabelecido de acordo com as condições do período trabalhado: mantenha um bom controle sobre as horas trabalhadas, horários de entrada e saída, além das horas extras trabalhadas.

Busque novas informações sobre o assunto

Mesmo quando você conta com um profissional de contabilidade, é muito importante buscar cada vez mais informações sobre o tema. Isso ajuda a reconhecer a importância desse sistema e, acima de tudo, a entender melhor como ele funciona.

Para muitos, ele é uma verdadeira sopa de letrinhas e, embora tenha sido feito para desburocratizar a operação, trouxe algumas dificuldades pontuais. Porém, quanto mais acostumado o empregador estiver a esse ambiente, mais fácil será sua utilização.

Portanto, acompanhe notícias sobre o eSocial e busque conteúdos que ajudem no cumprimento de todas as obrigações. Além disso, converse com o contador para que você tenha total compreensão da solução.

Isso ajuda, inclusive, a garantir a fiscalização sobre todos os processos, de modo que você tenha certeza de que está pagando o tanto que deveria.

Para garantir a empregada doméstica legal, é fundamental utilizar o eSocial de maneira adequada. Para facilitar, vale ter a ajuda de um contador, além de executar boas práticas que trazem segurança e regularidade!

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