Entenda a importância de um fluxo de documentos mais inteligente na sua empresa

 

Um dos maiores desafios de qualquer empreendedor, independentemente do porte e segmento de atuação, é administrar de forma eficiente o próprio negócio, principalmente com uma concorrência cada vez mais acirrada. E na correria do dia a dia, muitos gestores acabam deixando de lado práticas simples, mas que podem facilitar muito a rotina empresarial e oferecer um diferencial competitivo, como é o caso da gestão de documentos.

Porém, gerar um fluxo de documento mais inteligente dentro da empresa pode se tornar bastante complicado quando o empreendedor desconhece certas práticas de gestão ou acredita que elas são desnecessárias.

Por isso, neste post vamos entender qual a importância de um fluxo de documento mais inteligente e quais os principais passos para chegar à eficiência. Acompanhe!

Mas o que é gestão de documentos?

Gestão de documentos é um conjunto de práticas que visam facilitar o uso, o armazenamento e a avaliação das informações geradas pela empresa, otimizando processos e tornando as tarefas do dia a dia mais ágeis, eficientes e racionais.

De maneira simplificada, a gestão de documentos possibilita que todas as informações geradas pela empresa sejam corretamente armazenadas, possibilitando que todos os arquivos sejam mantidos adequadamente organizados e seguros.

Digitalização de documentos: o primeiro passo para uma gestão inteligente

NF-e, DIPJ, DACON, Dirf, IRPF, ECF-Fiscal, ECD-Contábil, EFD-Contribuições e inúmeras outras exigências obrigaram o empreendedor a rever os processos organizacionais e a investir em ferramentas tecnológicas que possibilitem a emissão e o armazenamento seguro de tais informações.

Desde a implementação do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), muitas mudanças vêm exigindo adequações mais inteligentes e personalizadas, principalmente com a informatização de uma série de obrigações acessórias.

E como o fluxo de documento tende a aumentar a cada ano, fazer uso de um software é fundamental. Com a gestão eletrônica de documentos, é possível ter maior controle sobre os dados e informações produzidas, ajudando a classificar e a armazenar adequadamente todos os arquivos do negócio.

Mas o que é digitalização de documentos?

A digitalização de documentos nada mais é que o processo de converter documentos físicos em formato digital. Então, se antes o empreendedor era obrigado a dispor de um espaço da empresa para guardar centenas de caixas contendo arquivos e documentos, com a digitalização tudo é mais fácil.

Quais as etapas da digitalização?

Os benefícios da digitalização incluem a redução do uso de papel e acesso rápido à informação, além de economia de tempo e maior produtividade. Aplicar técnicas modernas de gerenciar eletronicamente os documentos oferece maior segurança e eficiência aos processos.

Além disso, é possível realizar o arquivamento e o gerenciamento da documentação, incluindo a certificação digital dos arquivos, dentro das normas previstas na legislação brasileira.

No começo pode parecer um pouco complexo, mas no futuro todo o esforço valerá a pena. Vejamos como realizar corretamente a digitalização:

1º passo. Separe todos os documentos que estão aptos para a digitalização (retire os grampos, faça a higienização ou remova qualquer tipo de objeto que prejudique na hora do escaneamento);

2º passo. Antes de digitalizar, é possível já separar por data, assunto, cliente ou qualquer outra especificação que facilite a alocação do documento nas devidas pastas eletrônicas. Faça por etapas, sempre verificando se realmente as informações estão sendo transferidas para os devidos arquivos digitais.

3º passo. Após a digitalização, é possível migrar todos os documentos para um software de gestão, possibilitando o arquivamento digital disponível para todos os setores da empresa, de qualquer lugar e a qualquer hora.

Mas quais as vantagens de digitalizar e armazenar eletronicamente os documentos da empresa? Vejamos algumas a seguir:

Redução de papel e sustentabilidade

O processo de transição do papel para o digital já é uma grande vantagem competitiva, tornando-se uma importante ferramenta de gestão dos negócios.

Com a digitalização e a possibilidade da adoção da Assinatura Digital de Documentos Eletrônicos, há uma redução da quantidade de papel gerada diariamente, o que, consequentemente, resulta em benefícios relacionados à sustentabilidade.

Fica claro que a digitalização de documentos e seu compartilhamento online reduz drasticamente a necessidade de cópias em papel, com isso se economiza em folhas e material de impressão, e há menor desgaste dos equipamentos. Além disso, os funcionários podem focar em atividades urgentes e prioritárias, os arquivos não são extraviados, não há custos com correios e os milhares de papéis “caberão” numa única base de dados.

Tudo disponível online, entre todos os setores e com a máxima segurança. Todos saem ganhando, inclusive o meio ambiente.

Redução de custos

Otimizar os recursos disponíveis, aumentar a produtividade e reduzir os custos são princípios básicos que fazem parte do “topo” no planejamento de qualquer empresa.

Investir na gestão eletrônica do fluxo de documento é uma das soluções de maior impacto. Ou seja, com a possibilidade de armazenamento em nuvem, os custos com impressão são reduzidos: os documentos só são impressos sob demanda e em menor quantidade.

Com a digitalização, tudo fica mais fácil. Não é mais necessário gastar com centenas de milhares de folhas, os funcionários não perderão mais tempo arquivando e localizando documentos e o consumo de luz e os custos com manutenção de equipamentos e demais utensílios de escritórios serão reduzidos drasticamente.

Aproveitamento de espaço

Empresas que trabalham com um grande fluxo de documentos físicos são obrigadas a ter grandes espaços para o armazenamento.

Centenas de caixas contendo milhares de documentos — o que exigia mais espaço, pessoas trabalhando e um maior custo para manter tudo organizado e protegido.

Com a aderência das empresas à gestão eletrônica dos documentos, é possível manter um grande negócio em um espaço pequeno, concentrando todas as informações online.

Além disso, manter as informações em formato digital possibilita organizar tudo em pastas e subpastas, de maneira fácil e prática, levando o negócio a ser mais rentável e escalável.

Maior controle

Com a gestão eletrônica de toda a documentação da empresa, o empreendedor passa a ter controle de todos os processos da organização, desde a emissão de uma nota fiscal até a entrega de uma declaração contábil.

Se antes o gestor tinha que procurar em arquivos isolados e documentos estocados fisicamente para ter acesso a determinada informação, com a digitalização todo o acervo fica disponível com apenas um toque.

Além disso, com o uso da certificação digital é possível criar níveis de acesso aos documentos, tornando-os de acesso restrito, inviabilizando que qualquer um possa acessar, ou pior, furtar determinadas documentações.

Aumento da produtividade

A partir do momento em que o colaborador não precisa mais perder tempo procurando certos documentos ou arquivos em meio físico, a produtividade também aumenta.

Ao gerenciar todos os documentos de forma eletrônica, é preciso ter em mente que todas as informações estarão organizadas e disponíveis de maneira imediata e, melhor, atualizadas constantemente.

Segurança

Ao apostar na documentação digital, é possível restringir o acesso aos arquivos apenas às pessoas autorizadas, além de fazer backups automáticos para manter cópias de segurança e, assim, evitar que documentos importantes se percam.

Outra grande possibilidade é a mobilidade. Com o armazenamento eletrônico, é possível contar com a sincronização em diversos dispositivos (celular, smartphone ou tablet), o que deixa o gestor atualizado sobre todas as movimentações realizadas pela empresa.

Importância da gestão eletrônica de documentos

A gestão eletrônica de todo o fluxo de documentos da empresa é, sem dúvida, uma solução que garante agilidade nos processos, oferecendo maior segurança no armazenamento e aumentando consideravelmente a produtividade.

Ao contrário de documentos físicos, em que é preciso sempre levar em consideração o espaço disponível para armazenamento, no formato digital é possível criar uma logística personalizada de arquivamento facilita a busca de uma informação. Tudo fácil, ágil e rentável.

E aí, a gestão inteligente de todo o fluxo de documentos do seu negócio é uma solução eficiente? Para saber mais, leia “Assinatura Digital: tudo o que você precisa saber”.