Como a substituição tributária do ICMS impacta as empresas do Simples?

O Simples Nacional é um regime tributário diferenciado criado pelo governo para facilitar a vida de pequenos e médios empreendedores no que diz respeito à questão fiscal. Nele, empresas que possuem uma receita bruta de no máximo 3.600.000,00 anuais podem pagar os principais impostos numa única via, o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).

Ainda que a ideia por trás da criação do Simples seja facilitar a vida do pequeno e médio empreendedor, existem peculiaridades em sua rotina profissional que se não forem corretamente compreendidas, podem fazer com que mesmo os optantes pelo Simples acabem pagando mais tributos do que deveriam.

Uma dessas peculiaridades diz respeito à aplicação da Substituição Tributária ao Imposto Sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

O que é a Substituição Tributária (ST)?

No Código Tributário Nacional existem diferentes responsabilidades estabelecidas para o contribuinte. Entre elas aparece a responsabilidade por Substituição Tributária, que regulamenta situações em que o contribuinte repassa a obrigação do recolhimento do tributo a um terceiro, tornando este o responsável por toda a cadeia de recolhimento.

Analisemos então a denominada substituição tributária subsequente, aquela em que numa cadeia de comercialização comum existem o fabricante, o atacadista, o varejista e o consumidor final.

Nesse processo, o fabricante vende o seu produto para o atacadista e recolhe o ICMS de sua operação própria. Na sequência o atacadista revende esse mesmo produto num valor maior para o varejista e recolhe o ICMS. Por fim, o varejista revende também com um valor maior para o consumidor final e recolhe seu ICMS.

Cada um desses entes cumpre com sua obrigação de recolhimento do tributo em função de sua operação própria dentro de uma cadeia comum de comercialização.

Quando envolvemos a Substituição Tributária nessa operação, tanto o atacadista quanto o varejista deixam de ser diretamente responsáveis pelo imposto. Isso porque ele passa a ser integralmente transferido para o fabricante que paga o ICMS relativo a toda a cadeia de comercialização que acontece na sequência.

Isso não significa que os demais entes envolvidos no processo tenham que deixar os custos relativos ao imposto apenas com o fabricante, muito pelo contrário. Este valor será pago de maneira indireta, ou seja, ele será inserido no preço do produto adquirido.

A Substituição Tributária e o Simples Nacional

No Simples Nacional, as empresas pagam inúmeros impostos em uma única via e entre esses impostos está o ICMS. Como visto anteriormente, a Substituição Tributária nada mais é do que o recolhimento antecipado do ICMS. Isso significa que em transações onde acontece a Substituição Tributária é preciso atenção por parte do optante do Simples Nacional para não pagar o imposto sobre uma mercadoria que já foi paga.

O processo funciona da seguinte forma: via de regra, a cobrança da Substituição Tributária é feita pela fábrica no momento em que ela vende o produto. Sendo assim, cabe a ela cobrar o valor relativo à ST da empresa compradora do produto para então poder repassar para o governo o ICMS da ST, algo que ocorre independentemente do regime tributário.

Neste caso, quando a empresa que vender a mercadoria for optante do Simples basta que ela, tendo recolhido o ICMS da Substituição Tributária, pague o DAS, pois dentro dele ela já estará pagando o ICMS.

Como proceder em cada caso?

Vamos analisar a situação de cada ente envolvido no processo.

A fábrica

A fábrica é a substituta tributária, ou seja, a ela cabe a responsabilidade de calcular a Substituição Tributária e cobrar esse valor no preço do produto.

Assim que enviar suas receitas para a tributação do Simples Nacional, essa fábrica vai informar que todas as vendas realizadas foram sem substituição tributária, pois o valor que foi cobrado em função da ST para os compradores será repassado para o governo, assim, suas receitas serão informadas como sem ST.

O atacadista e o varejista

Já no caso do comércio atacadista ou varejista optante do Simples Nacional, comprador de uma mercadoria com ST da fábrica, quando for apresentar suas receitas para a Receita Federal, deverá informar que suas vendas foram realizadas com substituição de produtos com ST, para o cálculo de seu imposto.

Essa ação vai permitir uma diminuição do valor do Simples Nacional a ser pago pela empresa. Isso acontece porque uma vez que o comerciante informa que sua venda de mercadorias foi de produtos que sofreram Substituição Tributária, automaticamente ele irá retirar o ICMS do cálculo de sua DAS para que esse pagamento não seja feito novamente.

Importância do controle

Para que esse processo aconteça sem nenhum tipo de problema fiscal, é fundamental exercer um bom controle sobre os produtos que entram e saem de sua empresa, principalmente no caso do comerciante varejista.

Imagine, por exemplo, que determinada empresa envia para o escritório de contabilidade as informações sobre suas mercadorias atribuindo a todas elas compras com Substituição Tributária. Agora, imagine que entre aqueles produtos constam outros que não foram adquiridos com Substituição Tributária.

Isso pode gerar graves consequências. A empresa poderá sofrer punições legais relativas a sonegação de impostos e se numa fiscalização ela empresa for considerada sonegadora, será preciso no mínimo pagar a diferença, além de correr o sério risco de ser autuada e sofrer penalizações ainda maiores.

Por isso é fundamental fazer um bom controle sobre os produtos e evitar prestar informações erradas aos órgãos fiscalizadores.

Substituição Tributária do ICMS para optantes do Simples Nacional: como fica?

Nosso sistema tributário é reconhecidamente complexo e entre seus elementos mais difíceis de lidar está seguramente o ICMS. Pior ainda: a Substituição Tributária é algo que tem tirado o sono até mesmo de especialistas no assunto. Assim, podemos dizer que trata-se de uma responsabilidade complexa que faz parte de um tema que por si só já é bastante complexo.

Por isso, ainda que o Simples Nacional facilite a vida do pequeno e médio empreendedor, é importante ter atenção especial a questões como a Substituição Tributária de ICMS para evitar erros burocráticos e acabar pagando impostos desnecessários.

Ficou alguma dúvida que possamos esclarecer? Deixe aqui nos comentários. Ficaremos felizes em ajudar!